Personvernerklæring for studenter, tidligere studenter og søkere

Personvernerklæringen for studenter, tidligere studenter og søkere ved Høgskolen i Østfold (HiØ) viser hvordan vi samler inn og bruker personopplysninger. Målet er å gi deg et overordnet bilde av denne behandlingen.

1. Hva er en personvernerklæring?

En personvernerklæring beskriver hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte om personopplysningene dine. Denne personvern-erklæringen beskriver hvordan HiØ håndterer personopplysningene dine dersom du er søker, student eller tidligere student.

 

2. Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning, er om opplysningene direkte eller indirekte kan identifisere en konkret person. Opplysninger som ikke alene kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor opplysningen forekommer sammen med andre data utgjøre en person-opplysning.

 

3. Kort om behandlingen av søkere, studenters og tidligere studenters personopplysninger

Søkere, studenter og tidligere studenter er i egenskap av sine tilknytning til HiØ registrert i ulike IT-systemer og tjenester som enten driftes av høgskolen selv eller av eksterne leverandører. For at vi skal kunne gi deg tilgang til basistjenester og oppfylle våre plikter til deg kan du registreres i en rekke sentrale systemer internt og eksternt, som fremgår i det følgende. Listen nedenfor angir de mest sentrale systemene.

 

4. Felles studentsystem (FS)

4.1 Kort om Felles studentsystem (FS)

Felles studentsystem (FS) er et studieadministrativt system utviklet for universiteter, vitenskapelige høgskoler og statlige høgskoler i Norge. Systemet er også tilgjengelig for private høgskoler. Når du søker om opptak og studerer ved HiØ vil person-opplysningene dine bli registrert, behandlet og lagret i FS.

En rekke nettapplikasjoner som Søknadsweb, Nominasjonsweb og Studentweb er del av FS. Det betyr at data som registreres i disse applikasjonene også lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter.

4.2 Formål

Formålet med behandlingen av personopplysninger i FS er å ivareta dine oppgaver, rettigheter og plikter som søker, student eller tidligere student og å oppfylle HiØs oppgaver, rettigheter og plikter etter universitets- og høyskoleloven og annen relevant lovgivning og praksis.

Det er nødvendig for HiØ å behandle personopplysningene dine slik at HiØ eksempelvis kan

  • behandle søknaden din om opptak til studieprogram/emner/kurs
  • utføre nødvendig administrasjon rundt studieløpet ditt og deg som student
  • dokumentere dine utdanningsresultater.

4.3 Rettslig grunnlag

Behandlingen i FS er hjemlet i universitets- og høyskoleloven § 4-15 og personopplysningsloven. Behandlingen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet, og for å oppfylle og overholde bestemmelser i universitets- og høyskoleloven.
I enkelte tilfeller har vi også valgt å supplere det rettslige grunnlaget med samtykkeerklæringer.

4.4 Hvilke personopplysninger blir behandlet i FS?

4.4.1 Personopplysninger i FS

Personopplysninger som behandles i FS kan være profilinformasjon slik som navnet ditt, fødselsnummer (11 siffer), kjønn, kontaktinformasjon, informasjon om bakgrunnen din, statsborgerskap og foto. Videre informasjon om studieløpet ditt, resultater på emner, oppnådde grader, samtykker du har gitt, registrerings-opplysninger for hvert semester, fakturainformasjon, om politiattest er levert og status for oppholdstillatelse i de tilfellene dette er relevant. Dessuten ulike former for sanksjoner i forbindelse med eventuell karantene og utestenging.

Personopplysningene dine kan komme inn i FS fra:

  • deg selv via Søkerportalen til Samordna opptak
  • deg selv via Søknadsweb
  • deg selv via EVUweb
  • Nasjonal vitnemålsdatabase
  • andre universiteter/høgskoler
  • Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR)
  • andre personer som registrerer deg i Nominasjonsweb
  • saksbehandlere ved Høgskolen i Østfold
  • Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
  • Lånekassen
  • digitale eksamenssystem
  • Fagpersonweb
  • Brukeradministrativt system
4.4.2 Frivillig registrerte personopplysninger

Frivillige registrerte opplysninger i FS er de opplysninger som kommer fra deg selv:

