Personalreglement ved Høgskolen i Østfold

Personalreglementet ved Høgskolen i Østfold følger av statsansatteloven. Personalreglementet regulerer høgskolens handlingsrom i saker som omhandler ansettelser av undervisnings- og forskerpersonell, teknisk- administrativt ansatte og ledere.

Del I Generelt

1. Definisjoner, generelt om ansettelsesmyndighet mv.

1.1 Styret selv ansetter ledere på første og andre ledernivå iht. til gjeldende delegasjonsreglement.

1.2 Øvrige stillinger ansettes av hhv. ansettelsesråd eller ansettelsesutvalg, se personalreglementet punkt 6. jf. høgskolens til enhver tid gjeldende delegasjonsreglement.

1.3 «Statsansatt» betyr i dette reglement enhver ansatt arbeidstaker i virksomheten.

2. Unntak fra reglementsbestemmelsene

2.1 For ansettelse av statsansatte for en periode på inntil ett år gjelder ikke reglene i punkt 3 til 8. I disse ansettelsessakene gjelder ikke lovens regler om kvalifikasjonsprinsippet, offentlig utlysning, innstilling og ansettelse, jf. statsansatteloven § 7 annet ledd. Ansettelser med hjemmel i denne bestemmelsen krever dokumentert relevant kompetanse. Innstillende myndighet iht. gjeldende delegasjonsreglement har ansettelsesretten.

2.2 En ansettelse eller forlengelse av et ansettelsesforhold som vil strekke seg ut over ett år, jf. punkt 2.1 ovenfor, skal behandles etter reglementets vanlige regler.

2.3 Ansettelse etter nr. 2.1 ovenfor kan bare skje dersom det foreligger hjemmel for midlertidig ansettelse etter statsansatteloven § 9. Hjemmelsgrunnlaget skal følge ansettelsen.

2.4 Ansettelsesforhold med kortere arbeidstid enn 15 timer per uke og med ansettelsestid som strekker seg utover ett år, er unntatt fra personalreglementets bestemmelser om innstilling og ansettelse jf. statsansatteloven § 7 tredje ledd bokstav b. Innstillende myndighet iht. gjeldende delegasjonsreglement har ansettelsesretten.

2.5 Der statsansatteloven ikke regulerer eller hjemler unntak for undervisnings- og forskerpersonale reguleres dette i universitets- og høyskoleloven, med gjeldende forskrifter.

Del II Utlysning, innstilling og forslag til ansettelse

3. Utlysning av stillinger

3.1 Ledige stillinger skal, med de unntak som er nevnt i pkt. 3.2 og 3.3. nedenfor, utlyses offentlig, jf. statsansatteloven § 4 første ledd.

3.2 For ansettelser inntil ett år kan offentlig utlysning av ledig stilling unnlates.

3.3 Stillinger som utlyses offentlig skal også utlyses internt. Ledige stillinger anses som kunngjort for alle ansatte når de er publisert på høgskolens nettsider. Alle som er ansatt i virksomheten, fast eller midlertidig, og innleide arbeidstakere, kan søke stillinger som bare er utlyst internt. Se også arbeidsmiljøloven § 14-1.

4. Innstilling og forslag til ansettelse mv.

4.1 Ansettelse av prorektor, leder for avdeling og grunnenhet og administrerende direktør etter uhl § 11-1 (3) skal skje på grunnlag av innstilling fra et innstillingsutvalg. Styret selv fastsetter innstillingsutvalgets sammensetning og nærmere regler om innstilling m.m. jf. gjeldende delegasjonsreglementet.

4.2 For øvrige ansatte skal nærmeste leder avgi innstilling, jf. statsansatteloven § 5 første ledd. Dersom nærmeste leder er medlem av ansettelsesorganet, avgir vedkommende i stedet forslag til ansettelse, jf. statsansatteloven § 5 annet ledd.

4.3 Dersom det er flere kvalifiserte søkere til en stilling, skal vanligvis tre søkere innstilles eller foreslås i den rekkefølge de bør komme i betraktning, jf. statsansatteloven § 5 tredje ledd.

