Reisereglement for ansatte ved HiØ

1.0 Generelt

For Høgskolen i Østfold gjelder statens reiseregulativ, særavtaler for hhv innenlands og utenlands reiser.
Disse reglene er gjengitt i sin helhet i Statens personalhåndbok, kap. 9.2 og 9.3 (lovdata.no).

Dette er kun en presisering av de reglene som oftest kommer til anvendelse og hvordan vi skal praktisere regler som vi etter regulativet har anledning til å fastsette selv.

2.0 Utfylling av reiseregning

2.1 Ansatte som har fått tilgang til SAP Portal/DFØ app

Ansatte skal skrive reiseregning i SAP Portal/DFØ app hvis de har fått tilgang til dette. Alle satser blir til enhver tid oppdatert i dette systemet.
Ved reiser utenfor Østfold må klokkeslett for reisens start og hjemkomst påføres, da dette er viktig for å få beregnet korrekt diett.

Har man bilag/kvitteringer til en reiseregning skal man skanne disse og deretter laste opp denne filen som vedlegg i reiseregningen, i DFØ app så kan man ta bilde av bilag/kvitteringen og lagre vedlegget. 

2.2 Ansatte som ikke har fått tilgang til SAP portal

Reiseregning skal skrives på statens fastsatte standardblankett hvis man ikke har fått tilgang til SAP Portal. Blankett kan fås ved henvendelse til lønn ved HR-enheten.
Reiseregningen skal påføres korrekt navn, adresse, fødselsnummer og bankkontonummer.
I tillegg skal reiseregningen inneholde opplysninger om avreisetidspunkt og hjemkomst, hvilken avdeling man har hatt oppdrag for og årsaken til reisen.

3.0 Kredittkort/reiseforskudd

Høgskolen i Østfold har inngått avtale med Eurocard om bruk av kredittkort. Dette innebærer at alle ansatte med en viss reisevirksomhet får tilbud om firmakort med personlig ansvar til bruk på reiser hvor det senere skal skrives reiseregning.

Den ansatte er selv ansvarlig for å betale regningen fra kortselskapet, men hvis reiseregningen blir sendt med det samme man kommer hjem blir utgiftene for reisen overført den ansattes bankkonto før regningen fra kortselskapet kommer. Dette vil likevel ikke gjelde reiser som strekker seg over en måned eller mer.

Alternativt kan den ansatte be om forskudd på bestemte tjenestereiser. Dette skal søkes om i SAP Portal/DFØ app, reiseforskudd kan også søkes om på dertil bestemt skjema, X-0124 B. Søknaden skal inneholde opplysninger om avreisedato, hjemkomst, formål med reisen og reisemål. Forskuddet skal maksimalt dekke anslåtte utgifter til reise og opphold. I merknadsfeltet skal det framgå hvordan forskuddet er beregnet med angivelse av cirkapriser.
Når reiseforskuddet registreres, vil reisen få et nummer. Dette reisenummeret skal den ansatte benytte når man kommer hjem fra tjenestereisen slik at forskuddet blir avregnet mot den riktige reisen.

Dersom det ikke er levert reiseregning innen én måned etter hjemkomsten, vil forskuddet bli trukket i første lønnsutbetaling.

Det gis ikke nytt reiseforskudd før det første er gjort opp. Det gis heller ikke reiseforskudd på under kr. 2.000,-.

4.0 Reisemåte

I prinsippet skal den reisende benytte billigste reisemåte. Dersom man ønsker å fravike dette prinsippet, må det begrunnes og godkjennes - før reisen starter - av driftsenhetens leder, eller den som er delegert fullmakt til å godkjenne reiser. Se pkt. 4.3.

4.1 Togreiser

Billett bør kjøpes på stasjonen eller i automater, der dette er mulig, eventuelt på forhånd på internett/app. NSB beregner et gebyr i tillegg til billettprisen hvis billetten kjøpes hos konduktøren.