  1. via Søkerportalen til Samordna opptak (SO)
  2. selv via Søknadsweb
  3. selv via Studentweb

Det er frivilling for deg å registrere personopplysninger i Søkerportalen til Samordna opptak, Søknadsweb og Studentweb, men uten personopplysningene dine kan dette umuliggjøre vår saksbehandling. I Søkerportalen til Samordna opptak og Søknadsweb kan du registrere informasjon om deg knyttet til søknader på studier og laste opp dokumenter. I Studentweb kan du blant annet registrere og se informasjon om studieløpet ditt, inkludert informasjon om plass på undervisning, eksamensmeldinger og resultater. Disse opplysningene kan være nødvendige for du skal kunne studere ved HiØ og dokumentere utdanningen din i etterkant.

  1. Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)

Hvis du søker om opptak til HiØ via Søknadsweb, kan du samtykke til at vi kan hente inn personopplysninger på deg fra Nasjonal vitnemålsdatabase. Nasjonal vitnemåls-database inneholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt i år 2000 eller senere. Hvis du gir ditt samtykke henter vi navnet ditt, fødselsnummer (11 siffer), navn på skole, fag og karakterer.

  1. Andre universiteter og høgskoler
    1. Søker du opptak til HiØ eller søker du om godkjenning til å få bruke emner fra andre læresteder i studieløpet ditt ved HiØ, kan
      du samtykke til at HiØ kan hente inn resultatene dine fra andre læresteder i Norge som også bruker FS. Så snart du har samtykket, kan en saksbehandler hente inn alle resultatene dine fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de fleste universiteter og høgskoler, bortsett fra Handelshøyskolen BI.
    2. Register over utestengte studenter (RUST)
      Hvis en norsk utdanningsinstitusjon har fattet vedtak om sanksjon(er) mot deg, som også gir virkning for ditt søker-/studentforhold ved andre norske utdanningsinstitusjoner (med hjemmel i universitets- og høgskolelovens §§ 3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3)), vil HiØ gjennom RUST motta personopplysninger om deg. Kun utvalgte personer ved Høgskolen i Østfold vil få tilgang til personopplysningene. Se også personvernerklæringen for RUST.
  2. Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR)

FS, inklusive Søknadsweb og Studentweb, kan hente inn den private e-postadressen din og mobilnummeret ditt fra Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR). Hvis du ikke ønsker at Høgskolen i Østfold skal kunne hente inn kontaktinformasjonen din fra Kontakt- og reservasjonsregisteret, kan du reservere deg fra dette i KORR. Du finner mer informasjon på nettsidene til Direktoratet for forvaltning og ikt (difi).

4.4.3.  Registreringer som gjøres uten ditt samtykke
4.4.3.1 Andre personer som registrerer deg i Nominasjonsweb

Nominasjonsweb er en nettapplikasjon hvor institusjoner i utlandet kan nominere utvekslingsstudenter til norske læresteder. Formålet med behandling av person-opplysninger i Nominasjonsweb er å kunne identifisere personen som er nominert. Hvis du har blitt nominert i Nominasjonsweb har du fått beskjed om dette på e-post. Følgende personopplysninger blir lagt inn i Nominasjonsweb for så å bli overført til FS: for- og etternavn, kjønn, e-postadresse, mobilnummer, fødselsdato, stats-borgerskap og hva du er nominert til. Den som nominerer kan også laste opp eventuelle dokumenter sammen med nominasjonen. Personer som har blitt nominert kan se sine personopplysninger og eventuelle dokumenter i Søknadsweb.

4.4.3.2 Saksbehandlere ved Høgskolen i Østfold

Høgskolen i Østfold registrerer opplysninger om deg tilknyttet dine studier. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om opptak, begrunnelse for å klage på sensur, registreringer knyttet til fullføring av studier og praksis.

4.4.3.3 Lånekassen

Lånekassen henter personopplysninger om deg fra FS dersom du har et kunde-forhold til Lånekassen. Opplysningene Lånekassen får, er om du er student i aktuelt semester. Lånekassen får også opplysninger om eksamen er avlagt og antall studie-poeng, og godkjenningssaker.

