Psykososialt arbeidsmiljø

Gode arbeidsvilkår for alle ansatte skal sikre trivsel, kvalitet og service. Det er viktig å skape rom for fleksibilitet, utvikling og omstilling ved å tilrettelegge arbeidet slik at vi bruker de menneskelige ressursene best mulig.

Arbeidsmiljølovens krav

Arbeidsmiljølovens formål, § 1, er å sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger, og med en velferdsmessig standard som til enhver tid er i samsvar med den teknologiske og sosiale utviklingen i samfunnet.

Helsefremmende arbeidsplasser skapes i kombinasjon med god organisering av arbeidet og et godt arbeidsmiljø. En helsefremmende arbeidsplass innebærer at arbeidet blir organisert og tilpasset den enkeltes arbeids- og mestringsevne, kompetanse, alder og øvrige forutsetninger. Denne filmen sier litt mer om hva som ligger i begrepet helsefremmende arbeidsplass:

Arbeidsgiver skal sørge for at bestemmelsene i arbeidsmiljøloven blir overholdt. Høgskolen i Østfold har dette nedfelt som en del av sin personalpolitikk.

Mål for Høgskolen i Østfold

Gode arbeidsvilkår for alle ansatte skal sikre trivsel, kvalitet og service. Det er viktig å skape rom for fleksibilitet, utvikling og omstilling ved å tilrettelegge arbeidet slik at vi bruker de menneskelige ressursene best mulig.

HiØ skal være en helsefremmende arbeidsplass, med

  • et godt fysisk arbeidsmiljø der alle ansatte skal beskyttes mot helseskader og arbeidsulykker
  • et godt psykososialt arbeidsmiljø som kjennetegnes av respekt, åpenhet, tillit, god kommunikasjon og samarbeidsvilje

Psykososialt arbeidsmiljø er et samlebegrep som omfatter mellommenneskelig samspill på arbeidsplassen, den enkeltes arbeid og hvordan det virker på arbeidstakeren, organisatoriske forhold og organisasjonskulturen, jf. arbeidsmiljøloven § 4-3 (lovdata.no).

Nedenfor følger noen definisjoner på forhold som kan ha følger for det psykososiale arbeidsmiljøet.

Mobbing / trakassering

Det er mobbing når en person gjentatte ganger og over tid utsettes for negative handlinger. Dette kan dreie seg om trakassering, plaging, utfrysing, sårende erting, usynliggjøring, fratakelse av arbeidsoppgaver og lignende. Det er typisk i situasjonen at offeret ikke er i stand til å forsvare seg. Les mer på http://www.arbeidstilsynet.no/.

Partene i IA-avtalen er enige om å arbeide for "Å stimulere til utvikling og spredning av kunnskap om mobbing i arbeidslivet". Mer om dette finner du på idébankens hjemmesider. http://www.idebanken.org/innsikt/artikler/mobbing-pa-arbeidsplassen

Diskriminering

Diskriminering innebærer at en person blir dårligere behandlet eller trakassert for eksempel på grunn av kjønn, funksjonsdyktighet, trosbekjennelse, hudfarge, nasjonal eller etnisk opprinnelse. Diskriminering kan både være direkte eller indirekte. Les mer om dette på Arbeidstilsynet sine sider.
http://www.arbeidstilsynet.no/fakta.html?tid=78518

Seksuell trakassering

Seksuell trakassering er uønsket seksuell oppmerksomhet som er plagsom for den som oppmerksomheten rammer. For at det skal foreligge seksuell trakassering, må det være utvist "seksuell oppmerksomhet". Med det menes at oppmerksomheten må være seksuelt betonet eller av seksuell karakter. Seksuell trakassering er forskjellsbehandling av kjønn. Det må understrekes at loven gjelder for både menn og kvinner som utsettes for uønsket seksuell oppmerksomhet. Les mer om høgskolens retningslinjer for håndtering av seksuell trakassering.

Vold og trusler på arbeidsplassen

Å bli utsatt for vold og trusler på arbeidsplassen kan føre til alvorlige konsekvenser for arbeidstakeren, både fysisk, psykisk og sosialt. I mange tilfeller vil vold og trusler kunne påvirke arbeidsevnen til den som blir rammet. Les mer om dette på Arbeidstilsynet sine sider. http://www.arbeidstilsynet.no/fakta.html?tid=78518

Konflikter

Konflikt og uenighet er en naturlig del av arbeidslivet. Når man holder seg til saken, kan uenighet være en kilde til utvikling, læring og tettere relasjoner. Vi får ryddet opp i inngrodde vaner og finner nye måter å tenke på. Hvis en konflikt derimot trappes opp og ikke lenger handler om "saken", kan den bli skadelig. En slik konflikt tar unødvendig tid, energi og ressurser, og kan gi dårlig stemning på arbeidsplassen. Den blir en belastning for medarbeidere og ledere, og truer gode relasjoner og godt samarbeid.

Konflikthåndtering

  1. Konflikter bør tas opp på en åpen, ærlig og saklig måte med den eller de det gjelder. Man bør si sin mening, forklare hvordan man tenker og oppmuntre den eller de ansatte til å gjøre det samme. Kunnskap om hverandres synspunkter, resonnementer og observasjoner er viktig for at partene skal kunne forstå og respektere hverandres syn. Slik kunnskap er også viktig som grunnlag for å gjøre valg om man vil endre syn på saken eller holde fast på sitt syn, og som grunnlag for å bestemme hva man vil gjøre videre.
     
