Tilpasningsavtale til Hovedavtalen i staten for Høgskolen i Østfold

Tilpasningsavtale til Hovedavtalen i staten for Høgskolen i Østfold. Inngått den 20.08.2021 mellom Høgskolen i Østfold og Akademikerne (A), Landsorganisasjonen (LO), UNIO, Yrkesorganisasjonenes Sentralforbund (YS).

Tilpasningsavtalen er inngått med hjemmel i Hovedavtalen (HA) av 01.01.2017 - Del 1, kap 1 §§ 6 og 7.

Kapittel 1 Formål og virkeområde

Formål og intensjoner – Jfr.  HA § 1

Tilpasningsavtalen legger til grunn formål og intensjoner som beskrevet i HA § 1.

Formålet med tilpasningsavtalen er å sikre medbestemmelse som er tilpasset virksomhetens og de ansattes behov i tråd med HA § 6.

Virkeområde– Jfr.  HA § 3

Tilpasningsavtalen gjelder arbeidssituasjonen for de ansatte ved Høgskolen i Østfold i spørsmål som følger av HA § 3.

Tilpasningsavtale i den enkelte virksomhet – Jfr.  HA § 6

Tilpasningsavtalen regulerer samarbeid om medbestemmelse mellom partene ved HiØ om forhold som berører arbeidssituasjonen for de ansatte.

Tilpasningsavtalen – inngåelse og innhold – Jfr.  HA § 7

Nivåbegrepene i hovedavtalens §§ 4 og 7 nr. 2, «virksomhet» og «driftsenhet» defineres på tidspunktet for inngåelse av denne tilpasningsavtalen slik:

Virksomhet: Høgskolen i Østfold.

Driftsenheter:

  1. Fakultet for lærerutdanninger og språk
  2. Fakultet for informasjonsteknologi, ingeniørfag og økonomi
  3. Fakultet for helse, velferd og organisasjon
  4. Akademi for Scenekunst
  5. Administrasjonen som består av:
    • Avdeling for økonomi og virksomhetsstyring
    • Avdeling for forskningsstøtte og bibliotek
    • Avdeling for studieadministrasjon
    • Avdeling for organisasjons- og tjenesteutvikling
    • Avdeling for IKT
    • Avdeling for campustjenester
    • HiØ VIDERE

Kapittel 2 Partsforhold

Arbeidsgiverpart i den enkelte virksomhet - Jfr.  HA § 13

Arbeidsgiverpart er den som har det administrative ansvaret for behandlingen av saker etter Hovedavtalen eller Tilpasningsavtalen.

Virksomhetsnivå:
Rektor eller den rektor delegerer til er arbeidsgiverpart. I saker som skal behandles av høgskolestyret, gir styret rektor de nødvendige fullmakter. Direktør for organisasjon og tjenesteutvikling er rektors daglige representant overfor de hovedtillitsvalgte og har ansvaret for den daglige ivaretakelse av partsforholdet.

Driftsenhetsnivå:
Leder av driftsenhetene er arbeidsgivers representant. Prorektorene og direktør for støttetjenester er driftsenhetsledere for de administrative avdelingene med HR-sjef som daglig representant. Ingen av disse lederne kan velges eller utpekes som representant for de ansatte etter HA § 35 nr. 4. Det samme gjelder prodekaner, programledere og ledere med direkte personalansvar.

Arbeidstakerpart i den enkelte virksomhet – Jfr.  HA § 14:

Arbeidstakerpart på virksomhetsnivå og driftsenhetsnivå er definert i HA § 14.

Oversikt over hovedsammenslutninger og primærorganisasjoner ved Høgskolen i Østfold skal ligge tilgjengelig på høgskolens nettsider.

Kapittel 3 Former for medbestemmelse

Høgskolestyret har delegert til rektor eller den rektor gir fullmakt til å være arbeidsgiverrepresentant ved drøftinger og forhandlinger med arbeidstakerorganisasjonene med mindre annet er avtalt eller fastsatt særskilt.