4.4.3.4 Digitale eksamenssystem

Flere og flere eksamener gjennomføres i digitale eksamenssystem. Sensur og begrunnelse for sensur, som blir registrert på deg i eksamenssystemene av faglærere og sensorer, blir sendt til FS.

4.4.3.5 Fagpersonweb

På samme måte som for digitale eksamenssystem, kan også sensur og begrunnelse for sensur bli registrert på deg i Fagpersonweb. Fagpersonweb er en nettapplikasjon som benyttes av faglærere og sensorer. I tillegg til sensur og begrunnelse, kan også oppmøteregistrering på undervisning gjøres i Fagpersonweb. Personinformasjon om deg som registreres i Fagpersonweb blir sendt til FS.

4.4.3.6 Brukeradministrativt system

For at du skal få en IT-konto ved Høgskolen i Østfold og tilgang til våre IT-tjenester, registreres personopplysningene dine i et brukeradministrativt system basert på Cerebrum. Vi registrerer navnet ditt og fødselsnummer (11 siffer), samt hvor du er student (avdeling).

 

5. I noen tilfeller utfører vi automatisk saksbehandling

Når du søker om opptak til eller er student på Høgskolen i Østfold, vil en rekke prosesser i forbindelse med opptaket og studieløpet ditt utføres som delvis automatisk eller helautomatisk saksbehandling. Det gjelder:

  • vurdering av om du er kvalifisert for opptak
  • poengberegning ved opptak
  • tildeling av studieplass
  • beregning av hvem som får melde seg opp til hvilke emner via Studentweb
  • søknad om plass på undervisning og melding til eksamen
  • beregning av samlet karakter for emner med eksamensdeler
  • kontroll av utdanningsplanen
  • oppretting av fakturaer
  • søknad om utveksling
  • beregning av oppnådd grad
  • inndragning av studierett ved for lav studieprogresjon

 

6. Hvor lenge lagrer vi personopplysningene dine?

Personopplysningene dine knyttet til opptak og studier blir i utgangspunktet lagret
og slettet i henhold til UH-sektorens arkivbestemmelser.

Personopplysninger som lagres i FS blir i utgangspunktet bevart til evig tid.
Det finnes noen unntak:

  • Dokumenter for søkere som søker gjennom Samordna opptak, og som ikke får studieplass, slettes når opptaket ferdigstilles.
  • Personopplysninger knyttet til handlinger du utfører i Studentweb, inklusive IP-adresse og eksempelvis om du melder deg til eller trekker deg fra eksamen, lagres i 365 dager før de slettes.
  • Personopplysninger knyttet til sanksjoner jf. universitets- og høgskolelovens §§ 3-7(8), 4-8(1) til (3) eller 4-10(3) slettes automatisk fra FS seks måneder etter at sanksjonsperioden er utløpt.
  • Hvis HiØ mottar informasjon om at du er død, vil vi slette kontaktinformasjonen din. Eventuelle søknader om opptak, undervisnings- og eksamensmeldinger vil bli trukket.

 

7. CRIStin (Current Research information system in Norway)

CRIStin er en database for forskningsresultater og informasjon for dokumentasjon av vitenskapelig aktivitet. Følgende informasjon om deg lagres dersom du er med på å publisere vitenskapelige artikler etc.:

  • Adresse
  • Navn
  • E-postadresse
  • Fødselsnummer
  • Telefonnummer

 

8. Hvem kan få utlevert personopplysninger om deg?

8.1 Utlevering

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne. HiØ kan utlevere eller eksportere data som inneholder person-opplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der
det anses som nødvendig. Personopplysningene dine kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter, men listen er ikke uttømmende:

8.2 Unit – Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning - leverandør og utvikler av FS

Ansatte ved Unit som har behov for det i sitt arbeid, vil ha tilgang til dine personopplysninger, for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i FS.

8.3 Studentsamskipnaden ved Høgskolen i Østfold (SiØ)

Hvis du har betalt semesteravgift inneværende semester kan SiØ hente ut person-opplysninger om deg fra HiØ. Dette for at de skal vite at du er student og at du
har rett på studentmoderasjon på studentsamskipnadenes tjenester. Student-
samskipnaden kan hente ut navnet ditt, epost og studentnummer.

