Ansettelse og oppfølging av stipendiater

Denne rutinen beskriver prosessen rundt tildeling av hjemler, utlysning av stipendiatstillinger og oppfølging av stipendiater i løp.

Informasjon for stipendiater

Stipendiatkategorier ved HiØ

  • Rekrutteringsstipendiater: finansiert av øremerket bevilgning fra Kunnskapsdepartementet.
  • Internt finansierte stipendiater: dette er primært personer som er i ordinær UF-stilling ved høgskolen, men som i en periode helt eller delvis er løst fra ordinære arbeidsoppgaver for å gjennomføre et doktorgradsløp.
  • Eksternt finansierte stipendiater: dvs. finansiering med eksterne prosjektmidler, for eksempel Norges forskningsråd.
  • Kunststipendiater: stipendiater som er tatt opp i Stipendprogram for kunstnerisk utviklingsarbeid.

Det kan også være kombinasjoner av disse.

HiØs plikter

  • HiØ har arbeidsgiveransvar for stipendiaten (med mindre annet er avtalt). 
  • HiØ skal tilby individuelt tilpasset infrastruktur.
  • HiØ skal sørge for inngåelse av nødvendige avtaler mellom stipendiaten og hans/hennes kontaktpunkter. 
  • HiØ v/aktuell dekan har ansvar for tilgang på veiledningsressurser, både ved HiØ og gradsgivende institusjon.
  • HiØ v/aktuell dekan har ansvar for at stipendiaten tilknyttes aktuell forskergruppe og/eller prosjektgruppe der dette er aktuelt.
  • HiØ v/aktuell dekan har ansvaret for å gjennomføre årlige medarbeidersamtaler, der en bl.a. går gjennom status og videre/gjenstående arbeid, og vurderer om det er nødvendig med spesielle tiltak for at stipendiaten skal kunne gjennomføre doktorgradsløpet.
  • HiØ v/biblioteket skal tilby opplæring og veiledning i informasjonssøk, referanseteknikk og vitenskapelig publisering.

Stipendiatens plikter

  • Gjennomføre det planlagte forskningsarbeidet innen normert tid.
  • Bidra i undervisningen og/eller med annet relevant pliktarbeid, dersom det er gjort avtale om dette.
  • Rapportere årlig om progresjon i arbeidet i form av en statusrapport som sendes til dekan og høgskolens sentrale FoU-utvalg.
  • Snarest mulig rapportere evt. problemer med gjennomføringen til dekan og veiledere.

Kontaktpunkter

Høgskolens kontaktnett for stipendiatene består av: veileder, biveileder, dekan, FoU-leder ved avdelingen, kontaktperson ved biblioteket og FoU-utvalget v/sentral FoU-koordinator. Stipendiatene har ett medlem i høgskolens FoU-utvalg.

Tildeling av hjemler

En stipendiatstilling (rekrutteringsstipendiat) blir tilgjengelig på to måter:

  1. Tildeling av ny hjemmel over statsbudsjettet
    Statsbudsjettet synliggjør hvert år om høgskolen har fått nye hjemler. Eventuell inndragning av hjemler vil også komme fram. HR-enheten bekjentgjør nye hjemler så snart statsbudsjettet er kjent.

    Søknadsfrist: 1.12
  2. Frigjøring av eksisterende hjemmel
    HR-enheten informerer om ledige hjemler ca. 18 måneder før hjemmelen frigjøres. En hjemmel kan også frigjøres ved at stipendiaten ikke får opptak ved gradsgivende institusjon eller ved at stipendiaten avbryter sitt løp.

    Søknadsfrist: 1.5 og 1.12

Kriterier for tildeling av stipendiathjemler

I tillegg til høgskolens overordnede strategi og faglige satsingsområder, skal den enkelte avdelings overordnede strategi og kompetanse- og rekrutteringsplan ligge til grunn for tildeling av stipendiathjemler etter søknad fra avdelingene.

Gjeldende faglige satsingsområder er:

  • Arbeidslivs- profesjons- og tjenesteforskning. «Skandinaviske tradisjoner, importerte løsninger og lokale tilpasninger»
  • «Brukerstyrt innovasjon i smarthus for energi og helse.»
  • «En skole for kunnskapssamfunnet: kunnskapsutvikling for 5-årig grunnskolelærerutdanning.»

