Omstillingsavtale

1 Om avtalen

Denne avtale er inngått mellom Høgskolen i Østfold og hovedorganisasjonene ved høgskolen: LO, YS, Akademikerne og Unio. NITO har tiltrådt avtalen.

Avtalen gjelder fra 12.06.2008 og til avtalen blir sagt opp av en av partene. Avtalen kan sies opp med gjensidig frist på tre måneder.

2 Formål, prinsipper og forankring

Omstillingsavtalen tar utgangspunkt i Hovedavtalen i staten, Hovedtariffavtalen i Staten, Lov om statens tjenestemenn og Arbeidsmiljøloven. Avtalen er en lokal tilpasningsavtale til den sentrale avtale om omstilling inngått mellom Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) og hovedsammenslutningene, og bygger på de fastsatte retningslinjer for omstillingsprosesser i staten. Avtalen begrenser ikke de rettigheter og plikter som fremgår av lov- og/eller avtaleverk. Avtaleverket er ment som en utdyping av en del rettigheter og plikter som påhviler arbeidsgiver, de tillitsvalgte og den enkelte ansatte i forbindelse med omstillingsprosessen.

Partene er enige om at omstillingsprosesser skal være effektive og gjennomføres slik at hensynet til trygghet og forutsigbarhet for de tilsatte blir ivaretatt. Omstillingsprosessene skal være preget av god informasjon og god personalbehandling. Partene er enige om at man så langt det er mulig skal unngå oppsigelse som følge av omstilling, se pkt 7.4. Partene er videre enige om at hensynet til en effektiv omstilling på bakgrunn av de endrede forhold også må bli ivaretatt, herunder at begge parter må bidra positivt i den felles prosess som omstillingen innebærer.

3 Definisjoner

3.1 Omstilling

Med omstilling i denne avtalen forstås; ”interne organisasjonsendringer, endring av studietilbud eller nedlegging av studietilbud eller tjenester, som innebærer større omveltninger for personalet.” (Fra Personalpolitikken ved HiØ)

3.2 Overtallig

Med overtallig menes i denne avtalen alle tilsatte som når arbeidet faller bort på grunn av omstilling:

  • kan bli omplassert
  • må ta på seg nye arbeidsoppgaver
  • må tilegne seg ny kompetanse
  • kan bli oppsagt

3.3 Bemanningsplan

Med bemanningsplan i denne avtalen menes en oversikt over antall stillinger og årsverk sett i forhold til omstillingsvedtaket. Den utarbeides for en angitt periode med spesifisering av fagområde og kompetansekrav. Bemanningsplanen bygger på høgskolens personalplan, men er mer detaljert når det gjelder spesifisering av fagområde og kompetansekrav. Det er forutsatt at det foreligger personalplaner i alle driftsenheter.

Partene er enige om at ansatte som er i permisjon skal ivaretas etter omstillingsavtalens bestemmelser om god informasjon og personalbehandling.

4 Forholdet til hovedavtalen - avgjørelsesmyndighet

Et vedtak om omstilling er et politisk vedtak som tilligger høgskolestyret og er gjenstand for drøftinger etter HA § 12.

Gjennomføringen av vedtaket om omstilling vil, ut ifra det konkrete tilfelle, være gjenstand for drøfting eller forhandlinger etter Hovedavtalen §§ 12 og 13.

Iverksettelse av omstillingsvedtak, etter at drøfting eller forhandling er foretatt, skal gjennomføres administrativt av arbeidsgiver.

5 Arbeidsgivers utredningsplikt - medbestemmelse

5.1 Utredning

”I hvert omstillingsarbeid skal det utarbeides klare mål og planer for prosessen.” (HiØ Personalpolitikk). Høgskoledirektøren har ansvar for at det utarbeides klare mål og planer for omstillingsprosesser.