Rektor har delegert videre slik det fremgår nedenfor.

Former og områder for medbestemmelse

Det er ønskelig at samarbeidet mellom partene innledes så tidlig som mulig. Partene bør innledningsvis i møte komme til enighet om sakene som skal behandles er på riktig nivå, samt om riktig prosess er valgt.

Medbestemmelse og samarbeid ved HiØ ivaretas som hovedregel etter hovedavtalens §§ 17, 18 og 19, informasjon/drøfting/forhandling (heretter IDF). IDF møter skal finne sted på det driftsenhetsnivået der saken behandles. Det er sakens karakter som angir nivået. Saker som angår flere driftsenheter foregår på virksomhetsnivå. Hver av partene kan på eget initiativ kalle inn til møte.

IDF-møter holdes etter oppsatt plan, eller etter behov. IDF-møter skal gjennomføres i forkant av møter i styringsorganene.

Virksomhetsnivå:
I IDF møter på virksomhetsnivå stiller rektor eller den rektor gir fullmakt til, direktør for organisasjon og tjenesteutvikling og hovedtillitsvalgte for hovedsammenslutningene. Dersom ønskelig kan hovedtillitsvalgte invitere med tillitsvalgte fra underliggende forbund. Fra arbeidstakersiden møter også hovedverneombud i saker som omfattes av arbeidsmiljøloven. Organisasjoner som organiserer minst 10 % av de ansatte kan opptre som selvstendig part og representere sine medlemmer overfor arbeidsgiver.

Driftsenhetsnivå:
I IDF-møter på driftsenhetsnivå, møter arbeidsgiver med leder med beslutningskompetanse i sakene. Organisasjoner som organiserer minst 10 % av ansatte medlemmene i driftsenheten, møter som arbeidstakerrepresentanter

Informasjon – Jfr.  HA § 17

Arbeidsgivers partsrepresentanter gir informasjon til tillitsvalgte jfr. HA § 17. Informasjon skal være gitt på et tidligst mulig tidspunkt for å oppnå reell medbestemmelse. God informasjonsflyt bidrar til et godt samarbeid.

Organisasjonene gir arbeidsgiver informasjon om saker som behandles i organisasjonene og som er av betydning for arbeidsgiver. Organisasjonene utvikler selv rutiner for formidling av informasjon til underliggende nivå.

Informasjon om forslag til vedtak, og vedtak, i høgskolens styre/avdelingsstyrer og forhandlingsmøter blir gitt til tillitsvalgte på det nivå der saken behandles. 

Informasjon i forbindelse med omstilling skal være nedfelt i Omstillingsavtale for HiØ.

Drøftinger – Jfr.  HA § 18

Partene viser til at alle saker under HA § 18 nr. 1 er gjenstand for drøftinger. Partene er enige om at dersom en sak med drøftingsrett tas direkte opp i styringsorganer, uten saksdokument og drøfting, skal saken drøftes før vedtak fattes.

Partene kan be om IDF-møter etter behov. Jfr. HA § 18 nr. 2. Saksdokumentene i drøftingssaker skal være tilgjengelig så tidlig som mulig og helst en uke før møtet.

Forhandlinger – Jfr.  HA § 19

Partene viser til at alle saker nevnt under HA § 19 nr. 2 er gjenstand for forhandlinger. I forhandlingssaker skal saksdokumentene være tilgjengelig for partene senest en uke før møtet.

Når det gjelder rektors fullmakter ved forhandlinger, er partene enige om følgende fremgangsmåte:

  1. Høgskolestyret delegerer fullmakt til rektor
  2. Forhandlinger gjennomføres

Kapittel 4 Saksbehandlingsregler ved drøfting, forhandling, og tvisteløsning

Referat fra drøftinger – Jfr.  HA § 21
Referat fra drøftinger i driftsenhetene skal som hovedregel gjøres offentlig tilgjengelig. Det er arbeidsgiversiden som har ansvar for at det skrives referat fra drøftinger.

