Retningslinjer for sidegjøremål ved HiØ

Retningslinjene om sidegjøremål gjelder for alle ansatte som har HiØ som sin hovedarbeidsgiver, uavhengig av stillingskategori og stillingsbrøk.

1. Innledning

Formålet med retningslinjene er å verne om omdømme til Høgskolen i Østfold (HiØ) og den ansattes tillit og integritet, ved at det legges opp til åpenhet om mulige interessekonflikter og håndtering av slike.

HiØ er positivt innstilt til at ansatte er aktive og deler sin kompetanse til nytte for samfunnet, også utover hovedstillingen sin ved høgskolen. Sidegjøremål kan bidra til de ansattes faglige utvikling og evne til å gjøre HiØs forskning og undervisning relevant i forhold til samfunnets behov. Enkelte sidegjøremål vil også kunne bidra til å profilere og legitimere HiØ sin virksomhet på en god måte.

På den andre siden kan visse sidegjøremål, herunder sidegjøremål som står eller oppfattes å stå i et konkurranseforhold til HiØ, medføre at det reises spørsmål om den ansatte har den nødvendige lojalitet til HiØ. Dermed kan allmennhetens tillit til HiØ og de ansattes faglige uavhengighet undergraves. HiØ tillater ikke sidegjøremål som vil være eller oppfattes å være i konflikt med høgskolens behov for tillit og integritet. Videre kan enkelte sidegjøremål være av en slik karakter, eller få et slikt omfang, at det hemmer eller sinker den ansattes ordinære arbeid ved HiØ.

Konstateres det først en slik interessekonflikt, kan ikke hensynet til den ansattes privatøkonomi, eller HiØs ønske om å rekruttere eller beholde ansatte tillegges vekt i vurderingen av om sidegjøremål skal tillates.

Sidegjøremål som vanskeliggjør HiØs ordinære virksomhet kan avslås, for eksempel sidegjøremål som mer enn sporadisk må forventes å skape habilitetsproblemer for den ansatte eller for andre ved HiØ, eller som innebærer ulemper for HiØs undervisningsplaner.

2. Definisjon

Sidegjøremål er betegnelsen på lønnet og ulønnet arbeid som ansatte utfører, og verv som de har, i tillegg til sin ordinære stilling ved HiØ. Arbeid som utføres gjennom et foretak eller selskap, som helt eller delvis eies av den ansatte, anses også som sidegjøremål. Det samme gjelder eierinteresser i enkeltpersonforetak og eierandeler i selskaper.

Unntak gjelder for de tilfeller hvor den ansattes eierinteresser ikke har noe betydning for HiØs virksomhet. Denne begrensingen gjelder både i forhold til virksomhetens art og ved vurdering av reell påvirkningskraft i form av eierskap eller påvirkning i styrende organer.

Kategorisering av sidegjøremål
I forbindelse med registrering av sidegjøremål brukes følgende begreper:

  • Bistilling – ansettelse i annen undervisnings- og forskerstilling (inntil 20 %) hos en annen arbeidsgiver enn HiØ, f.eks. professor II, førsteamanuensis II
  • Bierverv – organisert virksomhet av økonomisk karakter med sikte på nærings-, eier- eller andre interesser ved siden av arbeidsforholdet ved HiØ, f.eks. enkeltpersonsforetak, ansvarlige selskaper og aksjeselskaper
  • Oppdrag – enkeltstående eller begrenset virksomhet av økonomisk karakter utført for andre enn HiØ, f.eks. forskningsoppdrag
  • Verv – lønnet eller ulønnet oppgave, funksjon, plikt mv. som en ansatt har påtatt seg for andre arbeidsgivere enn HiØ, f.eks. verv i styre, råd eller utvalg

Nærmeste leder er i denne sammenheng leder med delegert personalansvar i henhold til stillingsbeskrivelse eller instruks.

3. Meldepliktens omfang

3.1. Hovedregel

Ansatte skal som hovedregel melde sine sidegjøremål til HiØ. Meldeplikten gjelder også eierinteresser i enkeltpersonforetak og eierandeler i selskaper.

Det er den ansatte selv som skal vurdere om sidegjøremålet skal registreres, og som har ansvar for å registrere dette med nødvendig informasjon. Ved tvil skal nærmeste leder kontaktes. Arbeidsgiver vurderer på grunnlag av informasjon som er gitt, om sidegjøremålet krever godkjenning og kan ved behov kontakte den ansatte og be om utfyllende opplysninger.

