Reglement for representasjon og bevertning ved Høgskolen i Østfold

Høgskolens bevilgning skal i størst mulig grad gå til utdannings- og forskningsaktivitet og administrativ støtte av denne. Høgskolens ansatte skal således vise nøkternhet når det kommer til representasjon og bevertning.

I disse retningslinjene presiseres det når og på hvilken måte det er anledning for HiØ-ansatte til å spise og drikke på høgskolens regning. Retningslinjene gjelder for hele høgskolens virksomhet, dvs. både bevilgningsfinansiert virksomhet og virksomhet finansiert gjennom eksterne prosjektmidler.

I tillegg til å sikre en forsvarlig bruk av midler på representasjon og bevertning, er retningslinjene utformet for å sikre den ansatte i forhold til deres egen skattemessige risiko. Alle vare- og tjenestekjøp arbeidsgiver dekker for en ansatt er i utgangspunktet å betrakte som skattepliktig inntekt. Skatteplikten opphører først hvis høgskolens dekning av utgiften kan begrunnes som relevant og nødvendig for virksomheten. Overholdelse av reglementet skal sikre dette.

Reglementet gjelder både ved bruk av bevilgningen og ved bruk av prosjektmidler.

Tjenestereise er omfattet av egne regler.

Statens Personalhåndbok regulerer representasjon og bevertning.

1. Retningslinjer ved representasjon

Representasjonsutgifter er utgifter til bevertning i form av lunsj, middag, bankett eller annet festmåltid, eller utgifter til mottakelser, ekskursjoner mv. der det er eksterne gjester til stede. Arrangementet skal ha et visst formelt preg, og det skal være en særskilt anledning. Eksempler kan være offisielle besøk, besøk av ledere fra andre institusjoner eller lignende. Høgskolen må fremstå tydelig som vertskap for arrangementet for at utgiftene skal klassifiseres som representasjon.

Få av høgskolens arrangementer vil kunne klassifiseres som representasjon. De fleste arrangementer vil derfor gå under reglene for bevertning, og ikke representasjon.

Det er rektor, prorektor, dekaner, avdelingsledelse Akademiet, leder for Fremmedspråksenteret, høgskoledirektør, fagdirektører og administrasjonssjefer som avgjør om et arrangement ved HiØ er representasjon og om utgiftene til arrangementet skal dekkes av HiØ etter reglene for dette i Statens Personalhåndbok. Godkjenning fra en av disse skal innhentes før arrangementet finner sted, og denne skal vedlegges leverandørfaktura eller anmodningen om utgiftrefusjon. Det er tilstrekkelig at godkjenningen er gitt per mail.

Regler for representasjon fremgår av Statens Personalhåndbok punkt 10.11.1. Det understrekes at reglenes maksimumssatser er svært høye, og at representasjon på høgskolens vegne i de aller fleste tilfeller forventes å ligge på et betydelig lavere nivå. Her må godkjenner og den som skal stå for representasjonen utvise skjønn i forhold til anledning og type arrangement.

Det skal gå frem av dokumentasjonen som følger leverandørfakturaen eller utleggsrefusjonen hvem som deltok på arrangementet, hvor og til hvilken tid arrangementet fant sted, hva som var anledningen for arrangementet, og hvem som har godkjent at utgiften pådras. Det er ikke anledning til å gi tips i Norge. Slik tips vil således ikke bli dekket.

2. Retningslinjer ved bevertning             

Hovedregelen er at bevertning ikke skal benyttes til interne møter med mindre det er ekstern deltakelse. Utgangspunktet er derfor at bevertning kan gis ved:

  1. Møter hvor andre enn virksomhetens egne tjenestemenn deltar og det er naturlig med bevertning  
  2. Møter i styrer, råd og utvalg og lignende hvor andre enn virksomhetens egne tjenestemenn deltar og det er naturlig med bevertning

Samtidig åpner reglene for noen begrunnede unntak hvor det kan være bevertning selv om det ikke er eksterne tilstede. Ved rene interne møter vil det således unntaksvis kunne gis bevertning. Følgende retningslinjer gjelder:

  1. Bevertning kan gis i forbindelse med konferanser/seminarer og avslutning av internt utvalgsarbeid og andre større arbeider.
  2. På møter som varer 3 timer eller mer, og som har møtetid både før og etter lunsjtiden, kan det tillates at det serveres en enkel lunsj.
  3. Ledere med personalansvar har anledning til å tilby svært enkel bevertning på enhetens personal- og allmøter.

All bevertning må godkjennes av budsjettansvarlig på forhånd.

Det er i Statens Personalhåndbok fastsatt maksimale beløpsgrenser per person for kostnader ved bevertning. Disse satsene fremkommer i Statens personalhåndbok punkt 10.11.3. Det understrekes at reglenes maksimumssatser er svært høye, og at bevertning på høgskolens vegne i de fleste tilfeller forventes å ligge på et betydelig lavere nivå. Her må godkjenner og den som skal stå for representasjonen utvise skjønn i forhold til anledning og type arrangement. I dette ligger det også at bevertning innenfor høgskolens lokaler forventes å være rimeligere enn utenfor.

Det skal gå frem av dokumentasjonen som følger leverandørfakturaen eller utleggsrefusjonen hvem som deltok på arrangementet, hvor og til hvilken tid arrangementet fant sted, hva som var anledningen for arrangementet, og hvem som har godkjent at utgiften pådras. Det er ikke anledning til å gi tips i Norge. Slik tips vil således ikke bli dekket.

3. Alkoholservering

Arbeidsmiljøet ved HiØ skal være rusfritt både for studenter og ansatte.

HiØ skal fremstå som tydelig og konsekvent overfor studenter og ansatte og opptre i samsvar med sin egen ruspolicy. Det skal derfor ikke serveres/nytes alkohol på HiØs områder innenfor arbeidstiden/i arbeidssammenheng.

Alkoholholdig drikke dekkes kun i forbindelse med servering av mat. Det skal utvises måtehold og det forutsettes at beløpsgrenser overholdes.

4. Mer om tips

Det skal ikke utbetales tips for statens regning i Norge. Det er ingenting i veien for at den enkelte arbeidstaker selv kan velge å gi tips, men dette dekkes da privat av den enkelte.

Unntak kan være ved representasjon i land hvor det er vanlig med en nøktern tips eller fast påslag på regningen.

5. Lokalisering

Hovedregelen er at høgskolens egne lokaler skal benyttes ved representasjon og bevertning. Dersom praktiske grunner eller anledningen tilsier det, kan bevertningen/representasjonen legges utenfor høgskolens lokaler.

6. Dokumentasjonskrav

Det skal gå frem av dokumentasjonen som følger leverandørfakturaen eller utleggsrefusjonen hvem som deltok på arrangementet, hvor og til hvilken tid arrangementet fant sted, hva som var anledningen for arrangementet, og hvem som har godkjent at utgiften pådras.

7. Spesielle anledninger

Direktøren kan gi godkjenning til bevertning ved spesielle anledninger. Eksempler på slike arrangementer er (ikke uttømmende):

  • Middag for høgskolens jubilanter
  • Høgskolens offisielle julebord
  • De årlige julelunsjer ved hvert studiested
  • De årlige sommerfester ved hvert studiested
  • Eventuelle andre større arrangementer

Reglementet er godkjent av høgskoledirektør, sept. 2018

Publisert 31. okt. 2018 09:50 - Sist endret 31. okt. 2018 09:54