Høgskoledirektøren har videre ansvar for å utrede hvilke konsekvenser eventuelle omstillinger vil få for de tilsatte, herunder hvilke funksjoner og arbeidstakere som blir berørt, samt om omstilling vil medføre stillingsreduksjon. Slike planer legges frem for arbeidstakerorganisasjonene i kontaktmøter.

Ledere og tillitsvalgte som blir involvert i en omstillingsprosess ved høgskolen har plikt til å sette seg inn i de bestemmelser og retningslinjer som følger av avtalen her. Alle ledere skal få tilbud om og anledning til opplæring av lederskap i omstillingsprosesser.

Arbeidstakerorganisasjonene har rett til å delta, med forslags- og stemmerett som ordinære medlemmer i grupper nedsatt av høgskolestyret eller administrasjonen i forbindelse med omstillingsprosjekter.

Medbestemmelse for tillitsvalgte i en omstillingsprosess skal for øvrig ivaretas i henhold til bestemmelsene i Hovedavtalen og tilpasningsavtalen ved Høgskolen i Østfold.

5.2 Informasjon

Høgskoledirektøren har ansvar for at det på et så tidlig tidspunkt som mulig informeres om planlagte omstillinger ved høgskolen. Det skal utarbeides en plan for informasjonsarbeidet i samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene, og informasjonsarbeidet skal utføres i samarbeid med disse. Informasjon skal senest sendes ut når det foreligger konkrete forslag til behandling.

Det skal gis informasjon til tjenestemannsorganisasjonene om planlagte omstillinger i god tid før vedtak fattes i styringsorganene.

Det skal gis informasjon til alle tilsatte som blir berørt både før og etter avgjørelse er tatt. Når vedtak er fattet, skal det gis informasjon om konsekvenser for avdelingen/driftsenheten. Det skal holdes informasjonsmøte for alle tilsatte som kan bli berørt av saken. I dette møtet skal det informeres om rettigheter og plikter samt hvilke virkemidler som kan være aktuelle. Administrativ leder for enheten er ansvarlig for denne informasjonen. De berørtes tillitsvalgte skal innkalles til møtet.

Når vedtak er fattet og det viser seg å være overtallighet, skal arbeidsgiver ved administrativ leder ha en individuell samtale med alle som kan bli berørt. Denne samtalen skal være en forberedende samtale for å kartlegge den enkeltes arbeidsmuligheter, den enkeltes vurdering av fremtidig tilsettingsforhold til HiØ og eventuelle ønsker om frivillige ordninger. Deretter skal en vurdere eventuelle endringer før en identifiser overtallige personer.

Når overtallige personer er identifisert, skal arbeidsgiver, ved administrativ leder, ha en individuell samtale med alle som blir berørt. I samtalen skal det redegjøres for hvilke rettigheter og plikter arbeidstakeren har i sammenheng med omstilling, hvilke muligheter som finnes og om alternativene til oppsigelse. Arbeidstaker skal gjøre kjent overfor arbeidsgiver hvilke muligheter han/hun ser som mest aktuelle for seg. Samtalen skal munne ut i en oversikt over vedkommendes eksisterende kompetanse og ønsker. Det skal skrives referat fra dette møtet. Den tilsatte kan ha med seg tillitsvalgt/bisitter.

5.3 Likestilling

Høgskolen plikter å sikre likebehandling av kvinner og menn i saker vedrørende omstilling. Ved eventuell oppsigelse og permittering må arbeidsgiver sannsynliggjøre at dette ikke skyldes arbeidstakernes kjønn.

Dersom den enkelte tilsatte, som blir berørt av omstillingen, hevder at det foreligger brudd på ovennevnte prinsipp, kan saken bringes inn for Likestillingsutvalget som avgir uttalelse i saken før beslutning fattes.