8.4 Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)

Hvis du kommer til Norge for å studere, og ikke er registrert i Folkeregisteret ennå, vil HiØ søke Samordna opptak om at du får et foreløpig fødselsnummer (S-nummer). Samordna opptak sjekker med Folkeregisteret at du ikke allerede finnes i Folkeregisteret, før du får et S-nummer.

8.5 Utlendingsdirektoratet (UDI)

Hvis du ikke er registrert med permanent oppholdstillatelse i Norge, utarbeider HiØ en rapport om deg vedrørende studieprogresjon og deltidsarbeidstillatelse. Rapporten får du i papir fra HiØ, og så gir du den selv til Utlendingsdirektoratet (UDI).

8.6 Lånekassen

For at du skal slippe å dokumentere at du er student, at du har tatt eksamen og fått resultater fra delstudier i utlandet, får Lånekassen disse personopplysninger om deg direkte fra FS ved HiØ. De får også opplysninger om fødselsnummer/D-nummer
(11 siffer) og hvilket universitet/høgskole du er tatt opp som student ved.

8.7 Brukeradministrativt system

For at du skal få en IT-konto ved Høgskolen i Østfold og tilgang til våre IT-tjenester, må personopplysningene registreres i et brukeradministrativt system, som på HiØ heter Cerebrum. I den anledning sender vi personopplysninger som adresse, gruppetilhørigheter og informasjon om meldinger til undervisning og eksamen fra FS til Cerebrum.

8.8 Canvas (digitalt læringsmiljøsystem)

HiØ benytter Canvas i undervisningssammenheng. Dette betyr at Instructure, som utvikler og drifter Canvas, vil ha tilgang til navnet ditt, brukernavnet ditt og HiØ
e-postadressen din.

8.9 Inspera og andre leverandører av digitale eksamenssystemer

Ved HiØ benytter vi det digitale eksamenssystemet Inspera Assessment på en rekke eksamener. For at det skal være mulig for deg å gjennomføre digital eksamen, sender vi personopplysninger om deg til Inspera, som utvikler og drifter systemet Inspera Assessment. De vil ha tilgang til disse personopplysninger: Feide-id, kandidatnummer, andre eksamensdata fra FS, IP-adresse.

8.10 Høgskolens adgangskontrollsystem

Opplysninger om deg vil bli registrert i høgskolens adgangskontrollsystem for at du skal få tilgang til høgskolens bygg og rom under studiene dine, ved hjelp av studie-kortet. Bildet på aktive studiekort lagres i FS og vil være det samme bildet som overføres til mobilappen Studentbevis, for studenter som velger å ta den i bruk. Historikk slettes etter 30 dager.

8.11 Computas (leverandør av Studentbevis-appen)

Hvis du er student på HiØ, har registrert deg for semesteret og har betalt semesteravgiften, kan du laste ned appen Studentbevis. Med appen kan du dokumentere at du er student. Personopplysningene dine sendes kun til appen dersom du logger deg på i appen med ditt HiØ-brukernavn og passord (Feide). Studentbevis-appen viser navnet ditt, studiested, og om du har betalt semesteravgift og semesterregistrert deg det inneværende semesteret. Appen viser også bilde av deg som HiØ har tatt av deg for bruk til studentkort. Det er du som selv laster ned appen og logger deg på, og du styrer selv hvem det digitale studentbeviset vises til. Det er frivillig å ta i bruk appen.

8.12 Public360 (arkivsystem)

Dersom du har en søknads- og/eller vedtaksprosess ved HiØ, vil dette være registrert i høgskolens saksbehandlings- og arkivsystem som heter Public360.

8.13 Andre universiteter og høgskoler

8.13.1 Søknad om opptak gjennom Samordna opptak

Når du søker om opptak til HiØ gjennom Samordna opptak, vil søknaden din i de fleste tilfeller bli behandlet av HiØ. Hvis du har søkt om opptak til ett eller flere andre universiteter eller høgskoler, kan det være at de vil behandle søknaden din på vegne av alle universitetene/høgskolene du har søkt ved. De vil i disse tilfellene behandle og lagre personopplysninger om deg knyttet til din(e) søknad(er). Søknaden din vil i all hovedsak inneholde personopplysninger som du selv registrerer i søkerportalen til Samordna opptak.

