E-post- og kalendertjenester for ansatte

Ansatte kan bruke Microsoft Outlook til innkalling til møter (fysiske og elektroniske), romreservasjon og fraværsmeldinger (egenmelding, ferie mm skal fortsatt også registreres i SAP).

E-postsignatur

Når du lager en signatur for e-post, skal denne følge retningslinjene for HiØs grafiske profil.

Du finner signatur-oppsett under Fil - Alternativer - E-post i Outlook

Kalender

Kalenderen din styrer tilgjengeligheten din i telefonløsningen vår Skype For Business.
Står du og underviser eller sitter i et møte for eksempel, vises du automatisk som Opptatt når undervisning og møter er lagt inn i kalender.
Det forventes at du holder din kalender oppdatert til enhver tid. 
Servicetorget må vite hvor du er, slik at de kan sette over telefoner til deg, henvise besøkende eller studenter til deg for avtaler og gi gode svar ved fravær.
Innkalling til møter går også langt smidigere om alle har oppdatert kalender.

Retningslinjer for kalenderinformasjon

E-post arkiv

Her beskrives hvordan du kan lagre epost som du vil ta vare på et annet sted enn i epost-tjeneren.
Vi anbefaler å opprette en mappe på N-område med navn epost_arkiv eller lignende, slik at du slipper å tenke på Backup.

Start Outlook.

Velg fane Fil, og åpne "Kontoinnstillinger".

Velg fane Datafiler og trykk på "Legg til".

Du må så velge filplassering. Jeg har på forhånd opprettet en mappe på hjemmeområde som jeg har kalt for Outlook-filer.

Når e-post arkivet er opprettet kan du gå inn i Outlooken din og se at den har lagt seg under de andre e-postmappene.

Her kan du trygt lagre din mail uten å tenke på backup.

Video: Hvordan legge til kalender for kollegaer og rom i Outlook

 
Last ned mediefil

Møter

I kalender i Outlook kan du enten innkalle til et fysisk møte ( Nytt møte ) eller til et møte i Skype for Business ( Nytt elektronisk møte ).

Innkaller du til et fysisk møte MÅ du sjekke at rommet er ledig før du sender innkallingen!
Dette kan du gjøre ved å sjekke kalenderen for rommet på forhånd, og ved å se på Planleggingsassistenten inne i selve møteinnkallingen.
I planleggingsassistenten ser du både om møtet passer for alle deltagerne og for rommet du skal bruke.
Rommet legges til ved å trykke på knappen det står Rom på, ikke ved å skrive inn romnummer manuelt i feltet foran Rom-knappen.

Innkaller du til et elektronisk møte, opprettes en lenke automatisk i bunnen av eposten. 
Denne lenken skal deltagerne trykke på når de skal delta i møte.
Alle som deltar i møte må ha headset eller annen lydenhet koblet til datamaskinen (for eksempel en lydpod).
Skal deltagerne også se hverandre under møtet, må alle i tillegg ha et webkamera. Alle bærbare PC-er har webkamera integrert i lokket.

Oppsett av e-post og kalender i Outlook på Windows eller Mac

Det anbefales å koble til maskinen din til fastnett ( grønn eller grå kabel i veggen på kontoret ) før du setter opp Outlook-kontoen din.

Ved oppsett på Windows eller Mac spør Outlook hvordan du vil koble til og deretter om din epost-adresse. Velg Exchange eller Exchange ActiveSync avhengig av hvilke valg som kommer opp, og skriv inn din fulltnavns-adresse, for eksempel ole.p.olsen@hiof.no

Dersom maskinen ikke finner kontoen din automatisk spør den om brukernavn, domene og servernavn:

Tjenernavn: epost.hiof.no
Brukernavn: skrives på formen brukernavn@hiof.no
Eventuelt domene: la dette feltet stå tomt

Når kontoen er funnet, huk av for avanserte innstillinger og velg å hente inn Alle e-poster i neste vindu ( Outlook foreslår siste 12 måneder ).

Oppsett av e-post og eventuelt kalender på mobile enheter

De fleste mobile enheter har oppsett som ligner hverandre.
Informasjonen som enhetene ber om under oppsettet er:

E-postadresse: din standard e-postadresse på formen fornavn.m.etternavn@hiof.no
Tjenernavn: epost.hiof.no
Brukernavn: skrives på formen brukernavn@hiof.no
Eventuelt domene: la dette feltet stå tomt

Vær oppmerksom på følgende:

Ved oppkobling med ActiveSync aksepteres implisitt at enheten kan settes tilbake til fabrikkoppsett ved fjernsletting når enheten er stjålet eller tapt på annen måte. Fjernsletting gjennomføres etter avtale med eier og medfører sletting av alle data, bilder, videooppptak, kalendere og kontaktlister etc. som er lagret lokalt, for å unngå at sensitivt materiale kommer på avveie.

Se også "Sikkerhet mobile enheter".

Publisert 14. mai 2018 10:39 - Sist endret 4. okt. 2018 15:26