Instruks for styret ved Høgskolen i Østfold 2013 - 2017

1. Instruksens formål

Instruksen skal gi nærmere regler om høgskolestyrets ansvar, avklare styreleders arbeidsoppgaver i forhold til høgskolestyret, samt fastsette regler for høgskolestyrets arbeid og saksbehandling slik at beslutninger som blir fattet er høgskolens beste.

2. Høgskolestyrets ansvar

Høgskolestyrets er øverste organ for høgskolen, og høgskolestyrets ansvar er hjemlet i Universitets- og høyskoleloven (Uhl) § 9 – 1:

(1)Styret er det øverste organet ved institusjonen. Det har ansvar for at den faglige virksomheten holder høy kvalitet og for at institusjonene drives effektivt og i overensstemmelse med de lover, forskrifter og regler som gjelder, og de rammer og mål som gis av overordnet myndighet.

(2) Alle beslutninger ved institusjonen truffet av andre enn styret, treffes etter delegasjon fra styret og på styrets ansvar. Styret kan delegere sin avgjørelsesmyndighet til andre ved institusjonen i den utstrekning det ikke følger av denne lov at styret selv skal treffe vedtak, eller det er andre særlige begrensninger i adgangen til å delegere.

I det følgende benevnes ”høgskolestyret” med ”styret”.

3. Styrets oppgaver

Styrets oppgaver følger av uhl. § 9-2 og Kunnskapsdepartementets hovedinstruks om økonomi og forvaltning. Styrets medlemmer skal i alle henseender ivareta høgskolens interesser.

4. Styrets sammensetning og beslutningsdyktighet

Styret har elleve medlemmer og består av rektor, som er styrets leder, tre medlemmer valgt blant ansatte i undervisnings- og forskerstilling, ett medlem valgt blant de teknisk-administrativt ansatte, to medlemmer valgt blant studentene, to eksterne medlemmer oppnevnt av Østfold fylkeskommune og to eksterne medlemmer oppnevnt av Kunnskapsdepartementet.

I styreleders fravær ledes møtende av nestleder i styret, som i inneværende periode er Vigdis Abrahamsen Grøndahl.

Høgskoledirektør er styrets sekretær.

Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av medlemmene er til stede.

Styrets medlemmer har plikt til å møte med mindre vedkommende har gyldig forfall.

Forfall skal meldes høgskoledirektøren så snart som mulig. Høgskoledirektøren sørger for at varamedlemmer innkalles. Det innkalles personlig vara for eksterne medlemmer og studentene, mens vararepresentanter for de ansatte innkalles fortløpende etter rekkefølgen på listen over vararepresentanter.

5. Permisjon, fratredelse mv

Medlem av styret som har permisjon, fratrer vervet i permisjonstiden. Varamedlem trer da inn som fast medlem. Det fremgår av Universitets- og høyskoleloven og valgreglement for Høgskolen i Østfold, når det skal avholdes ny- eller suppleringsvalg.

6. Habilitet

Styrets medlemmer har selv et ansvar for å vurdere egen habilitet, og kan ikke delta i behandlingen av saker hvor vedkommende er inhabil. Dersom et medlem av styret mener å være inhabil, eller er i tvil om sin habilitet, skal vedkommende legge frem spørsmålet for styret til avgjørelse. Ved styrets behandling av spørsmål om et medlems habilitet, fratrer vedkommende møtet.

Dersom et medlem er inhabilt, fratrer vedkommende møtet ved behandling av saken. Varamedlem innkalles dersom dette er praktisk mulig.

7. Styremedlemmenes rettigheter og plikter

Styrets medlemmer har rett og plikt til å delta i forhandlingene og å avgi stemme. Det er ikke anledning til å stemme blankt annet enn ved valg. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møteleders stemme avgjørende. Ved stemmelikhet ved valg avgjøres dette ved loddtrekning jf. Uhl § 9 – 7.

Styremedlemmene tilkommer møtegodtgjørelse og reisedekning etter fastsatte retningslinjer.

8. Taushetsplikt

Behandling av saker underlagt taushetsplikt skal foregå i lukkede møter. Saksdokumentene skal sendes det enkelte styremedlem på papir. Fortrolige opplysninger som fremkommer eller referat fra interne diskusjoner i lukkede møter skal ikke bringes videre. Brudd på lovbestemt taushetsplikt kan medføre rettslige reaksjoner.