5. Innsynsrett

Søkernes (partenes) innsynsrett i en formell innstilling reguleres av forvaltningslovforskriften jf. § 19. Søkerne skal ha den samme innsynsrett i et forslag til ansettelse.

Del III Ansettelse

6. Ansettelsesorgan

6.1 Styret selv ansetter ledere på første og andre ledernivå iht. til gjeldende delegasjonsreglement.

6.2 Høgskolestyret har bestemt at det skal være ett ansettelsesråd for ansettelse av tekniske og administrative stillinger jf. uhl § 11- 1 (5), statsansatteloven § 6 og styrevedtak 53/17.

6.3 Styret har delegert sin ansettelsesmyndighet til ett ansettelsesutvalg for ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger, inklusive stipendiater, jf. 6-3 (1) og styrevedtak 53/17.

6.4 Ansettelsesrådet for tekniske og administrative stillinger (AR) skal bestå av:

Representerer Fast representant Vararepresentant
Leder HR-direktørHR-direktørHR-direktør Høgskoledirektør
Arbeidsgiver Økonomidirektør Studiedirektør
Arbeidsgiver Administrasjonssjef Halden Administrasjonssjef Fredrikstad
Arbeidstaker Ansattrepresentant Ansattrepresentant
Arbeidstaker Ansattrepresentant Ansattrepresentant
  • Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende.
  • Ansettelsesrådets arbeidstakerrepresentanter må bestå av en representant for det administrativt personalet og en representant for drift- og teknisk personale.
  • Hvert kjønn skal være representert med minst to jf. likestillings- og diskrimineringsloven § 28.
  • Det bør utpekes minimum to vararepresentanter til hver arbeidstakerrepresentant.

6.5 Ansettelsesutvalget for undervisnings- og forskerstillinger (AU) skal bestå av:

Representerer Fast representant Vararepresentant
Leder HR-direktørHR-direktørProrektor Rektor
Arbeidsgiver HR-direktør Høgskoledirektør
Arbeidsgiver Forskningsdirektør Studiedirektør
Arbeidstaker Ansattrepresentant Ansattrepresentant
Arbeidstaker

Ansattrepresentant

Ansattrepresentant
Student Studentrepresentant Studentrepresentant
  • Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende. 
  • Ansettelsesutvalgets arbeidstakerrepresentanter bør bestå av en toppkompetent og en førstekompetent.
  • Hvert kjønn skal være representert med minst tre jf. likestillings- og diskrimineringsloven § 28.
  • Det bør oppnevnes minimum to vararepresentanter til hver arbeidstakerrepresentant.

7. Oppnevning av representanter for de ansatte

Ansettelsesråd

7.1 Representantene for de ansatte skal tilhøre den samme gruppe av ansatte som den ledige stillingen, jf. reglementets punkt 6.2.

7.2 Den tjenestemannsorganisasjon som organiserer ansatte i vedkommende gruppe og som enten selv eller gjennom tilslutning til en hovedsammenslutning, er forhandlingsberettiget, oppnevner representanter for de ansatte med personlige vararepresentanter. Er det flere forhandlingsberettigede organisasjoner som har medlemmer i vedkommende gruppe av ansatte, oppnevner organisasjonene i fellesskap representantene med vararepresentanter. Representantene for de ansatte representerer ikke sin egen organisasjon når de først er oppnevnt, men skal ivareta interessene til samtlige søkere.

7.3 Representantene for de ansatte bør oppnevnes for en periode på fire år om gangen. Funksjonstiden settes slik at den ikke løper ut samtidig for begge arbeidstakerrepresentantene. Kan organisasjonene ikke bli enige om hvem som skal oppnevnes, oppnevnes to representanter for de ansatte med vararepresentanter etter følgende regler:

a) For at en organisasjon skal kunne utpeke representanter etter reglene nedenfor, må den ha som medlemmer minst 25% av de organiserte ansatte i gruppen.

b) Primærorganisasjonene under samme hovedsammenslutning kan slå sammen medlemstallet i samsvar med reglene i denne paragraf.

c) Dersom to eller flere tjenestemannsorganisasjoner organiserer ansatte i vedkommende gruppe av ansatte, skal de to organisasjonene som har størst medlemstall innen gruppen oppnevne hver sin representant med vararepresentant.