Protokoll fra forhandlinger – Jfr.  HA § 23
Dersom partene ikke blir enige om annet, settes protokollen opp og undertegnes i møtet. Hver av partene får sitt eksemplar. Protokoll fra forhandlinger skal som hovedregel gjøres offentlig tilgjengelig. Det er arbeidsgiversiden som har ansvar for at det settes opp protokoll.

Kapittel 5 Forholdet til arbeidsmiljøloven

Arbeidsmiljøutvalget (AMU) ivaretar alle oppgaver etter arbeidsmiljøloven (jfr. § 7-2). Ansvars- og oppgavedelingen legges opp slik at partenes rettigheter (informasjon, drøftinger og forhandlinger) etter Hovedavtalen imøtekommes. 

Det etableres et godt samarbeid med jevnlige møter mellom ledere, tillitsvalgte og verneombud. Innkalling og referater fra møter i AMU skal som hovedregel gjøres offentlig tilgjengelig.

Kapittel 6 Personalpolitikk

Det vises til dokumentet "Personalpolitikk for Høgskolen i Østfold”.

Utforming av personalpolitikk

Høgskolens personalpolitikk utformes gjennom samarbeid mellom ledelsen og de tillitsvalgte.

Likestilling – Jfr.  HA § 31

Høgskolen i Østfold skal gjennom sin personalpolitikk fremme likestilling mellom kjønnene. Høgskolens likestillingspolitikk og tiltak er nedfelt i høgskolens personalpolitiske dokument og Handlingsplan for likestilling.

Ledere på alle nivåer og medlemmer av ansettelsesråd og –utvalg har et særlig ansvar for at intensjonene i likestillingsarbeidet blir fulgt opp.

Lønnspolitikk og likestilling
Høgskolens lønnspolitikk vektlegger fag, kompetanse, prestasjoner og markedsmessige vurderinger (rekruttere og beholde).

Stillingsgrupper
Høgskolen definerer følgende stillingsgrupper

  • teknisk- og administrativt personale
  • undervisnings- og forskerpersonale

For øvrig henvises det til stillingsbeskrivelsene for Høgskolen i Østfold.

Kapittel 7 Etablering av partsforhold

Gjensidige rettigheter og plikter – Jfr.  HA § 36

De tillitsvalgte har sammen med arbeidsgiver et særlig ansvar for å skape og opprettholde et godt arbeidsmiljø og gode samarbeidsforhold, jf. Hovedavtalen.

Organisasjonene plikter å sende inn oppdaterte medlemsoversikter innen 15. mai hvert år. Antall medlemmer er det antall personer som har ansettelsesforhold i mer enn 20 % stilling ved høgskolen, fast eller midlertidig, og som er medlem i den aktuelle organisasjonen.

Seksjon for HR utarbeider oversikt over hvilke organisasjoner som har partsrettigheter på virksomhets- og driftsenhetsnivå innen 15. juni hvert år. Oversikten sendes organisasjonene og driftsenhetene, og innkalling til IDF-møter skjer i henhold til denne oversikten.

Organisasjonene plikter å gi skriftlig melding til Seksjon for HR om hvem som er tillitsvalgt på virksomhets- og driftsenhetsnivå. Oversikt over tillitsvalgte ligger på høgskolens nettsider og blir oppdatert fortløpende. Innkalling til IDF-møter skjer i henhold til denne oversikten.

Utøvelse av vervet som tillitsvalgt – Jfr.  HA § 37

Kontorteknisk utstyr utover det som fremkommer av HA må avtales med direktør for organisasjon og tjenesteutvikling.

Opplæring om Hovedavtalen/Tilpasningsavtalen
For å fremme en felles forståelse av denne avtale, skal partene samarbeide om felles opplæring og oppfølging overfor ledere og tillitsvalgte. Nye ledere med arbeidsgiveransvar skal ha opplæring i avtaleverket. Opplæring gjennomføres normalt hver høst i tråd med Hovedavtalen.