Rutine for søknad om stipendiathjemmel

  • Søknadsskjema «Søknad om stipendiathjemmel» sendes til HR-enheten med kopi til prorektor og forskningsdirektør via Public360.
  • Prorektor og forskningsdirektør behandler innkomne søknader og innstiller for tildeling av hjemler.
  • Rektor godkjenner tildelingen.
  • Tildelingen bygges inn i Aktivitetsplan/budsjettrammer med særskilt vedtakspunkt.
  • Tildeling bekjentgjøres i aktuell avdelings tildelingsbrev med kopi til HR-enheten.

Merknad! Det er satt en frist for opptak/tiltredelse i stilling på 6 måneder etter ansettelse. Dersom dette ikke er oppfylt, kan avdelingen lyse ut stipendiatstillingen for andre gang. Dersom det ikke ansettes i stillingen etter andre utlysning, trekkes den tilbake og bekjentgjøres som ledig hjemmel.

Utlysning av stipendiatstilling

Når en hjemmel er tildelt et gitt fagområde/avdeling gjennom tildelingsbrevet, kan utlysning skje umiddelbart. Avdelingen tar da kontakt med HR-enheten for å få igangsatt prosessen.

Stipendiatperiodens varighet

Ved Høgskolen i Østfold er det regulert to mulige stipendiatløp*:

  • 3 år uten undervisningsplikt
  • 4 år med 25% undervisningsplikt

Det fireårige stipendiatløpet er vanlig praksis, men avdelingene har ulike behov ved ansettelse av stipendiater. Det åpnes derfor opp for et kortere og mer komprimert løp der dette er mest formålstjenlig. Innstillende myndighet skal overfor ansettelsesmyndigheten oppgi en kort begrunnelse for valgt løp før utlysning av stilling.

Søknader og håndtering av disse

Interne og eksterne søkere behandles likt i ansettelsesprosessen.

Når søknadsfrist har gått ut, vurderer ansettelsesutvalget kandidatenes kompetanse i lys av utlysningsteksten og godkjenner kandidater som kan gå videre til intervju. Med utgangspunkt i denne vurderingen velger avdelingen kandidater til intervju.

Intervjuer og innstilling

Intervjuene er som regel todelt, med en presentasjon av prosjekt og et ordinært intervju av kandidaten. Etter at intervjuene er foretatt, utarbeider avdelingens ledelse innstilling som danner grunnlag for ansettelsesutvalgets ansettelse av stipendiaten.

Ansettelse og avlønning

Etter ansettelsesutvalgets behandling, tilskrives den ansatte stipendiaten og informeres om forutsetningene for tiltredelse i stillingen som stipendiat. Det sendes ut en foreløpig arbeidsavtale for ansettelsesforholdet der det skal framgå hvilket fagområde stipendiaten er tilknyttet. Av arbeidsavtalen skal det framgå når opptak til doktorgradsprogram skal være foretatt, og når endelig plan for forskerutdanningen skal være framlagt.

Overgang til annet doktorgradsprogram kan ikke foretas uten etter avtale med arbeidsgiver.

Opptak av styringsgruppen for Stipendprogram for kunstnerisk utviklingsarbeid er et vilkår for ansettelse som stipendiat innenfor stipendprogrammet i kunstutdanningene.

Lønnsfastsettelse

Stipendiater skal ved tiltredelse i høgskolen lønnes etter gjeldene bestemmelser i Hovedtariffavtalen i Staten. Lønnsramme 20, med innplassering på minimum lønnstrinn 50, alternativ 8, og det gis tilsvarende fiktiv tjenesteansiennitet.

Interne søkere behandles på lik linje som øvrige rekrutteringsstipendiater.

Opptak og tiltredelse

Opptak til doktorgradsprogram er et vilkår for tiltredelse i stilling som stipendiat. Dersom opptaksavtale ikke foreligger innen den tidsfrist som framgår av arbeidsavtalen, kan det gi grunnlag for arbeidsgiver til å vurdere å heve arbeidsavtalen. Overgang til annet doktorgradsprogram enn det arbeidsavtalen forutsetter, uten etter avtale med arbeidsgiver, kan gi grunnlag for å vurdere oppsigelse.

