Rutine for mottak av nyansatte

Denne rutinen beskriver hvilke oppgaver og ansvar leder, fadder og annet støtteapparat har for mottak av en nyansatt – fra en kandidat er innstilt til stilling og de 6 første måneder i en ansettelsesforhold.

Når tilbudet sendes ut

Ansvar Oppgaver Rutiner
Leder Informerer HR-lokalt og sentralt om forventet oppstart, kontor og systemtilganger rutinebeskrivelse for leder
HR HR sentralt sender ut tilbudsbrev med arbeidsavtale og personopplysningsskjema \Public360\Personal\Tilbud

Når arbeidsavtale m.v. er mottatt

Ansvar Oppgaver Rutiner
HR Når arbeidsavtale er underskrevet returneres ett eksemplar til den nyansatte via post eller Jobbnorge. HR sender samtidig ut en velkomsthilsen via Jobbnorge med link til aktuell informasjon for nyansatte. rutinebeskrivelse for leder
Arkiv

Arkiv registrerer den signerte arbeidsavtalen med tilhørende dokumenter i P360

  • Originalversjonen av arbeidskontrakten med tilhørende dokumenter sendes til lønn. 
  • Personopplysningsskjemaet sendes direkte til lønn og HR-SSAH/SSAF. 
  • Nærmeste leder, overordnet leder og lønn får kopi av arbeidskontrakten i P360
 
HR-SSAH/SSAF

Videresender informasjon fra personopplysningsskjemaet til de ulike aktørene:

  • Renhold: romnummer og oppstartstidspunkt
  • Bygningsmessig drift/vaktmester: romnummer, tiltredelsestidspunkt og tilpasningsbehov 
  • IT-tjenester: navn, pc/mac- spesielle tekniske behov, romnummer, tilganger, avdeling, stillingstype (prosent og fast/midl.) og mobilnummer
  • Nærmeste leder og dekan får informasjon om tilpasningsbehov
  • Servicetorg: navn, tittel, romnummer, avdeling og tiltredelsestidspunkt
 
Lønn
  • registrerer arbeidsavtale i SAP
Rutine for lønn
Nærmeste leder
  • kontakter nyansatt
  • oppnevner fadder
  • utarbeider opplæringsplan

Rutine for leder

Rutine for fadder

Opplæringsplaner

IT-tjenester
  • klargjør utstyr og systemtilganger
Rutine for IT-tjenester (intern rutine med begrenset tilgang her)
Renhold
  • rengjør og går over arbeidsplassen før første arbeidsdag
 
Bygningsmessig drift/vaktmester
  • sjekker kontor og gjør eventuelle tilpasninger/utbedringer etter avtale med nærmeste leder
Sjekkliste for kontor
Servicetorg/ posten
  • bestiller blomst og klargjør nøkler, navneskilt og posthylle
Rutine for servicetorget
Fadder
  • forbereder mottak av nyansatt
Rutine for fadder

Første dag på jobb

Ansvar Oppgaver Rutiner
Leder Nærmeste leder møter nyansatt og tar med til servicetorg og arbeidsplass og gjennomfører samtale og introduserer fadder Rutine for leder
Servicetorg Servicetorg gir ut ansattkort, parkeringskort og nøkler til nyansatt Rutine for servicetorget
Fadder Fadder tar den nyansatte med på omvisning, hilserunde og lunsj sammen med seksjon/avdeling Rutine for fadder

De første ukene

Ansvar Oppgaver Rutiner
Leder Nærmeste leder gjennomfører oppstartssamtale med nyansatt  Rutine for leder
Fadder Fadder følger opplæringsplanen sammen med nyansatt Rutine for fadder

Første 3 måneder

Ansvar Oppgaver Rutiner
Leder Nærmeste leder gjennomfører første oppfølgingssamtale med nyansatt  Rutine for leder
Fadder Fadder følger opplæringsplanen sammen med nyansatt Rutine for fadder

Første 6 måneder

Ansvar Oppgaver Rutiner
Leder Nærmeste leder gjennomfører andre oppfølgingssamtale med nyansatt  Rutine for leder
Fadder Fadder følger opplæringsplanen sammen med nyansatt Rutine for fadder
Emneord: Nyansatt
Publisert 22. aug. 2019 10:51 - Sist endret 26. mars 2020 15:40