6 Iverksetting av tiltak når stillingen faller bort

Iverksetting av vedtak om omstilling er et administrativt ansvar og tilligger arbeidsgiver i samråd med faglig ledelse eller nærmeste foresatte. Dette gjelder identifisering av overtallige, beslutning om overføring til stillinger innenfor eventuell ny organisasjonsstruktur, plan for kompetanseendring og eventuelt innstilling til tilsettingsorganet om oppsigelse. Slike saker behandles etter tilsettingsreglementet og tilsettingsrutiner for høgskolen så langt disse passer, jf kapittel 4 i denne avtale.

Ved identifisering av hvilke tilsatte som blir overtallige, skal det tas utgangspunkt i hvilket arbeid som faller bort og/eller høgskolens behov for kompetanse. Dersom det er flere tilsatte enn behovet som har denne kompetanse, skal en i utgangspunktet legge vekt på følgende kriterier i uprioritert rekkefølge:

  • formell utdanning/kompetanse
  • relevant praksis og erfaring
  • ansiennitet ved høgskolen
  • alder
  • utsatte arbeidstakere som av spesielle grunner kan ha problemer med å få nytt arbeid
  • andre sosiale/velferdsmessige forhold
  • likestilling (moderat kjønnskvotering)

Ved identifisering av overtallige skal hele høgskolen ses under ett. Ved beregning av tjenestetid følges retningslinjene i Statens personalhåndbok pkt 2.8.4, basert på tidspunkt for fast ansettelse ved HiØ eller institusjoner som er gått inn i HiØ, samt Fellesbestemmelsenes § 6 om permisjoner som ikke avbryter tjenesteansienniteten.

7 Virkemidler ved omstilling

7.1 Bortfall av stilling/arbeidsoppgaver

Tilsatte ved høgskolen er forpliktet til å finne seg i de endringer i arbeidsoppgaver som følge av omstilling, jf. Tjenestemannsloven § 12.

Dersom arbeidsoppgavene som ligger til en stilling faller bort, skal den tilsatte så vidt mulig få tilbud om en annen passende stilling. Tilbudet skal gjelde stilling den tilsatte er kvalifisert for og med arbeidsoppgaver på tilsvarende nivå som tidligere, jf. Tjenestemannsloven § 13. Hvis det ikke finnes slik stilling, plikter høgskolen å tilby stilling på lavere nivå dersom slik stilling finnes.

Ved overføring til annen stilling med andre arbeidsoppgaver, skal den tilsatte i samarbeid med arbeidsgiveren tilbys de muligheter for kompetanseutvikling som høgskolen finner ønskelig. Høgskolen bærer utgiftene for utvikling av nødvendig kompetanse. Slike tiltak kan strekke seg til et omfang tilsvarende 1 års fulltids studium (i spesielle tilfeller 2 år). Høgskolen anser det som viktig at de tilsatte føler at deres arbeidskraft blir verdsatt, og at utviklingstiltakene åpner for nye muligheter for den enkelte. I hovedsak vil følgende utviklingstiltak være aktuelle å benytte:

  • Opplæring og utvikling gjennom nye arbeidsoppgaver
  • Hospitering
  • Interne kurs av kortere varighet
  • Skreddersydd intern-opplæring for spesielle målgrupper
  • Ekstern kursdeltakelse
  • Omskolering/faglig oppdatering/relevant etter- og videreutdanning

Dersom den tilsatte blir overført til stilling med lavere lønnsplassering, skal vedkommende beholde sin lønn på overgangstidspunktet som en personlig ordning, jf Tjenestemannsloven § 12 og Hovedtariffavtalen § 10.

Etter omstillingsvedtak er fattet, skal det være stillingsstopp for de stillingskategorier som kan være aktuelle for overtallige. Praktiseringen av stillingsstopp drøftes med arbeidstakerorganisasjonene.

7.2 Overføring av arbeidsoppgaver til andre enheter/avdelinger

Dersom omstillingen ikke fører til bortfall av stilling/arbeidsoppgaver, men overføring av samme oppgaver til andre enheter/avdelinger innen høgskolen, har de tilsatte som får arbeidsoppgavene sine flyttet, rett og plikt til å følge med disse, jf. Tjenestemannsloven § 12.