Dokumenter med opplysninger underlagt taushetsplikt legges ut i eget hefte og skal samles inn ved møtets slutt. Det er ikke tillatt for medlemmene å kopiere eller videreformidle slike dokumenter.

9. Styremøter – plan

Styret vedtar møteplan for kommende studieår senest på siste ordinære møte før sommerferien. I den grad det er mulig settes opp en plan for saker som skal behandles innen fastsatte frister.

10. Innkalling og saksdokumenter

Innkalling og saksliste utarbeides og sendes ut av rektor og høgskoledirektør i fellesskap. Rektor, høgskoledirektør eller to medlemmer av styret kan kreve at styret innkalles til møter utenom fastsatt møteplan.

Sakspapirene skal, som hovedregel, sendes ut senest én uke før møtet skal finne sted og gjøres samtidig tilgjengelig på høgskolens intranett.

Sakspapirer uten B-saker sendes ut til 1.varamedlemmer til styret.

Innkallingen skal vedlegges nødvendig saksutredning og dokumentasjon.

I forkant av hvert styremøte skal det avholdes IDF møte med hovedtillitsvalgte (HT). HT skal motta sakspapirene (unntatt B-sakene) samtidig med styremedlemmene

11. Styremøtene

Styret skal behandle saker i møte. Møte kan unntaksvis avholdes som telefonkonferanse. Styret avgjør om saker som ikke er satt opp på møteinnkallingen, likevel skal behandles i møtet.

Saker som ikke kan vente til neste ordinære styremøte kan legges frem for rektor til avgjørelse på styrets vegne, med mindre saken er av vesentlig karakter eller det er lovmessige begrensninger. Vedtak fattet av rektor legges frem for styret til orientering på neste styremøte.

Styrets møter er åpne, med mindre styret selv vedtar noe annet. Saker som er unntatt offentlighet skal behandles i lukket møte. Pro-rektor kan delta på slike saker som observatør fordi han/ hun skal holde seg orientert om alle saker som angår virksomheten.

12. Protokoll

Det skal skrives protokoll fra styremøtene. Protokollen skal utarbeides så snart som mulig etter styrebehandlingen. Foreløpig protokoll skal sendes styreleder til godkjenning før den sendes øvrige styremedlemmer. Det gis en merknadsfrist på 6 dager og eventuelle merknader sendes samtlige medlemmer i styret. Etter merknadsfristen publiseres protokollen på høgskolens nettside og oversendes Kunnskapsdepartementet.

Protokollen skal angi tid og sted for styrebehandlingen, hvem som har deltatt, eventuelt forfall som ikke er meldt, eventuell fratredelse under behandling av saker der et medlem er inhabil, samt styrets vedtak. Dersom det ikke oppnås enstemmighet, skal det anføres hvilke medlemmer som stemte for flertalls- og mindretallsvedtaket. Det enkelte medlem kan kreve at en kort stemmeforklaring blir innført i protokollen.

Protokollen godkjennes av rektor, som styrets leder, og høgskoledirektør, som er styrets sekretær.

Protokolltilførsler tilkommer i neste møte.

13. Oppfølging av styrets vedtak

Høgskoledirektøren er ansvarlig for gjennomføring og iverksettelse av styrets vedtak. På anmodning kan høgskoledirektøren redegjøre for styret om oppfølgingen av vedtaket.

14. Evaluering

Styret skal i januar hvert år evaluere styrets arbeid. Styret fastsetter i møteplanen for styret, når og i hvilken form evalueringen skal skje.

15. Offentlighet og informasjon

Dokumenter som skal behandles av høgskolestyret gjøres offentlig tilgjengelig samtidig med at de sendes styrets medlemmer, med mindre høgskoledirektøren har besluttet å unnta dokumentene offentligheten.

Informasjon til presse/media om styrets behandling av saker eller vedtak skal – i den grad det anses nødvendig – gjøres av rektor, med mindre annet er avtalt særskilt mellom rektor og høgskoledirektør.

Instruks for høgskolestyret er revidert 7.3.2013.