Endelig plan for forskerutdanning skal være godkjent og avtalefestet senest
tre måneder etter tiltredelse.

Ved HiØ er frist for opptak til doktorgradsprogram satt til 6 måneder.

Videre må det framgå når endelig plan for forskerutdanningen skal være framlagt. Planen skal navngi hvem som har faglig veiledningsplikt for stipendiaten. Dersom opptaksavtale ikke foreligger innen den tidsfrist som framgår av arbeidsavtalen, kan det gi grunnlag for arbeidsgiver å vurdere å heve arbeidsavtalen.

Opptak til doktorgradsprogram sendes fra opptaksinstitusjon til søker med kopi til den aktuelle avdeling.

Når melding om opptak mottas på avdeling, registreres brevet i personalmappen (Public360), med kopi til saksbehandler i HR- og økonomi- og driftsenheten. Slik melding er avgjørende for at den ansatte plasseres i riktig stillingskode og får utbetalt lønn, samt at det overføres økonomiske midler til avdelingen.

Saksbehandler i HR-enheten sender stipendiaten bekreftelse på tiltredelsesdato på bakgrunn av opptaksbrevet.

Hvis opptak til gradsgivende institusjon ikke lykkes, opphører ansettelsesforholdet i stipendiatstillingen, som avtalt i signert arbeidsavtale.

Oppfølging i doktorgradsløp

Prøvetid, rettigheter, plikter

Gjeldene lover og regler for ansettelse av arbeidstakere i staten er også gjeldende for stipendiater. Ved ansettelse gjelder en prøvetid på 6 måneder.

Arbeidsåret for stipendiater tilsvarer arbeidsåret for arbeidstakere i staten med 37,5 timer netto arbeidstid pr. uke, med ferie og feriegodtgjøring etter ferielovens bestemmelser.

Normal progresjon

Leder rapporterer hvert år til HR om framdriften i den organiserte forskerutdanningen. Denne rapporten skal arkiveres i personalmappen for å sikre at det gjennomføres. Manglende rapportering av framdrift, alvorlig svikt i framdriften eller i gjennomføringen av pliktarbeid kan, når forholdet skyldes stipendiaten, gi grunnlag for å vurdere oppsigelse. Også innenfor Stipendprogram for kunstnerisk utviklingsarbeid kan alvorlig svikt i framdriften gi grunnlag for å vurdere oppsigelse når forholdet skyldes stipendiaten.

Håndtering ved utsettelser

Stipendiaten har som arbeidstaker krav på permisjoner etter lov eller tariffavtale. Disse skal ikke medregnes ved beregning av ansettelsesperioden. Det samme gjelder for sentrale lederverv i nasjonale organisasjoner for stipendiater, for tida Stipendorganisasjonene i Norge. Det gis forlengelse for redusert arbeidstid i henhold til arbeidsmiljølovens § 12 på grunn av omsorg for barn og nær familie.

Fravær som skal gi grunnlag for forlengelse, må utgjøre minst to sammenhengende uker. Ansettelsesmyndigheten kan i særskilte tilfeller gi forlengelse ut over dette for forhold som har vært til hinder for stipendiatens forskningsprogresjon. Slike forhold kan eksempelvis være særlige omsorgsbelastninger eller uforutsette hindringer av arbeidsmessig art som ikke kan lastes stipendiaten. Forutsetningen for forlengelse er at stipendiaten vil kunne fullføre doktorgradsutdanningen innen forlengelsestidas utløp. Avgjørelsen om forlenget stipendiatperiode fattes av ansettelsesmyndigheten etter forslag fra innstillingsmyndigheten.

Ved sykdomsfravær under to uker for stipendiat med pliktarbeid, bør fraværet fordeles forholdsmessig mellom forskningsarbeid og pliktarbeid.

Avbrudd

Høgskolen mottar fra 2012 en uttelling på 20 % av den ordinære doktorgradsuttellingen for kandidater som fullfører sin doktorgrad ved norske institusjoner. I tillegg til det kompetansemessige er det dermed også et økonomisk insitament til å sikre at kandidatene fullfører sine doktorgradsløp.