3.2. Unntak for meldeplikten

Det gis unntak for meldeplikt for følgende sidegjøremål:
A. medlemskap i eksterne sakkyndige komiteer eller bedømmelseskomiteer
B. ekstern sensorvirksomhet
C. referee for fagtidsskrift
D. enkeltstående mindre undervisningsoppdrag, faglige foredrag, formidlingsoppdrag og oppdrag som fagekspert
E. virksomhet av begrenset omfang som anses som del av høgskolens samfunnsansvar
F. faglige verv som følger med den ansattes hovedstilling
G. ubetalte verv og innsats av begrenset omfang for frivillige organisasjoner
H. verv i fagforening og medlemskap i politisk parti

Unntaket for meldeplikt for enkeltstående oppdrag gjelder ikke for gjentatte oppdrag for samme arbeidsgiver eller oppdragsgiver.

Meldeplikten kan gjøres gjeldende for sidegjøremål, som nevnt over, dersom de innebærer bruk av høgskolens ressurser eller skal utføres i normalarbeidstiden, ut over det bagatellmessige. Slike tilfeller reguleres av meldeplikten etter punkt 3.3 bokstav A og B.

3.3 Sidegjøremål som krever godkjenning

Sidegjøremål som nevnt nedenfor er kun tillatt dersom den ansatte har fått godkjenning fra HiØ:

A) Sidegjøremål som innebærer bruk av høgskolens ressurser
Dersom den ansatte skal gjøre bruk av høgskolens ressurser, som f.eks. utstyr, databaser og lokaler ut over det bagatellmessige, bør sidegjøremålet ha faglig relevans og ikke fortrenge HiØs egen virksomhet. Det må opprettes avtale om vilkår for bruken, herunder betaling, som normalt bør være markedsmessig.

B) Sidegjøremål som helt eller delvis forutsettes utført i normalarbeidstiden
Sidegjøremål som etter godkjenning kan utføres innenfor ordinær arbeidstid, må ikke sammen med hovedstillingen, overstige 120 %. Dersom en ansatt skal tillates å bruke mer enn en bagatellmessig del av arbeidstiden på sidegjøremål, forutsetter dette at leder finner at tap av arbeidstid ikke har vesentlig negativ påvirkning på den ansattes prestasjoner. Tidspunktet for utøvelsen av sidegjøremålet kan tillegges vekt, bl.a. der utøvelsen vil kunne medføre vanskeligheter med å gjennomføre undervisningsplaner mv. Den ordinære arbeidstiden som brukes til sidegjøremålet, skal tas igjen uten tillegg i lønn fra HiØ.

C) Sidegjøremål som kan komme i konkurranseforhold til høgskolens egen virksomhet
Sidegjøremål som innebærer samarbeid med, eller undervisning ved, andre forsknings- eller utdanningsinstitusjoner, er i utgangspunktet ønskelig og kan tilføre HiØ vesentlige positive verdier og impulser. Sidegjøremål kan avslås dersom de står i konkurranse med HiØs egen virksomhet, herunder at de hindrer eller i vesentlig grad vanskeliggjør HiØs pågående arbeid.

D) Sidegjøremål av langvarig eller omfattende karakter
En fast og langvarig tilknytning til én aktør kan skape grunnlag for tvil om den ansattes tillit og integritet. HiØ bør være tilbakeholden med å tillate fast ansettelse, partnerskap, styremedlemskap eller generelle, langvarige oppdragsavtaler med aktører som i stor grad opererer innenfor den ansattes arbeidsfelt. Dette gjelder ikke for institusjoner som har avtale med HiØ om faglig samarbeid.

E) Sidegjøremål som kan skape tvil om ansatte kan utføre sitt arbeid ved høgskolen
Sidegjøremål som kan være egnet til å skape tvil om den ansattes vilje eller evne til å utføre sitt arbeid ved HiØ, godkjennes ikke.

F) Sidegjøremål som kan føre til inhabilitet i saker ansatte har ansvar for ved HiØ
Den ansatte bør tillates å påta seg enkeltstående oppdrag og avgrensede, løpende oppdrag, med mindre sidegjøremålet er spesielt egnet til å skape tvil om den ansattes tillit og integritet.
Det vil kunne oppstå tvil, dersom oppdragsgiveren har en klar og vesentlig interesse, som kan tenkes å påvirke utfallet av den ansattes arbeid ved HiØ.

