Tilpasningsavtale

Tilpasningsavtale til Hovedavtalen i staten for Høgskolen i Østfold Inngått den 27.06.2007 mellom Høgskolen i Østfold og Akademikerne (A), Landsorganisasjonen (LO) UNIO, Yrkesorganisasjonenes Sentralforbund (YS) NITO og andre frittstående organisasjoner tiltre denne avtalen etter Hovedavtalen Jf HA § 41 nr.1.

Tilpasningsavtalen er inngått med hjemmel i Hovedavtalen (HA) av 01.06.2006 - Del 1, kap 2 §§ 3 og  4. Den følger samme inndeling som Hovedavtalens kapitler.

Avtalen erstatter Tilpasningsavtale til Hovedavtale for Høgskolen i Østfold av 23.08..2003. Den trer i kraft 01.07.2007, og har samme utløpstid som hovedavtalen (31.12.08).

Del I Medbestemmelse

Kapittel 1 Formål og virkeområde

Formål og intensjoner
Tilpasningsavtalen legger til grunn formål og intensjoner som er beskrevet i HA § 1.

Virkeområde
Tilpasningsavtalen gjelder arbeidssituasjonen for de tilsatte ved Høgskolen i Østfold i spørsmål som ikke er unntatt i HA § 2 nr. 3.

Kapittel 2 Utformingen av medbestemmelsesordningen i den enkelte virksomhet

Virksomhet/driftsenheter

  • Med virksomhet er definert hele Høgskolen i Østfold.
  • Med driftsenhet er definert hver enkelt enhet med budsjettansvar jf HA § 40 nr.3.
  • Høgskolen i Østfold har følgende driftsenheter:
  • Fellestjenesten
  • Biblioteket
  • IT-drift
  • Bygningsmessig drift
  • Avdeling for helse- og sosialfag, Fredrikstad
  • Avdeling for informatikk, Halden
  • Avdeling for lærerutdanning, Halden
  • Avdeling for økonomi, språk og samfunnsfag, Halden
  • Avdeling for ingeniørfag, Sarpsborg
  • Akademi for Scenekunst, Fredrikstad

Varighet
Tilpasningsavtalen har samme utløpstid som Hovedavtalen. Det kan foretas justeringer i avtaleperioden ved organisatoriske endringer. Jf  HA § 13 nr. 2 bokstav a der organisatoriske endringer defineres.

Kapittel 3 Partsforholdet

Arbeidsgiverpart i den enkelte virksomhet
Arbeidsgiverpart er den som har det administrative ansvaret for behandlingen av saker etter Hovedavtalen eller Tilpasningsavtalen.

Virksomhetsnivå:
Høgskoledirektør er arbeidsgiverpart.

I saker som skal behandles av høgskolestyret, gir styret høgskoledirektøren de nødvendige fullmakter.

Personaldirektøren er høgskoledirektørens daglige representant overfor de hovedtillitsvalgte og har ansvaret for behandlingen av saker.

Driftsenhetsnivå:
Leder av driftsenhetene er arbeidsgivers representant. For avdelingene vil det si dekanene. Høgskoledirektøren er driftsenhetsleder for Fellestjenesten (FT) med personaldirektøren som daglig representant.

Ingen av disse lederne kan velges eller utpekes som representant for de tilsatte etter HA § 30 nr. 3 – annet ledd. Det samme gjelder rektor, prorektor, seksjonsledere i FT, kontorsjefer og studieledere.

Arbeidstakerpart i den enkelte virksomhet
Arbeidstakerpart på virksomhetsnivå og driftsenhetsnivå er definert i HA § 9.

Oversikt over hovedsammenslutninger og primærorganisasjoner ved Høgskolen i Østfold skal ligge tilgjengelig på høgskolens nettsider og som vedlegg til Tilpasningsavtalen.

Kapittel 4 Former for medbestemmelse

Former og områder for medbestemmelse
Medbestemmelse etter Hovedavtalen (informasjon, drøfting og forhandling) utøves i henhold til HA §§ 11, 12 og 13. Informasjon, drøftinger og forhandlinger skal finne sted på det nivå der saken behandles. Det er sakens karakter som angir nivået. Saker som angår flere driftsenheter foregår på virksomhetsnivå.