Avbrudt doktorgradsløp får ingen konsekvenser for stipendiaten. Leder må skriftlig melde fra om avbrudt stipendiatløp til HR-enheten.

Avslutning av doktorgradsløpet

Stilling som stipendiat ved universiteter og høgskoler har fullført forskerutdanning fram til doktorgrad som mål.

Stilling som stipendiat i kunstutdanningene innenfor Stipendprogram for kunstnerisk utviklingsarbeid har som mål å føre fram til faglig kompetanse på nivå med førsteamanuensis.

Stipendiaten oppnår sin doktorgrad ved å disputere ved den institusjonen han /hun er opptatt i doktorgradsprogram.

Bekreftelse på oppnådd doktorgrad og vitnemål er grunnlag for søknad om opprykk til førsteamanuensis for de som har ansettelsesforhold ved høgskolen.

Rapportering og økonomi (kun rekrutteringsstipendiater)

Rapportering

I forbindelse med den årlige rapporteringen til KD, skal det også rapporteres data knyttet til stipendiater. Dette gjelder alle typer stipendiater og er særlig viktig fra 2010 ettersom rapportering av avlagte doktorgrader heretter vil gi økonomisk uttelling, se avbrudd doktorgradsløp.

HR- enheten er ansvarlig for å innhente nødvendige data og foreta rapporteringen dels overfor DBH og dels som grunnlag for kommentarer i høgskolens årsrapport. Data innhentes fra avdelingene. Det utarbeides et eget skjema for rapporteringen.

Framdrift skal i tillegg rapporteres i tertialrapportene.

Økonomi

Det tildeles midler til den aktuelle avdeling tilsvarende 75 % av den sats som styret vedtar for hvert budsjettår. Utgangspunkt for beregning av satsen er tildeling året før korrigert for lønns- og prisstigning samt eventuelle nye hjemler/trekk. Satsen skal være lik for alle hjemlene.

KDs bevilgning gjelder 100 % stilling. Satsen er derfor å betrakte som 100 % og skal inkludere lønn og andre kostnader knyttet til stipendiatperioden.

Tildelingsperiode

En full stipendiatperiode er tre år i 100 %. Dette er grunnlaget for den tildeling høgskolen mottar fra departementet.

Hos oss ansettes imidlertid en stipendiat normalt i 4 år med 75 % stipendiatstilling og 25 % undervisningsplikt. Midler for stipendiatstillingen tildeles dermed over fire år. Unntak kan kun gis dersom stipendiaten er ansatt i en annen stillingsprosent og det foreligger en bekreftelse på dette fra HR-enheten.

Forutsetning for tildeling

For at en avdeling skal få tildelt midler, må det foreligge en bekreftelse på at vedkommende har tiltrådt sin stilling.

Slutt og frigjøring av hjemmel

Når en stipendiat er bekreftet tiltrådt, vil midler bli overført avdelingen i 4 år fra tiltredelsesdato. Hjemmelen kan dermed betraktes som frigjort fra den dato bevilgningen opphører, og ny stipendiat ansettes. Ved forsinkelser må den aktuelle avdeling selv påse at det avsettes midler som kan finansiere forsinkelsen. I tilfeller der stipendiaten slutter i stillingen før perioden er utløpt uten å ha fullført sin doktorgrad, bør særskilte bestemmelser gjelde.

Budsjett/regnskapsføring

Lønn skal føres på art 5102 Lønn stipendiater. I vanlige tilfeller skal 75 % av lønnen føres på formål 61 Rekrutteringsstipendiater, mens 25 % skal føres på formål 21 Undervisning. Ved budsjettering kan formål og persondimensjonen brukes hvis ønskelig. Persondimensjonen brukes automatisk ved regnskapsføring av lønn. Når det gjelder andre kostnader, bør disse også regnskapsføres på persondimensjonen for å sikre best mulig oversikt over samlede kostnader. Her kan formål 61 brukes i sin helhet.

Rutine for oppfølging av rekrutteringsstipendiater ble godkjent av rektor 18.12.2014 og oppdatert 29.9.2015, jf. sak 14/04277.

Publisert 24. mai 2018 09:49 - Sist endret 1. mars 2019 08:51