Medarbeidersamtale

Hva er medarbeidersamtalen ved HiØ

Medarbeidersamtalen er et ledelsesverktøy som sammen med andre verktøy er en del av lederens helhetlige arbeid med strategisk og faglig utvikling og organisasjons- og personalutvikling.

Samtalen skal klargjøre hva som er og skal være den enkelte medarbeiders bidrag til verdiskapning og strategisk utvikling i avdelingen, enheten eller i gruppen. Den skal sikre at leder og medarbeider har en felles oppfatning av dette bidraget, av hvilke mål det skal jobbes mot, og av hvilke tiltak som eventuelt trengs for å realisere det. Den skal også gi lederen kunnskap om det psykososiale og fysiske arbeidsmiljøet og om hva som må være lederens bidrag for at medarbeiderens ressurser skal komme til sin rett.

Fra fylte 55 år skal seniorperspektivet inn i medarbeidersamtalen. Her vil det fokuseres på den ansattes fremtidsutsikter i denne fasen av yrkeslivet med tanke på videre kompetanseutvikling, justering av arbeidsoppgaver og arbeidstid, og etter hvert avvikling og fratreden.

Med denne tilnærmingen til medarbeidersamtalen er det ingen forskjell på om medarbeideren er vitenskapelig ansatt eller teknisk-administrativt ansatt. Lederens rolle og ansvar er den samme:

"Stimulere og motivere til utvikling av medarbeiderens personlige og
faglige ressurser i forhold til enhetens mål og strategier og stimulere
utviklingen av et godt psykososialt arbeidsmiljø."

En medarbeidersamtale er ...

  • En planlagt, strukturert og fortrolig samtale mellom en medarbeider og leder hvor begge har forberedt seg godt på de samme punkter.
  • En samtale hvor medarbeiderens rolle og bidrag i forhold til enhetens/institusjonens mål og strategier blir drøftet og vurdert.
  • En samtale hvor medarbeiderens totale situasjon er i fokus: arbeidsoppgaver og trivsel.
  • En arena for gjensidig tilbakemelding, men hvor hovedfokus er på medarbeideren.
  • En samtale om forhold leder og medarbeider kan gjøre noe med.
  • En samtale som har en klar tidsramme, som oftest 1 ½ - 2 timers varighet.
  • En samtale som vanligvis gjennomføres én gang i året.
  • En samtale som kan brukes som grunnlag for utvikling av kompetanseutviklingsplaner.
  • En forpliktende samtale som munner ut i en gjensidig skriftlig "kontrakt" mellom leder og medarbeider med en konkret handlingsplan. Hva er det viktigste vi snakket om? Hva skal være ditt bidrag som medarbeider for at enheten vår skal utvikle seg i strategisk ønsket retning?Hva skal være mitt bidrag som leder for at du skal kunne yte ditt beste?

En medarbeidersamtale er ikke ...

  • En uformell hyggesamtale
  • En prat i forbifarten for å avklare et konkret tema
  • En enveis vurdering eller utspørring av medarbeideren
  • En lønnsforhandlingssamtale
  • Et arbeidsplanmøte
  • En "konfliktsamtale"

Når medarbeideren går fra samtalen, skal han/hun helst føle seg "oppløftet", bedre til mote og mer motivert enn da samtalen begynte. Medarbeideren skal ha fått inspirasjon og energi til å ta i bruk mer av sine ressurser for å utvikle seg selv og enheten/institusjonen videre. Dette vil ikke si at leder og medarbeider skal unngå å ta opp vanskelige eller litt kinkige spørsmål, for eksempel i tilbakemeldingssekvensen. Men større konfliktspørsmål kan lett føre til at samtalen mister fokus på bidrag til verdiskapningen og på stimulering av personlige ressurser, og ikke minst føre til at samtalen ikke føles som noe positivt for medarbeideren.

Et generelt råd er derfor å løfte tunge konflikttemaer ut av møtet og avtale et eget møte om dem snarest mulig etter medarbeidersamtalen. Men her må lederen vurdere situasjonen: virker situasjonen så prekær at det er nødvendig å åpne opp for spørsmålene der og da?

Det er heller ikke "forbudt" å komme inn på lønnsspørsmål. Det kan falle helt naturlig i samtalen at medarbeideren mener seg fortjent til lønnsregulering eller at lederen mener det samme, men dette er noe annet enn å begynne å forhandle lønn.

Aktuelle skjema

Snakk om utvikling - medarbeidersamtalen i staten

Difi har utviklet et eget e-læringskurs om medarbeidersamtaler. Kurset har ulike moduler for medarbeider, leder og HR.

Hensikten med e-læringsprogrammet er å få bedre kvalitet på medarbeidersamtalene for å oppnå bedre kompetansestyring, bedre personalledelse og styrket medarbeiderutvikling i staten.

Publisert 15. mai 2018 15:46 - Sist endret 1. mars 2019 08:51