Prosjektarbeid

Innsikt i faget prosjektarbeid ansees som en forutsetning for en suksessfull gjennomføring av bilprosjektet.

Det finnes en god del teori til prosjektarbeid. Teorien til dette innlegget er hentet fra boken "Prosjektarbeid"
av Westhagen, Faafeng,Hoff, Kjeldsen og Røine. Gyldendal Norsk forlag AS 2002

Styringsprosess

Styringsprosessen deles i.h.t. Westerhagens teori inn i tre elementer,: Målformulering, planlegging og utførelse.

"Prosjektet defineres som en engangsoppgave med et definert mål. Det består av en midlertidig organisasjon, som arbeider sammen i et tidsavgrenset løp. Oppgaven skal være så kompleks at den krever stor resursinnsats og tverrfaglighet."

Hovedfokus vil være å samordne aktiviteter og resurser over tid, og på den måten oppnå de spesifikke mål, ved minimalt resursforbruk.

Prosjektplanen for bilprosjektet, heretter referert til som BP, bør inneholde en oversikt over konkrete oppgaver som må utføres for å nå målet.

For å gjennomføre disse oppgavene med suksess er det vesentlig å konkretisere;

Teamet tar utgangspunkt i konkretiseringen av et mål, og bruker det som grunnlag når man planlegger prosjektet. Alle bør involveres i planleggingen, da de i seg selv gir innsikt, og er med på å klargjøre og konkretisere målet for alle. Motivasjon er et nøkkelord.

Sammenheng mellom mål og planlegging

Planleggingen vil konkretisere målet, og øke innsikten til teamet. Det vil være nyttig med flere delmål på veien mot hovedmålet for prosjektet. På den måten blir det målsetningen som blir hovedfokus i styringen.

Det er ønskelig med den grad av styring som inspirerer og veileder, i motsetning til for mye styring som kan føre til mangel på initiativ og handlingsevne.

Planleggingsprosessen

Teorien peker på fire styringsfaser i denne prosessen;

  1. Egenskaper/kvalitet
    Et godt stykke arbeid som skal spesifisere krav og mål til sluttproduktet, også inkludert eksterne krav. Dette skal resulterer i en kravspesifikasjon, som videre skal fungere som et utgangspunkt for kvalitetsstyringen.
  2. Tid/fremdrift
    Sett en sluttdato som er absolutt. Alle planer og oppgaver skal forholde seg til denne datoen på en slik måte at den overholdes. Dette vurderes ut fra kravspesifikasjonene, og de tilgjengelige resursene.
  3. Resurser
    Resurser er, med få unntak, en målbar kostnad, som gis spesifikt mål etter kostnadsrammen. Målbare resurser er personell, maskiner, utstyr og materialer. Unntak er spesifikke resursmål som bedre service.
  4. Økonomi
    Resursplanen resulterer i kostnadsmålet. Evalueringen på økonomisiden kan i visse tilfeller, og bør i andre tilfeller resultere i en justering av mål på flere nivåer. Viktig med fokus på endringer i omgivelsene, og kontrollere resultatmålene i lys av effektmålene.

    Begrep som effektmål, konkretiserer hva som blir den endelige effekten når målet er nådd,og resultatmål som sier noe om hva som skal til, underveis for å oppnå målet.

Organisasjon og ledelse

Prosjektplan

Det skal utarbeides en prosjektplan med milepæler både for bilprosjektet som helhet, men også på linjenivå. Planen skal spesifisere målsetninger, fremgangsmåte og tiltak knyttet til de konkrete oppgavene gruppen har i den konkrete perioden. Når prosjektplanen er godkjent av gruppen, er den å betrakte som en kontrakt for den konkrete perioden, og skal følges av alle.

Ledermøter

Det vil være egnet med en prosjektleder fra hver linje, og en overordnet prosjektleder for hele prosjektet. Overordnet prosjektleder administrerer og leder ledermøtene, og har også ansvar for innkalling og agenda til møtene. Det vil være egnet med ukentlige ledermøter.

Utover dette vil det også være egnet med informasjonsmøter, åpent for alle involverte, der ordet er fritt. Her kan det være hensiktsmessig å invitere ekstern ekspertise, og tidligere studenter som har vært knyttet til prosjektet. Og ellers de det måtte være hensiktsmessig å invitere. Overordnet prosjektleder er ordstyrer, og det bør utnevnes en sekretær for føring av referat.

Ved oppstart av BP er disse trinnene påkrevd og team byggende oppgaver.

Trinn 1 Definering av mål

"Fokuser på resultatmål, for det er de som best beskriver det endelige sluttresultatet."
Det er viktig at hele gruppen er enige om, og har forstått hva prosjektet skal ende opp i. Det vil være nyttig å formulere dette skriftlig. Dette både for å sikre at alle har forstått hva som er resultatmålet, men en skriftlig formulering vil også fungere som en bindende kontrakt mellom gruppemedlemmene. Det vil også være lettere å holde fokus, og ikke miste målet av syne.

Trinn 2 Strukturering

"Del oppgaver detaljerer totaloppgaven og gir bedre forståelse og oversikt."
Dette er viktig med tanke på grad av suksess for prosjektet. I denne prosessen bekrefter resurser, detaljerer og spesifiserer alle de operasjonene som skal til for å fullføre en oppgave. Denne oppgaven er igjen bare en av mange som totalt skal gjennomføres for å nå resultatmålet.