Ansettelsesutvalg

7.4 Styret selv fastsetter sammensetningen av ansettelsesutvalget jf. uhl § 6-3 (1). Arbeidstakerrepresentantene oppnevnes for en periode på fire år etter forslag fra tjenestemannsorganisasjonene. Funksjonstiden settes slik at den ikke løper ut samtidig for begge arbeidstakerrepresentantene. Studentrepresentantene oppnevnes for en periode på ett år, etter forslag fra studentparlamentet, jf. styrevedtak 53/17.

8. Saksbehandlingen i styret, ansettelsesråd og -utvalg

8.1 Innstillingen/forslag til ansettelse sendes til styret, ansettelsesrådet eller ansettelsesutvalget.

8.2 I statsforvaltningen gjelder generelt at deltagelse i innstillings- og ansettelsesråd/-utvalg er en tjenesteplikt. Medlemmene kan ikke hindre vedtak ved å utebli fra behandlingen. Dersom likevel enkelte av ansettelsesmyndighetens medlemmer ikke deltar i behandlingen av en sak er rådet beslutningsdyktig om minst halvparten av medlemmene deltar.

8.3 Vedtak om ansettelse gjøres i møte. Andre saker knyttet til en rekrutteringsprosess kan tas elektronisk, på skriftlig behandling. Saken avgjøres ved alminnelig flertallsbeslutning, leder har dobbeltstemme ved stemmelikhet. I alle saker tas vedtak inn i en protokoll.

8.4 Dersom et medlem av et ansettelsesråd/-utvalg eller et styre ønsker å ansette en søker som ikke er innstilt, skal det innhentes en skriftlig vurdering av søkeren fra den som avgir innstillingen, jf. statsansatteloven § 6 tredje ledd. Dette gjelder ikke ved forslag til ansettelse.

Del IV Andre bestemmelser

9. Klageorgan

Dersom en statsansatt i medhold av forvaltningsloven påklager et vedtak om oppsigelse, ordensstraff, suspensjon eller avskjed, er klageinstansen styret ved Høgskolen i Østfold.

10. Forbud mot gaver i tjenesten

Nærmere regler om bestemmelser om forbud mot gaver i tjenesten, jf. statsansatteloven § 39.

11. Ikrafttredelse og revisjon

11.1 Dette personalreglementet er forhandlet frem mellom ledelsen i virksomheten og de tjenestemannsorganisasjonene i virksomheten som har forhandlingsrett etter tjenestetvistloven. Personalreglementet omfatter de forhold som er fastsatt som forhandlingsgjenstand i statsansatteloven, og er i samsvar med kravene i lovens § 2 fjerde ledd.

11.2 Personalreglementet trer i kraft 23. april 2018 i samsvar med det partene er enige om, jf. statsansatteloven § 2 første ledd og hovedavtalens § 19 nr. 2 bokstav d.

11.3 Hver av partene i virksomheten og kommunal- og moderniseringsdepartementet kan når som helst kreve at personalreglementet tas opp til revisjon, jf. statsansatteloven § 2 femte ledd.

11.4 Høgskoledirektør har fullmakt til å foreta tekniske oppdateringer av reglementet i samsvar med endringer i lov, forskrift, avtaleverk, vedtak i høgskolestyret eller andre mindre/tekniske justeringer. Høgskoledirektør kan delegere dette ansvaret til fagdirektør.

Endret i tråd med fremforhandlet personalreglement 20.4.2018, jf. protokoll av 6.4.2018

Publisert 15. mai 2018 13:50 - Sist endret 4. sep. 2018 15:47