Kapittel 8 Regler for tjenestefri

Regler for tjenestefri på arbeidsstedet – Jfr.  HA § 38

Ved Høgskolen i Østfold avsettes det 1,4 årsverk som fast ressurs til hovedtillitsvalgte på virksomhetsnivå, jf. HA § 38 nr. 3. Midlertidig er denne ressursen utvidet til 1,5 årsverk til og med 31.12.2021.Ressursen fordeles på de organisasjoner som iht. HA § 14 nr.1 er representert på dette nivået. Ingen av de hovedtillitsvalgte får mindre enn 0,2 årsverk.

Organisasjonene har avtalt følgende ressursfordeling (per 1.7.2021):

  • 0,8 årsverk - UNIO
  • 0,2 årsverk - LO
  • 0,2 årsverk - YS
  • 0,2 årsverk – Akademikerne (Midlertidig er denne ressursen utvidet til 0,3 årsverk ut 2021)

Endringer i ressursfordelingen mellom organisasjonene må oppgis innen 15. oktober hvert år. Endringene vil tre i kraft fra etterfølgende budsjettår.

Andre regler for tjenestefri – Jfr.  HA § 39

I tillegg til ressursen som avsettes sentralt ved høgskolen, har tillitsvalgte på driftsenhetsnivå krav på fri for å delta på møter, til opplæring og til å utføre offentlige verv, jf. HA § 39 pkt. 4. Omfanget av ressurs til tillitsvalgte på driftsenhetsnivå drøftes på dette nivået. Det er viktig at man i denne sammenheng skiller mellom verv som tillitsvalgt etter hovedavtalen og vervet som leder av en fagforening.

Ved utvelgelse av arbeidstakere til organisasjonsfaglige kurs skal organisasjonene påse at dette skjer slik at daglig drift ivaretas på en rimelig måte.

Tilrettelegging for undervisnings- og forskerpersonalet som er tillitsvalgte legges inn i arbeidsplan med avtalt ressurs. For andre tillitsvalgte vises til hovedavtalens kapittel 8.

Medlemmer som har behov for permisjon i forbindelse med medlemsmøter må klarere dette ut med nærmeste leder.

En tillitsvalgt som har behov for permisjon etter HA § 41 må sende søknad til arbeidsgivers representant på driftsenheten.

Kapittel 9 Lønnsforhandlinger ved HiØ

Lokale forhandlinger etter hovedtariffavtalens 2.5.1

Alle forhandlingsberettigede organisasjoner opptrer som egen part ved lokale forhandlinger (hovedtariffavtalens punkt 2.5.1) med mindre alle de tilhørende organisasjonene er enige om å forhandle samlet gjennom hovedsammenslutningen. En forhandlingsberettiget organisasjon kan velge å delegere forhandlingsmyndigheten til en annen organisasjon. Forhandlingene gjennomføres som hovedregel på institusjonsnivå.

Lokale forhandlinger på særlige grunnlag etter hovedtariffavtalens 2.5.3

Hovedsammenslutningsmodellen og NITO er forhandlingsberettigede parter etter lokale forhandlinger på særlige grunnlag (hovedtariffavtalens punkt 2.5.3).

Årlig lønnsregulering for ledere etter hovedtariffavtalens 2.5.2

Forhandlingsberettigede organisasjoner ved årlig lønnsregulering for ledere (hovedtariffavtalens punkt 2.5.4) bestemmes av om forhandlingene skjer i tilknytning til punkt 2.5.1 eller 2.5.3.

Kapittel 10 Varighet

Varighet – Jfr.  HA § 53

Denne avtale erstatter tidligere inngåtte avtale og gjelder fra 20.august 2021 og gjelder til ny revidert Hovedavtale foreligger. Avtalen gjelder videre for ett år om gangen hvis ikke en av partene sier den opp med tre måneders varsel.

I avtaleperioden kan det foretas justeringer hvis partene er enige om det. Mindre tekniske justeringer kan gjøres administrativt i perioden. Organisasjonene orienteres om endringene.

 

Publisert 4. juni 2018 16:04 - Sist endret 22. sep. 2021 12:44