Høgskolen har Informasjons-, drøftings og forhandlingsutvalg, til daglig kalt Kontaktutvalg, med følgende partsrettigheter:

På virksomhetsnivå
Kontaktutvalget består av:

  • Fra arbeidsgiver: Høgskoledirektør og personaldirektør
  • Fra arbeidstaker: Hovedtillitsvalgte for hovedsammenslutningene og hovedverneombud i saker som også omfattes av arbeidsmiljøloven.

På driftsenhetsnivå opprettes det tilsvarende utvalg tilpasset driftsenhetens størrelse.

Arbeidsgiver skal være representert ved leder. Arbeidstakersiden er representert ved de tillitsvalgte.

I de driftsenheter der NITO eller andre frittstående organisasjoner har minst 10 % av de tilsatte, er de å anse som arbeidstakerpart.

Arbeid med budsjett og handlings-/virksomhetsplaner
Arbeidsgiver på virksomhetsnivå innkaller partene til informasjon om prosesser rundt budsjett, handlingsplaner/aktivitetsplaner. Plan for hvordan medbestemmelsesretten skal ivaretas i prosessene, legges frem i dette møtet. Jf. HA §§ 11- 1 a og 12 – 1 a, d og f

Planen skal bl a sikre at organisasjonene får:

  • oversikt over hva som er gjenstand for drøfting, informasjon eller forhandling
  • en hensiktsmessig faglig innføring
  • nødvendig informasjon
  • møteplan – oversikt over de ulike fasene i budsjettbehandlingen
  • referater og protokoller som ligger ved saken fra drøftings- og forhandlingsmøter

Informasjon
Plikten til å gi informasjon til tillitsvalgte i henhold til HA § 11 påhviler høgskoledirektøren. Tilsvarende plikt påhviler leder for driftsenhetene. Partene vil understreke betydningen av gjensidig informasjon som grunnlag for et godt samarbeid.

På begge nivåer skal det holdes jevnlige kontaktmøter etter oppsatt plan, minst tre ganger i halvåret. Kontaktmøtene legges forut for møter i styringsorganene. Eventuelle saksdokumenter til kontaktmøtene skal, om mulig, være tilgjengelig senest en uke før møtet.

Tjenestemannsorganisasjonene gir arbeidsgiver informasjon om saker som behandles i organisasjonene og som er av betydning for arbeidsgiver. Slik informasjon gis i de oppsatte møtene.

Organisasjonene utvikler selv rutiner for formidling av informasjon til underliggende nivå.

Informasjon om forslag til vedtak og vedtak i høgskolens styre/avdelingsstyrer og forhandlingsmøter gis til tillitsvalgte på det nivå der saken behandles.

Informasjon i forbindelse med omstilling skal være nedfelt i Omstillingsavtale for HiØ.

Informasjon om tilsettinger gjøres tilgjengelig.

Arbeidsgiver på driftsenhetsnivå informerer fortløpende om tilsettinger/tiltredelse ved driftsenheten.

Oppdaterte lister over nyansatte og hvem som har sluttet gjøres tilgjengelig for tjenestemannsorganisasjonene. Legges frem i oppsatte kontaktmøter.

Postjournal ligger tilgjengelig på nett.

Drøftinger
Partene viser til at alle saker under HA § 12 nr. 1 er gjenstand for drøftinger, samt HA § 18. Partene er enige om at dersom en sak med drøftingsrett tas direkte opp i styringsorganer, uten saksdokument og drøfting, skal saken drøftes før vedtak fattes.

Drøfting av plandokumenter som har betydning for HiØ som helhet, foregår på virksomhetsnivå.

Drøfting av plandokumenter som gjelder den aktuelle driftsenheten, skjer på driftsenhetsnivå.

Partene kan be om Kontaktmøter etter behov. jf HA § 12 nr. 2. Saksdokumentene i drøftingssaker skal som hovedregel være partene i hende en uke (minimum tre arbeidsdager) før møtet.

Forhandlinger
Partene viser til at alle saker nevnt under HA § 13 nr. 2 er gjenstand for forhandlinger. Parten skal ha saksdokumentene i forhandlingssaker i hende senest en uke før møtet.

Når det gjelder høgskoledirektørens fullmakter ved forhandlinger, er partene enige om følgende fremgangsmåte:

  • Høgskolestyret vedtar høgskoledirektørens fullmakter
  • Deretter føres forhandlinger med hovedtillitsvalgte
  • Når det er viktig at sakene skal avklares raskt, innkalles det til forhandlingsmøte snarest etter styremøte. Innkalling til forhandlingsmøte skjer da samtidig med innkallingen til styremøte.