4.2 Flyreiser

Staten har inngått avtale med Egencia for bestilling av alle reiser i tjeneste. Alle ansatte ved HiØ skal bruke reiseportalen til Egencia for bestilling av flyreiser.

4.3 Bruk av egen bil eller annet eget framkomstmiddel

For reiser innad i Østfold er det generell anledning til bruk av egen bil, men skal flere personer fra samme sted, til samme møte, skal det ikke brukes flere biler enn praktisk nødvendig.

For reiser utenfor Østfold er det generelt ikke anledning til bruk av egen bil. Unntak kan gjøres når flere kjører i samme bil, slik at reisen totalt vil bli billigere enn å kjøre kollektivt. Andre unntak kan gjelde frakting av gods, eller at det kollektive tilbudet vil ta uforholdsmessig lang tid eller er ute av rute. Unntakene må godkjennes av den økonomisk ansvarlige for de respektive driftsenheter.
I slike tilfeller skal det opplyses under kommentarfanen i SAP Portal.
Der skal det også opplyses om konteringen skal være en annen enn der den ansatte normalt har dekket sin lønn/reiser.

Satsene for kilometergodtgjørelse og passasjertillegget ligger inne i SAP Portal og vil bli oppdatert så fort det skjer endringer.

4.3.1 Hva er tjenestereise - beregning av kilometer

Minstelengde: Høgskolen praktiserer ingen minstelengde når det gjelder skyssgodtgjørelse.

Reisens utgangspunkt og endepunkt: Reglene er beskrevet i Statens personalhåndbok kap. 9.2 Særavtale for dekning av utgifter til reise og kost innenlands, Departementets kommentarer til pkt 9.2.6 §6 og skal praktiseres slik:

Dersom man starter og avslutter arbeidsdagen fra egen bolig, dvs ikke er innom ordinært arbeidssted, skal reiselengden regnes fra og til egen bolig.
Dersom tjenestereisen begynner og avsluttes på ordinært arbeidssted, så beregnes lengden fra arbeidssted og tilbake til arbeidssted. I disse tilfellene kan det plusses på inntil 20 km for at man må ha bil til arbeidet. Lengden på tillegget kan ikke overskride lengden på arbeidstakerens arbeidsvei (én vei), dvs avstand fra bolig til ordinært arbeidssted.

Dersom tjenestereisen begynner ved arbeidssted og avsluttes ved egen bolig eller omvendt, beregnes reiselengden fra arbeidssted og tilbake til egen bolig, eller omvendt. Også i disse tilfellene kan man føre opp tillegg på inntil 20 km, jfr punktet overfor. Kjøregodtgjørelse for kjøring hjem - arbeid er å betrakte som skattepliktig inntekt.

NB! Eventuelt tillegg på inntil 20 km skal føres opp på egen linje og merkes med "Bil hjem - arbeid".

For følgende benyttede strekninger godtar Høgskolen følgende antall km:

  • Studiested Halden - Studiested Fredrikstad: 38 km

5.0 Hotellopphold

Staten har inngått avtale med Egencia for bestilling av alle reiser i tjeneste. Alle ansatte ved HiØ skal bruke reiseportalen til Egencia for bestilling av hotellopphold. Egencia har oversikt over enhver tid gjeldende avtaler som HiØ har med de ulike hotellkjedene.

6.0 Nattillegg

I nattillegg-sammenheng må 5 timer eller mer av natten tilbringes utenfor bopel og overnatting ikke skjer i hjemmet.
Ved privat overnatting utbetales natt-tillegg i samsvar med gjeldende satser.

6.1 Nattillegg utland

Utgifter til overnatting dekkes kun etter regning inntil de satser som til enhver tid er gjeldende, se særavtale for dekning av utgifter til reise og kost innenlands pkt 9.3.9 §9 og 9.3.18.

6.2 Kompensasjonstillegg - utland

Det tilstås i tillegg til legitimerte overnattingsutgifter et kompensasjonstillegg for tjenestereiser utland når reisen varer mer enn 12 timer. Tillegget gis etter den sats som til enhver tid er gjeldende, se særavtale for dekning av utgifter til reise og kost innenlands pkt 9.3.12 §12.
Dette kompensasjonstillegget føres i reiseregningen under fanen "kvitteringer" og betegnelsen "KOMP". Dette er å betrakte som lønn og vil bli skattlagt.