8.13.2           Samtykke til resultatutveksling

Hvis du har oppnådd resultater på emner og har oppnådd grader fra et universitet eller høgskole, og ønsker å benytte disse resultatene i forbindelse med søknad om opptak ved et annet norsk universitet/høgskole, kan du samtykke til resultat-utveksling. Så snart samtykke er gitt, kan en saksbehandler hente inn alle resultatene dine fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de aller fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI.

8.13.3 Ved vedtak om sanksjoner i forbindelse med atferd (RUST)

I tilfeller hvor det er registrert at Høgskolen i Østfold har fattet vedtak om sanksjoner for deg, vil dette vedtaket i flere tilfeller bli sendt til RUST (Register for utestengte studenter). Vedtak om sanksjon knyttes til en eller flere av følgende: bruk av falskt vitnemål, forstyrrende/plagsom atferd, farlig atferd, grove brudd på taushetsplikt, grov usømmelighet i praksis eller klinisk undervisning, fusk, forsøk på fusk, medvirkning til fusk, eller utestenging etter skikkethetsvurdering. Hvis du i sanksjonsperioden har søkt om opptak til, eller ønsker å avlegge eksamen, ved et norsk universitet eller høgskole, vil utvalgte personer ved denne institusjonen få tilgang til person-opplysningene dine. I noen tilfeller gjelder dette også dersom du er meldt opp til eksamen. Se også personvernerklæring for RUST.

8.14 NOKUT- Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen

Godkjenning av utenlandske studier

Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. NOKUT har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS.

8.15 BIBSYS/leverandør av biblioteksystem

For at du skal kunne bli opprettet som låntaker ved HiØ og ta i bruk biblioteks-tjenester, sender vi personopplysninger om deg til BIBSYS. Dette skjer kun når du
er registrert aktuelt semester og har betalt semesteravgiften.

8.16 Norsk senter for forskningsdata (NSD) og Database for høyere utdanning (DBH)

HiØ sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NSD og DBH for forskningsformål og statistikk. Dette er personopplysninger som er relatert til

  • din søknad om opptak til studier
  • din registrering for aktuelt semester, betalt semesteravgift og melding(er) til emne(r)
  • dine avlagte eksamener
  • din(e) oppnådd(e) grader
  • din(e) opphold på utveksling(er)
  • om du har avlagt studiepoeng som planlagt i henhold til utdanningsplanen din
  • deg og ditt doktorgradsprogram.

8.17 Statistisk sentralbyrå (SSB)

HiØ sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til SSB for statistiske formål. Forsendelsen går via DBH. Dette er personopplysninger som er relatert til

  • din registrering og betaling for semesteret
  • dine eksamensresultat(er)
  • dine fullførte studieprogram
  • dine oppnådde grader
  • deg og ditt opptak på et doktorgradsprogram.

8.18 Norsk institutt for studier av innovasjon, forskning og utdanning (NIFU)

HiØ sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NIFU for forskningsformål. Dette er personopplysninger som er relatert til din mastergrad (i noen tilfeller din bachelorgrad). Forsendelsen går via DBH.

8.19 Helsedirektoratet

Hvis du har fullført et studium som kan gi autorisasjon eller lisens etter helsepersonelloven, sender HiØ personopplysninger om deg til Helsedirektoratet/ Helsepersonellregisteret (HPR). Opplysningene inneholder navnet ditt, fødsels-nummer (11 siffer), opplysninger om studieprogrammet og om graden du har oppnådd. På den måten slipper du selv å søke om autorisasjon når du har fullført
et slikt studium.

8.20 UNINETT AS

Det er mulig å logge inn i med innloggingsløsningen Feide (Felles Elektronisk IDEntitet i utdanningssektoren i Norge). Feide utvikles og leveres av UNINETT AS. Ansatte ved UNINETT AS, som har behov for det i sin jobb, vil ha tilgang til ditt FEIDE-navn og IP-adresse. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten. Etter seks måneder slettes personopplysningene dine hos Feide.