Kapittel 5 Saksbehandling

Protokoll og referat
Arbeidsgiver har ansvar for at det blir satt opp protokoll/skrives referater fra Kontaktmøter. Dersom partene ikke blir enige om annet, settes protokollen opp og undertegnes i møtet. Hver av partene får sitt eksemplar. Jf HA § 16.

Kopi av referater/protokoller fra møter i de lokale Kontaktutvalg sendes personaldirektøren og hovedtillitsvalgte til orientering.

Kapittel 6 Personalpolitikk

Formålet med personalpolitikken  (jf § 19)
Den viktigste ressursen ved høgskolen er et høyt kvalifisert personale i alle deler av virksomheten. Målet for personalpolitikken er å disponere personalressursene for å realisere virksomhetens strategiske målsetting. Det oppnås bl.a. ved en bevisst bruk av personalet, kompetanseutvikling, gode arbeids- og utviklingsbetingelser og et godt arbeidsmiljø. Det vises til "Personalpolitikk for Høgskolen i Østfold”.

Utforming av personalpolitikk
Høgskolens personalpolitikk utformes gjennom samarbeid mellom ledelsen og de tillitsvalgte. Arbeidsgiver tar initiativ til samarbeidet. Intensjonen i avtalen mellom partene i arbeidslivet om inkluderende arbeidsliv ligger til grunn. Videre skal grunnlaget for personalpolitikken være de korte- og langsiktige målene som er satt for virksomheten. Arbeidsgiver på alle nivå har ansvar for gjennomføringen av personalpolitiske tiltak i samarbeid med de tillitsvalgte.

Høgskolen i Østfolds personalpolitikk skal være begrunnet i Strategisk plan og nedfelt i et personalpolitisk dokument og gjenspeiles i handlingsplaner (virksomhetsplaner på driftsenhetsnivå).

I tillegg til tiltak nedfelt i personalpolitiske retningslinjer (pt "Personalpolitikk for Høgskolen i Østfold”) skal HiØ ha følgende (tiltaks)planer:

  • Handlingsplan for likestilling
  • Personalplaner

Høgskolens personalplaner skal vise hvordan personalet skal utvikles og rekrutteres for at virksomhetens mål skal nås. Personalplanen skal utarbeides i samarbeid med de tillitsvalgte på de ulike nivå som personalplanen berører.

Personalplanene skal inneholde følgende momenter:

  • stillingsoversikt
  • bemanningsliste
  • kompetansesituasjon
  • nødvendige tiltak

Likestilling (jf § 21)

Høgskolen i Østfold skal gjennom sin personalpolitikk fremme likestilling mellom kjønnene. Det er et mål å ha full likestilling mellom kjønnene. Høgskolens likestillingspolitikk og tiltak er nedfelt i høgskolens personalpolitiske dokument og Handlingsplan for likestilling.

Ledere på alle nivåer og medlemmer av tilsettingsutvalg har et særlig ansvar for at intensjonene i likestillingsarbeidet blir fulgt opp.

Høgskolens tiltak vedr. kompetanseutviklingstiltak, kjønnsnøytrale kriterier for lønnsfastsettelse og kjønnskvotering i forhold til det underrepresenterte kjønn (40 %) formuleres i høgskolens Handlingsplan for likestilling jf § 21 i Hovedavtalen..

Organisering av likestillingsarbeidet

Høgskolen i Østfold skal ha eget likestillingsutvalg. Likestillingsutvalget har spesielt ansvar som initiativtakende, kontrollerende og rådgivende organ med saksoppgaver innenfor de rammer som er satt av lov og avtaleverk. Dersom ansvarlige organ ved høgskolen finner det hensiktsmessig, kan disse anmode likestillingsutvalget om råd, medvirkning i utredninger o.l., også utenfor det mandatområdet som er fastlagt ovenfor. Utvalget avgjør selv om de vil påta seg oppgaver på disse områdene. Eventuell medvirkning fra likestillingsutvalget kan likevel ikke frita styringsorganene og ledere på forskjellige nivå for ansvaret for likestillingsarbeidet på disse områdene.

Likestillingsutvalget ved Høgskolen i Østfold har 6 medlemmer – tre arbeidsgiverrepresentanter oppnevnt av styret og tre arbeidstakerrepresentanter oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene. Partene skal normalt være representert med begge kjønn både blant medlemmer og varamedlemmer. Det er ikke personlig varamedlemmer. Utvalget velger selv leder, fortrinnsvis blant arbeidstakerrepresentantene. Utvalgets funksjonstid følger styrets. Det avsettes ressurs inntil 10 % stilling pr. år for å ivareta vervet som leder i likestillingsutvalget.