7.0 Kostgodtgjørelse innenlands

  • Det gis ikke kostgodtgjørelse for reiser under 15 km.
  • Det gis ikke kostgodtgjørelse ved reiser mellom Høgskolens avdelinger.
  • Det gis ikke kostgodtgjørelse ved reiser innad i Østfold
  • Det gis heller ikke kostgodtgjørelse når man besøker studenter som er i praksis.

7.1 Kostgodtgjørelse - dagsreiser

Kostgodtgjørelse dekkes for reiser over 15 km og som varer utover 6 timer etter de til enhver tid gjeldende satser, se særavtale for dekning av utgifter til reise og kost innenlands pkt 9.2.9 §9.

Når enkeltmåltider er dekket av arbeidsgiver/oppdragsgiver eller av arrangør/vertskap, foretas det måltidstrekk.

Satsene ligger i SAP Portal og vil bli beregnet automatisk etter gjeldende sats.

7.2 Kostgodtgjørelse innenlands ved overnatting

Ved overnatting gis det kostgodtgjørelse fom 12 timer. For reiser som varer mer enn et døgn, regnes 6 timer eller mer inn i det nye døgnet som et helt, nytt døgn.

Dersom arrangementet som den reisende deltar i, innbefatter ett eller flere måltid som er dekket gjennom kursavgift eller på annen måte av arrangøren, eller man overnatter på hotell med frokost, skal det foretas trekk i kostgodtgjørelsen:

  • Frokost 20 %
  • Lunsj 30 %
  • Middag 50 %

8.0 Kostgodtgjørelse utenlands

For utenlandsreiser varierer satsene fra land til land, men det vil til enhver tid ligge oppdaterte satser i SAP Portal.

Regelen for prosenttrekk i kostgodtgjørelse gjelder også utenlands og satsene for trekk er

  • Frokost 10 %
  • Lunsj 40 %
  • Middag 50 %

9.0 Reise- og kostgodtgjørelse og nattillegg for timelærere, forelesere o.l

Slike reiser defineres ikke som tjenestereise, og kan bare i helt spesielle tilfeller godtgjøres.

10.0 Beskatning av kostbesparelse ved tjenestereise

På reiser med overnatting er stedet der overnattingen skjer (type losji) avgjørende for hva du kan få utbetalt i trekkfri kostgodtgjørelse. Alle satser ligger i SAP Portal og blir beregnet når man oppgir kode for hva slags reise det er (Se i SAP Portal under Tilleggsinformasjon: Regulativ, der er en rullegardinmeny. Velg riktig alternativ).

11.0 Forsikringer

For skade eller tap av ordinært reisegods til personlig bruk, erstattes et sannsynliggjort tap med inntil kr. 30.000,-. Hvis ansatte får dekket deler av tapet gjennom reiseforsikring på kredittkort der arbeidsgiver dekker årsavgiften, går dette til fradrag.
Erstatningssøknad om dekning av tap eller skade av reisegods avgjøres av den enkelte arbeidsgiver/oppdragsgiver.
Ved vurderingen av om tapet helt eller delvis skal dekkes, tas det særlig hensyn til om den reisende har utvist alminnelig aktsomhet.

11.1 Reiseulykke

Reiseulykke som medfører død eller medisinsk invaliditet erstattes med 15 G. Dersom det
ikke finnes etterlatte, utbetales 3 G til dødsboet.
Erstatning etter dette punktet kan avkortes dersom arbeidstakeren har utvis grov uaktsomhet.

Se ellers Statens personalhåndbok, kap 9 Sentrale avtaler pkt. 9.2.12 §12 (lovdata.no).

Sist revidert - CML 06/2018

Publisert 30. apr. 2018 14:52 - Sist endret 25. sep. 2018 23:41