Den ansatte bør ikke tillates å påta seg sidegjøremål som innebærer at vedkommende kan bli inhabil ved behandling av saker som faller innenfor den ansattes stilling i mer enn sporadiske tilfeller. Dette kan for eksempel omfatte tilfeller der den ansatte i sin stilling ved HiØ er i posisjon til direkte eller indirekte å påvirke innkjøpsbeslutninger av betydning for oppdragsgiver.

Tilsvarende bør HiØ være varsom med å tillate at samme oppdrags- eller arbeidsgiver gjentatte ganger engasjerer den ansatte til oppdrag som i sum får en vesentlig betydning for den ansattes privatøkonomi eller i tilfeller der den ansatte er i posisjon til å påvirke enkeltsaker til oppdragsgivers fordel.

4. Når og hvordan melde sidegjøremål

Spørsmål knyttet til sidegjøremål bør tas opp til diskusjon allerede ved ansettelse av ny medarbeidere, slik at eventuelle interessekonflikter kan avklares før arbeidsavtale inngås.
Ansatte skal i forbindelse med tiltredelse, skriftlig melde ifra om sine sidegjøremål til nærmeste leder.
Ansatte skal melde eventuelle nye sidegjøremål så snart som mulig, og som hovedregel ikke starte opp med sidegjøremålet, før det evt. er godkjent av nærmeste leder.

Sidegjøremålet skal meldes gjennom det til enhver tid gjeldende registreringssystemet for sidegjøremål ved HiØ.

5. Behandling av meldingen

Nærmeste leder vurderer sidegjøremålets meldeplikt på bakgrunn av søknad fra den ansatte, se punkt 3.  Ved behov kan beslutning tas med støtte fra HR.

Søknader om tillatelse for sidegjøremål skal besvares uten unødig opphold. Sidegjøremål som evt. er i grenseland i forhold til retningslinjene, må påregnes lengre saksbehandlingstid.

Dersom leder er i tvil om sidegjøremålet skal avslås, forelegges saken for rektoratet/direktørgruppen for endelig avgjørelse. Dette sikrer at HiØ behandler like forhold likt, på tvers av organisasjonen.
Eventuelle avslag skal gis med skriftlig begrunnelse.

6. Oppdatering og behandling av informasjon

Ansatte har selv ansvar for, og uten opphold, å melde ifra om relevante endringer knyttet til et meldepliktig sidegjøremål.

Dersom det skjer endringer i arbeidsforholdet ved HiØ, som får konsekvenser for tidligere vurdering av meldepliktige sidegjøremål, må ansatte vurdere om dette må meldes på nytt.
Alle innmeldte sidegjøremål vil bli registrert i HiØs sidegjøremålsdatabase. Den ansatte har rett til innsyn i egne opplysninger, og kan selv rette, eller be om retting av uriktige opplysninger.

Ansatte kan bli bedt om å foreta en gjennomgang og eventuell oppdatering av registrerte sidegjøremål og eierandeler, når HiØ har behov for det.

Når ansatte melder et sidegjøremål opphørt eller en ansatte slutter ved HiØ, vil informasjonen om vedkommende ikke lenger være tilgjengelig for ny publisering.

7. Publisering og søknad om unntatt offentliggjøring

Registrerte sidegjøremål og eierandeler vil bli offentliggjort. Dersom den ansatte ønsker unntatt offentliggjøring, skal dette søkes om til nærmeste leder.

Høgskolen skal uten opphold behandle søknader om unntatt publisering/offentliggjøring av sidegjøremålet eller enkeltopplysninger knyttet til sidegjøremålet. HiØ skal ikke offentliggjøre opplysningene, før høgskolen har tatt stilling til søknaden og meddelt den ansatte om resultatet.

8. Brudd på retningslinjene

Dersom den ansatte ikke har registrert, fått godkjent eller inngått avtale om sidegjøremål, legger HiØ til grunn at den ansatte ikke har sidegjøremål, som skal registreres eller godkjennes etter HiØ sine retningslinjer for sidegjøremål.

Brudd på retningslinjene følges opp i tråd med statsansattelovens bestemmelser om forsømmelse av tjenesteplikter.

Vedtatt av høgskolestyret 23.11.2017, jf. sak 54/17. Justert 24.1.2019 for tilpasning til nytt registreringssystem.

 

Publisert 28. mai 2018 15:55 - Sist endret 25. jan. 2019 08:23