Lønnspolitikk og likestilling

I den lokale lønnspolitikken som praktiseres i virksomheten, vektlegges kjønnsnøytrale kriterier og en likestillingsfremmende praktisering av disse.

Stillingsgrupper

  1. Professor
  2. Undervisnings- og forskerpersonale med førstekompetanse
  3. Høgskolelektor
  4. Stipendiater
  5. Ledere
  6. Saksbehandlere
  7. Kontorstillinger
  8. Teknisk personale
  9. Byggteknisk personale
  10. Bibliotekarer/arkivarer

Kompetanseutvikling i virksomheten

HiØ skal ha planer og kriterier for kompetanseutviklingstiltak på virksomhetsnivå og driftsenhetsnivå. Ledere ved den enkelte driftsenhet utarbeider kompetanseplaner som del av personalplanene. Det settes av midler til kompetanseutviklingstiltak i henhold til målsettinger.

Styret fastsetter hvert år størrelsen på høgskolens opplæringsmidler. Opplæring er drøftingsspørsmål jf § 12 pkt 1 bokstav g.

På virksomhetsnivå er midlene er delt opp slik:

  • Stipendordning for teknisk- og administrativt personale
  • Stipendordning for undervisnings- og forskerpersonale
  • FoU-midler til undervisnings- og forskerpersonale

Medbestemmelsen ivaretas ved at tillitsvalgte på det nivå saken blir behandlet er med ved fastsetting av kriterier og ved fordeling av midler. Kriteriene gjennomgås hvert 4. år eller når en av partene ber om det.

Personalseksjonen utarbeider årlig oversikt over hvordan sentrale opplæringsmidler har vært fordelt på kjønn, aldersgrupper og stillingsgrupper. Oversikten sendes hovedtillitsvalgte, likestillingsutvalget og ledere for driftsenheter. Den gjøres kjent for høgskolens tilsatte.

Kompetanseutvikling individnivå

Kompetansebehovet i henhold til høgskolens strategi og den enkeltes ønske og behov kartlegges og avklares gjennom årlige medarbeidersamtaler. Medarbeidersamtalen er forpliktende for arbeidsgiver og arbeidstaker. Driftsenhetsledere skal påse at årlige medarbeidersamtaler blir holdt.

Sentral opplæringsvirksomhet jf. tariffavtaler

Arbeidsgiver plikter å gjøre kjent de ordninger som gjelder. Leder for driftsenhet prioriterer søknader i samarbeid med organisasjonene. Disse sendes personalseksjonen for endelig prioritering i samarbeid med organisasjonene.

Spesielle personalpolitiske tiltak

Egen omstillingsavtale er utarbeidet og gjelder ved større endringer.

Kapittel 7 Forholdet til arbeidsmiljøloven

Arbeidsmiljøutvalget ivaretar alle oppgaver etter arbeidsmiljøloven (jf § 7-2). Ansvars- og oppgavedelingen legges opp slik at partenes rettigheter (informasjon, drøftinger og forhandlinger) etter Hovedavtalen imøtekommes.

Det etableres et godt samarbeid med jevnlige møter mellom ledere, tillitsvalgte og verneombud. Innkalling og referater fra møter i AMU og LAMU sendes tillitsvalgte.

Del 2 Partenes rettigheter og plikter

Kapittel 8 Etablering av partsforhold

Gjensidige rettigheter og plikter

De tillitsvalgte har sammen med arbeidsgiver et særlig ansvar for å skape og opprettholde et godt arbeidsmiljø og gode samarbeidsforhold, jf Hovedavtalen §§ 1 nr.1 og 2, 31 nr. 4 og 5.

Det påhviler de tillitsvalgte et særskilt ansvar å søke å få ordnet i minnelighet klagemål som medlemmer mener å ha overfor arbeidsgiver, eller som arbeidsgiver mener å ha overfor organisasjonenes medlemmer. Dette fratar ikke ledere, på alle nivåer, deres arbeidsgiveransvar.