Det er flere måter å strukturere de forskjellige prosjekter på.

Valg av struktureringsmetode avhenger av prosjektets natur, og hva man skal organisere. Struktureringen vil gi prosjektdeltagerne god innsikt i, og forståelse for prosjektet, og prosjektets struktur. Det kan ofte være hensiktsmessig å vurdere valg av struktureringsmetode, avhengig av i hvilken fase man er i i prosjektet, og hva man ønsker å oppnå.

Westhagen anbefaler; "I tidlige faser med høyt planleggingsnivå, der det er viktig å samle seg om behovene hos mottaker av prosjektets resultat. Da kan en funksjonell nedbryting med fokus på funksjonelle krav til sluttproduktet, og hvordan disse skal oppfylles, anbefales. Dette kan etterfølges av en aktivitetsorienter, eller fagorientert strukturering."

På denne måten kan prosjektet deles inn i forskjellige faser med tilhørende delmål og tidsfrister. Planene defineres i konkrete arbeidsmål, med spesifiserte tidsfrister.

En fase avsluttes ved en oppsummering av framdrift, og justering av neste fases tidsfrister, om nødvendig.

Trinn 3 Estimering

Det er utfordrende å planlegge en ny prosess, med vage definisjoner. Men det kan være gunstig å starte med estimeringen av arbeidsomfanget. Med det menes vurdering av omfang på den innsatsen som skal til for å nå målet. Dette måles i antall timeverk, dagsverk, eller ukeverk pr. oppgave, og understreker viktigheten i detaljeringen av oppgavene.
Dersom detaljeringen av oppgaven er omfattende, vil det være enklere å estimere arbeidsomfanget, og dermed også estimeringen av kostnadene.

Referanseprosjekter; lignende prosjekter som i noen grad kan sammenlignes med det aktuelle prosjektet, vil være et meget viktig grunnlag å hente kunnskap og erfaring fra.

Trinn 4 Fremdriftsplan

"Fordel aktivitetene langs tidsaksen slik at deres innbyrdes avhengighet blir oppfylt, innenfor prosjektets tidsramme"

Ved planlegging av prosjektets aktiviteter er det vel så viktig å planlegge resursbehovet knyttet til de forskjellige aktivitetene. Teorien anbefaler Milepælplanlegging og Gant-skjema, eller en kombinasjon av disse.

Gant-skjema, "et presentasjonsverktøy, gir en fri planleggingsform, og er godt egnet som et visuelt verktøy som gir en god oversikt over prosjektets innhold, utstrekning, resurser og aktiviteter".

Milepælplanlegging, "fokuserer på resultater, ikke på aktivitetene som leder fram til dem. Ved formuleringen av milepælen er det vesentlig å beskrive kriteriene som må være oppfylt for å konstatere at milepælen er nådd".

Når prosjektet er delt inn i faser markerer hovedmilepælene overgangen til neste fase, men alle gjennomføringer av aktiviteter er også å regne som en form for milepæle. Det er viktig å følge opp disse milepælene for de gir informasjon om prosjektet holder seg til tidsplanen, eller om det er behov for korrigerende tiltak.

Prosjektmodellen bør inneholde;

Trinn 5 Resursplan

"Organiser aktivitetene mht avhengighet og tidsramme. Fordel belastningen på ulike resurser."

Resursplanleggingen må sees i forhold til fremdriftsplanleggingen, ettersom disse har en konkret avhengighet til hverandre. Her er Gant-skjemaet nyttig, da man kan legge inn verdier, og beregne disse i forskjellige sammenhenger og konkludere i forskjellige diagram. Resursbehovsdiagram gir en visuell oversikt, og muligheten for å fordele resursene slik at arbeidsprosessen blir jevn i størst mulig grad (resursutjevning). Dette er vesentlig med tanke på bemanning.

Trinn 6 Budsjett

"Resursplanens oppsummering i form av et budsjett innenfor kostnadsrammen."

Resursbelastningen gir grunnlag til de økonomiske beregningene, som kostnader til maskiner, materialer, og annet utstyr. Timeverk pr. periode omregnes etter fastsatte timepriser. Det bør utarbeides et periodisert budsjett pr. mnd. Dette bør leveres og forvaltes i administrasjonen. Dette kan justeres underveis.

Oppsummering

Disse trinnene bør følges, men ikke nødvendigvis i gitt rekkefølge. Etter hvert som planleggingen skrider frem vil det være logisk å veksle frem og tilbake mellom disse trinnene. Viktig med evalueringer av oppgaver, og nye justeringer av mål underveis.

Dersom det legges rutiner for skriftlige formuleringer av prosessen underveis, skriver oppgaven seg selv.

Tid og økonomi vil være vanskelig å estimere, og dermed også mest vesentlig med oppfølging, kontroll, og hyppig evaluering. Dette vil gi grunnlaget for, og være vesentlig for korrigeringer underveis.

Til sist vil jeg oppmuntre til ryddig struktur i gruppearbeidet. En slik struktur vil oppmuntre til grupperegler, og en organisasjonsplan for gruppen. Disse reglene og de forpliktelsene de innebærer bør formuleres i en skriftlig kontrakt, som signeres av alle gruppemedlemmene.