8.21 Cerebrum/brukeradministrativt system (BAS)

Cerebrum driftes ved USIT (uio.no). Cerebrum er navet til nesten alle IT-systemer ved Høgskolen. Cerebrum er et Identity Access Management system (IAM), og skal sikre enkel og trygg bruker- og gruppeadministrasjon for HiØ.

Cerebrum er kildesystem for brukernavn, passord, e-postadresser og gruppe-informasjon, og integrerer med andre systemer. Med kildesystem menes et system som andre systemer henter informasjon fra. Cerebrum muliggjør for eksempel innlogging i ulike tjenester med ditt HiØ-brukernavn. Cerebrum skal oppleves som noe som bare fungerer, og skal være usynlig for brukeren.

Eksempler på systemer som henter sin grunndata fra Cerebrum er skylagrings-tjenester, bibliotekstjenester, intranett, hjemmeområder, FEIDE, e-postsystem, tilgangskontroll- og ulike innloggingstjenester. 

8.22 Direktoratet for forvaltning og ikt (Difi)

Det er mulig å logge inn i Søknadsweb og Studentweb med innloggingsløsningene MinID, BankID, Buypass og Commfides via ID-porten. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i ID-porten, samt opplysninger som benyttes for å administrere MinID. Hvis du logger inn med
ID-porten, kan ansatte i brukerstøtte og forvaltning hos Difi ved behov se ditt fødselsnummer og kontaktinformasjon samt tidsavgrenset innloggingshistorikk. Behovet oppstår når Difi må yte hjelp til brukere eller ved feilsøking/-retting av tjenesten.

Leverandørene av de elektroniske ID-ene (BankID, Buypass og Commfides) er behandlingsansvarlige for personopplysninger som er nødvendig for å administrere sine innloggingsløsninger.

8.23 Utlevering av personopplysninger etter offentleglova

I tilfeller hvor HiØ mottar begjæringer om innsyn i henhold til bestemmelsene
i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven og personvern-forordningen ikke kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger.

Det kan derfor skje at HiØ sender personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personvernerklæringen.

 

9. Rettighetene dine

9.1 Rett til innsyn

Du har krav på å få innsyn om HiØ behandler personopplysninger om deg, hvilke personopplysninger dette er, hvor de stammer fra og hvorfor HiØ behandler dem.

Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.

9.2 Rett til retting

Du har krav til å få uriktige personopplysninger om deg rettet. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert.

Det er viktig at du begrunner og eventuelt dokumenterer hvorfor du mener person-opplysningene er feil eller mangelfulle.

9.3 Rett til å kreve begrensing av behandling

I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve at behandlingen av personopplysningene dine blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at person-opplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre bruk og behandling blir begrensede.

All behandling stoppes inntil vi har undersøkt ditt krav.

Opplysningene kan kreves begrenset midlertidig eller permanent.

9.4 Rett til sletting

Du har rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av personopplysningsloven og personvernforordningen.

Dersom du ønsker å få slettet personopplysningene dine, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser om hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet.

9.5 Rett til å protestere

Du har rett til protestere mot at vi behandler dine personopplysninger, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. Eksempler kan være dersom du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende.

Dersom vi kommer til at protesten er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene.

HiØ kan gjøre unntak fra sletting dersom vi er pålagt ved lov å behandle dine personopplysninger, dersom det er nødvendig for gjennomføringen av en avtale mellom deg og HiØ, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.

9.6 Rett til å klage til Datatilsynet

Du har mulighet til å klage til Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og personvernforordningen ved behandling av personopplysninger.

 

10. Kontakt

10.1 Behandlingsansvarlig

HiØ ved Høgskoledirektøren er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Felles studentsystem (FS) og de andre systemene vi bruker
i forbindelse med utdanning, jf. personvernforordningen artikkel 4 nr. 7.

Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 11 over, kan du kontakte oss på epost personvern@hiof.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest én måned etter vi mottar anmodningen. 

10.2 Personvernombud

HiØ har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved HiØ. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved HiØ kan nås via e-post personvernombud@hiof.no.

Publisert 5. mars 2019 12:01 - Sist endret 10. mars 2019 22:16