Arbeidsgiver har ansvaret for at arbeidet legges tilrette, også arbeidsmessig, slik at den tillitsvalgte kan utføre sitt verv, jf Hovedavtalen § 31 nr.5. Dette innebærer at det skal tas hensyn til dette ved tildeling av arbeidsoppgaver. For undervisnings- og forskningspersonale legges avtalt ressurs inn i arbeidsplan; primært brukes ressursen til reduksjon i undervisningsoppgaver. For andre tillitsvalgte vises til hovedavtalens kapittel 9.

Organisasjonene skal innen. 20.09. hvert år ha levert oversikt over antall medlemmer i de enkelte driftsenhetene pr. 01.09. Antall medlemmer regnes ut fra samme kriterier som antall tilsatte. De tilsatte er det antall personer som har tilsettingsforhold i mer enn 35 % stilling ved høgskolen, fast eller midlertidig. Tilsatte med studie- og omsorgspermisjon regnes med som tilsatte. Personalseksjonen utarbeider oversikt over hvilken organisasjoner som har partsrettigheter på virksomhets- og driftsenhetsnivå pr. 01.10. hvert år. Oversikten sendes organisasjonene og driftsenhetene, og innkalling til drøftings-/forhandlingsmøter skjer i henhold til denne oversikten.

Organisasjonen plikter å gi skriftlig melding til personalseksjonen om hvem som er tillitsvalgt på virksomhets- og driftsenhetsnivå. Dette gjøres pr. 01.09. hvert år og ved endringer. Personalseksjonen sender oversikter over tillitsvalgte til organisasjonene og avdelingene pr. 15.09. hvert år. Oversikt som ligger på nettet blir oppdatert fortløpende ved endringer.

Utøvelse av vervet som tillitsvalgt

Høgskolen stiller kontorteknisk utstyr, telefon og interne distribusjonskanaler til disposisjon for de tilsattes representanter når de utfører sin funksjon som tillitsvalgte etter Hovedavtalen i staten. Den praktiske bruk avtales med kontoradministrasjonen ved den enkelte driftsenhet.

Opplæring om Hovedavtalen/Tilpasningsavtalen

For på best mulig å fremme en felles forståelse av denne avtale, skal partene samarbeide om felles opplæring og oppfølging overfor ledere og tillitsvalgte. Det skal avholdes minimum en felles samling for året med fokus på opplæring. Nye ledere med arbeidsgiveransvar skal ha opplæring i avtaleverket.

Kapittel 9 Permisjonsregler

Regler for tjenestefri på arbeidsstedet

Ved Høgskolen i Østfold avsettes det 1,3 årsverk som fast ressurs til tillitsvalgte på virksomhetsnivå, jf. HA § 33 nr. 3. Ressursen fordeles på de organisasjoner som iht. HA § 9 nr. 1 er representert på dette nivået. Ressursen fordeles etter medlemstall pr. 1. oktober, dog slik at ingen organisasjoner får mindre enn 0,1 årsverk.

Organisasjonene oppgir innen 15. oktober hvert år hvordan de ønsker den tildelte ressursen tatt ut for etterfølgende budsjettår.

I tillegg til ressursen som avsettes sentralt ved høgskolen, har tillitsvalgte på driftsenhetsnivå krav på fri til å delta på møter, til opplæring og til å utføre offentlige verv, jf. HA § 34. Omfanget av ressurs til tillitsvalgte på driftsenhetsnivå drøftes på dette nivået.

Det er viktig at man i denne sammenheng skiller mellom verv som tillitsvalgt etter hovedavtalen og vervet som leder av en fagforening.

Med "tvingende grunn" til å nekte tjenestefri etter H § 34 pkt 1 bør bare forstås ekstraordinære forhold som uventet eller kortvarig, sesongpreget stort arbeidspress. Vedvarende stort arbeidspress p.g.a. misforhold mellom arbeidsmengde og tilførte ressurser skal ikke regnes som tvingende grunn.

Ved uttak av arbeidstakere til organisasjonsfaglige kurs skal organisasjonene påse at dette skjer slik at avdelingens/kontorets oppgaver ivaretas på en rimelig måte.

Andre regler for tjenestefri

En tillitsvalgt som har behov for permisjon etter HA §§ 34 og 35, må sende søknad til arbeidsgivers representant på driftsenheten.

Del 4 Tolkningstvister og varighet

Varighet

Denne avtalen trer i kraft 01. juli 2007 og gjelder til og med 31. desember 2008. Avtalen gjelder videre for ett år om gangen hvis ingen av partene sier den opp med tre måneders varsel.

Publisert 4. juni 2018 16:04 - Sist endret 4. juni 2018 16:04