Mandat

Godkjent av «Styringsgruppen for digitalisering av utdanning ved HiØ» den 28. august 2018

Bakgrunn 

HiØs styringsgruppe for digitalisering av utdanningen satt ned en arbeidsgruppe høsten 2017 som skulle undersøke behovet for et læringsstøttesenter ved HiØ. Arbeidsgruppa var sammensatt av representanter fra fem av HiØs fagavdelinger og to representanter i teknisk/administrativ rolle, fra henholdsvis PULS og IT-drift. Arbeidsgruppa leverte i mars 2018 sin rapport, med anbefaling om å etablere et læringsstøttesenter ved HiØ.

«Et læringsstøttesenter bør være en arena hvor de fagansatte kan få tilgang, støtte og inspirasjon til å prøve og evaluere ny teknologi i sin undervisning og for å understøtte læring.»
Rapporten konkluderte med følgende faglige, forankrende anbefalinger:

  • Senteret skal være stedet hvor en fagansatt kan få veiledning i anvendelse og implementasjon av IKT-verktøy og systemers funksjonalitet, for på̊ denne måten åstøtte den faglige formidlingen samtidig som at den samsvarer med den fagansattes pedagogiske og didaktiske strategi.

  • Senteret bør bemannes av faste administrative og tekniske ressurser, men også av frikjøpte faglige ressurser fra avdelingene.

  • Senteret bør være tilstede på begge studiesteder.

  • Senteret bør være en del av PULS.

Senteret må få dedikerte midler til driften.

Overordnet mål for prosjektet

Etablere et læringsstøttesenter ved HiØ med tilhørende lokaler, utrusting og bemanning i henhold til anbefalingene fra arbeidsgruppens rapport.

Hovedmål

Hovedmålene til prosjektet er:

  • Definere hvilke tjenester og servicenivå senteret skal levere både på kort og lengre sikt.
    • Funksjonell brukerstøtte i andrelinje.

    • Forvalte tjenestekatalog for undervisningsnære systemer.

    • Didaktisk veiledning.

    • Kompetanseheving og opplæring.

    • Medieproduksjon.

    • Utprøve og evaluere ny teknologi for læring og undervisning.

    • Rådgivende enhet for studiedirektøren i valg av løsninger og verktøy.

  • Definere en skalerbar bemanning av senteret

    • Rekruttere kvalifisert og interessert personell fra fagavdelingene på åremål.

    • Rekruttere og ansette teknisk og administrativ fast bemanning.

  • Utarbeide budsjettrammer for læringsstøttesenter ved PULS.

  • Finne egnede lokaler ved begge studiesteder.

    • Innrede og evt. ombygge.

    • Utruste

Prosjektorganisering og milepæler

Prosjektet skal gjennomføres høsten 2018 til våren 2019, og ha følgende milepæler:

  • Når mandat er godkjent

  • Når prosjektgruppens sammensetting er vurdert og vedtatt

  • Når prosjektbudsjett er vedtatt og godkjent

  • Når tjenestene senteret skal levere på kort og lang sikt er definert

  • Når bemanningsbehovet er fastsatt for administrative, sentrale og faglige ressurser i enheten.

  • Når budsjett for enheten er definert, vedtatt og godkjent

  • Når lokaler på begge studiesteder er bestemt og innredet for å kunne støtte oppunder tjenestene senteret skal levere.

  • Når læringsstøttesenteret er etablert og i drift

Organisering, roller og ansvar

Prosjektet skal drives av en prosjektgruppe med prosjektleder, men prosjektet berører hele HiØ og bidrag fra både fagavdelinger og andre teknisk-/administrative funksjoner vil være nødvendig.

Prosjektgruppe

Prosjektgruppen skal ha jevnlige status- og arbeidsmøter og består av:

  • Prosjektleder Arild Flobak, PULS (40%)

  • Per Bisseberg, IT-drift (20%)

  • SSAH (20%) - Eksamen/studier

  • SSAF (20%) - Eksamen/studier

  • Bygningsteknisk/HMS (10%)

  • Bibliotek (10%)

Sammenstilling av prosjektgruppe

Prosjektet er avhengig av deltagelse og bidrag fra en rekke enheter for slik å sikre et bredt og mangfoldig kompetansegrunnlag.

  • IKT-enheten ved IT-drift pga. høy grad av nødvendig system- og maskinvareimplementasjon og drift.
  • PULS for å sikre etablering av ny virksomhet i enheten og at det pedagogiske aspektet ivaretas.

  • Biblioteket pga. potensielt sammenfallende tjenester og interesser.

  • SSA-ene for forankring og nærhet til fagavdelingene gjennom eksamensgjennomføring og studieadministrasjon

  • Bygningsteknisk/HMS for å sikre en god vurdering, plassering og oppbygging av lokaler for senteret

Prosjektgruppen består kun av teknisk/administrativt ansatte, da dette er et implementeringsprosjekt basert på de faglige behovene avdekket i arbeidsgruppens rapport fra våren 2018. Det er likevel nødvendig med en videre faglig forankring, for eksempel gjennom faglig ledergruppe, eller en faglig referansegruppe.

Utover prosjektgruppen og faglige forankring, vil det være behov for arbeids- og avklaringsmøter med:

  • Økonomienheten pga. behovet om av omfattende investeringer og anskaffelser.

  • HR pga. behov om endring i arbeidsplaner, ansettelser, kompensasjon og evt. merittering.

  • HiØ Videre som en potensiell omfattende bruker mtp. videreutdanning.

Rapportering

Prosjektet rapporterer til HiØs styringsgruppe for digitalisering av utdanningen.

Omfang og kostnad

Prosjektmidler

Prosjektet vil i hele sin periode legge beslag på 1,6 stilling fordelt på medlemmene i prosjektgruppen.

Ytterligere budsjettbehov er:

  • Seminar og arbeidssamlinger.

  • Ekstern kompetanse/rådgivning primært angående medieproduksjon.

  • Besøk ved andre UH-institusjoner.

Budsjett

Ved etablering og innredning av lokaler vil det måtte investeres i ombygginger og utstyr. Kostnader vil avhenge av omfang og kvalitet på tjenestene som skal leveres. I drift vil det også tilkomme kostnader for bemanning, nyinvesteringer og vedlikehold.

Risiko

  • Manglende ressurstildeling til prosjektgjennomføring.

  • Manglende ressurstildeling til etablering, bemanning og drift av læringsstøttesenter.

  • Manglende rekruttering av egnede bemanningsressurser fra fagavdelingene.

  • Manglende realistisk justering av arbeidsplaner for prosjektgruppens medlemmers.

  • Manglende egnede lokaler.

Publisert 1. mars 2019 14:40 - Sist endret 9. mai 2019 10:38