Unntak kan i særlige tilfeller gjøres etter avtale med ledelsen sentralt eller i driftsenheten. Ved pålagt overgang til annen driftsenhet som fører med seg ekstra utgifter til pendling, vises det til ”Særavtale om økonomiske vilkår ved endret tjenestested mv”.(Statens personalhåndbok pkt. 9.7)

7.3 Frivillig omstilling/avgang uten oppsigelse

I en omstillingssituasjon som fører med seg stillingsreduksjon, kan enkelte tilsatte ønske andre tiltak enn omplassering. Det kan også fra høgskolens side være ønskelig å stimulere til frivillig avgang. Slike tiltak kan være:

  1. Permisjon uten lønn for å ta arbeid i annen virksomhet. Permisjon kan gis inntil 2 år. I spesielle tilfeller kan også dekning av lønn (eventuelt lønnsdifferanse) for en periode vurderes. Ordningen må godkjennes av FAD.
  2. Utvidet rett til permisjon uten lønn for videreutdanning eller omskolering til annet arbeid. Utdanningspermisjonen kan bli gitt for inntil 3 år.
  3. Utbetaling av en samlet sum tilsvarende lønn i oppsigelsestiden, uten at den tilsatte har arbeidsplikt, mot at den tilsatte sier opp. Slik lønn kan gis for inntil 6 måneder avhengig av gjeldende oppsigelsestid. Fortrinnsrett og ventelønn etter tjenestemannsloven gjelder ikke ved frivillig oppsigelse.
  4. Ved frivillig overgang til andre oppgaver i egen avdeling/enhet eller i andre driftsenheter i høgskolen, kan det gis permisjon med lønn for kompetanseutviklingstiltak i inntil ett år. Slike tiltak må være avtalt med ledelsen i enheten/avdelingen og være i samsvar med høgskolen interesser.
  5. Stipend eller annen økonomisk stimulans for videreutdanning uten krav til plikttjeneste. Inntil 3 år mot at vedkommende sier opp stillingen sin.
  6. Tilrettelegging for aktiviteter i arbeidstiden som kan bidra til at den tilsatte kan skaffe seg nytt arbeid utenfor høgskolen.
  7. Hospitering ved eller utenfor høgskolen for å prøve seg i ny jobb. Ved hospitering ved annen statlig virksomhet kan det være aktuelt å betale lønn.
  8. Førtidspensjon med eventuelt stimuleringstilskudd fra tidligst 60 år. (Må godkjennes av FAD) 
  9. Redusert stillingsbrøk
  10. Overtallighetsbrev (gir arbeidstaker rettigheter)

Ovennevnte ordninger gjøres ved avtale med den enkelte, der det fremgår tydelig hvilke konsekvenser det har for tilsettingsforholdet/andre overtallighetsrettigheter.

7.4 Oppsigelse

Tilsatte som ikke ønsker å ta i mot tilbud om omplassering etter 7.1 eller ikke vil benytte seg av de muligheter som følger av bestemmelsen i pkt 7.3, kan sies opp etter de alminnelige regler som følger av Tjenestemannsloven m/forskrifter, jf lovens §§ 9, 10 og 13. Tilsatte har da krav på fortrinnsrett og ventelønn etter samme regler.

Dersom oppsigelse blir nødvendig, kan administrasjonen ut fra gjeldende kriterier, avgjøre hvem det blir fremmet oppsigelsessak for. Disse vil bli innkalt til ny samtale og gjort kjent med sine formelle rettigheter i den sammenhengen. Den tilsatte kan ha med seg bisitter eller tillitsvalgt i samtalen dersom det er ønskelig. Klage på vedtak må fremsettes i innen 3 uker.

Godkjent 12. juni 2008, jf. sak 08/00763

Publisert 4. juni 2018 15:43 - Sist endret 4. juni 2018 15:43