  2. Det er HiØ sitt mål at konflikter i størst mulig grad håndteres i en tidlig fase og på lavest mulig nivå. Ansatte som opplever konflikter, bør tilstrebe å ta problemene opp med den eller de det gjelder, og forsøke å finne løsninger som er akseptable for begge/alle parter. Når det ikke er mulig å finne løsninger på dette plan, og en eller flere av partene mener det er grunn til å forfølge saken videre, skal nærmeste leder med arbeidsgiveransvar involveres. Når en leder blir kjent med en konflikt, må vedkommende ta kontakt med de involverte parter for å gjøre seg kjent med sakens innhold. Leder bør ikke nøle med å søke bistand i saken, og bringe den videre til overordnet nivå dersom konflikten forsetter. Dersom leder selv er part i konflikten bringes saken direkte videre til overordnet nivå. Leder har ansvar for å iverksette og følge opp tiltak.
     
  3. Enkelte saker preges av et ulikt styrkeforhold mellom partene. Når en arbeidstaker for eksempel opplever mobbing eller trakassering, kan det være vanskelig og noen ganger uheldig å ta opp problemene med den det gjelder alene. Det kan ofte være klokt å diskutere saken med en man stoler på før man avgjør hva man vil gjøre. Det er viktig at ledere vet hva de gjør i slike saker, og raskt søker hjelp når de er i tvil.

Hvor raskt den enkelte konflikt løses, avhenger av type konflikt, men det er av begge parters interesse at saken løses så raskt som mulig.

Roller i en konflikt

Den ansatte

Når det oppstår konflikter mellom ansatte ved HiØ, bør de som opplever konflikten tilstrebe å ta problemene opp med den eller de det gjelder, og forsøke å finne løsninger som er akseptable for begge. I vanskelige situasjoner kan man rådføre seg med verneombud, tillitsvalgt, bedriftshelsetjenesten eller HR før man tar opp saken. Det anbefales at den ansatte ikke går alene til en slik samtale.

Nærmeste leder bør involveres med tanke på å finne en løsning.

Leder

En leder med arbeidsgiveransvar har plikt til å handle når vedkommende får kjennskap til konflikter som involverer ansatte ved sin enhet.

  1. I første omgang må lederen gjøre seg kjent med sakens innhold ved å snakke med partene, enten ved individuelle samtaler eller felles møte. Dette bør skje så raskt som mulig, og så uformelt og direkte som situasjonen tillater. Leder kan imidlertid også få kjennskap til en konflikt uten at det er ønske om at lederen aktivt involverer seg i saken. Dette bør respekteres, men lederen bør holde seg orientert om sakens utvikling.
  2. I mange saker vil man finne tilfredsstillende løsninger allerede i første samtale. I en del saker er det behov for flere samtaler med enkelte av partene, og/eller fellesmøter for å drøfte problemene og mulige tiltak.
  3. Leder kan be en nøytral tredjepart om å ha samtaler med partene for å fremme dialog og løsninger. Tredjepart må være en person som begge/alle partene aksepterer og oppfatter som nøytral. Tredjepart kan være ansatt ved HiØ eller ekstern konsulent.
  4. Partene har rett til å ta med seg en nøytral person eller en tillitsvalgt i møter, og skal informeres om det.
  5. Verneombudet bør orienteres om saken.
  6. Leder følger opp tiltak. Overordnede orienteres dersom konflikten fortsetter. Leder kan be om råd og veiledning eller om at saken behandles på høyere nivå. Dette er aktuelt dersom det vurderes som nødvendig å fatte beslutninger som ligger utenfor lederens myndighetsområde eller håndtering av saken ikke har hatt ønsket effekt. Lederen har likevel ansvar i saken og bør være med i det videre arbeid.
  7. Dersom lederen som får kjennskap til en konflikt selv er part i konflikten, må overordnede orienteres direkte.
  8. Skriftlig dokumentasjon underveis i prosessen kan i en del saker være viktig, men utøv skjønn. For tidlig formalisering kan skade en ellers ledig og god prosess.

Tillitsvalgt

Tillitsvalgt skal ivareta medlemmenes interesser og kan ha en aktiv rolle i konfliktsaker. De kan bidra til at konflikter håndteres i en tidlig fase. Tillitsvalgte oppgave er å assistere partene og sørge for at man finner løsninger som best mulig ivaretar både det felles arbeidsmiljøet og de involverte parter. Tillitsvalgte kan bidra med samtaler og råd til medlemmer som enkeltpersoner og bistå medlemmer i møter med ledelsen eller andre parter i saken. De kan også i noen tilfeller fungere som megler i konfliktsaker, fortrinnsvis når det er konflikt mellom egne medlemmer. Det forutsetter at partene oppfatter tillitsvalgt som ikke involvert i konflikten, eller har egne interesser i saken.
Det er viktig at tillitsvalgte avklarer sin rolle i den enkelte sak med partene og andre involverte.
Når en av partene i en konflikt er leder, kan tillitsvalgte som er bedt om å hjelpe ta kontakt med hovedtillitsvalgt for å rådføre seg om hvordan man bør ta saken opp. HR-enheten, HMS-ansvarlige eller bedriftshelsetjenesten kan også rådspørres.

Verneombud

Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet vil først og fremst ha en rolle i konfliktforebyggende arbeid, men bør være orientert om konfliktsaker. Dersom arbeidstakere henvender seg til verneombudet i konfliktsaker, skal vedkommende sørge for at saken blir håndtert. Verneombudet kan ha en aktiv rolle i dette arbeidet, men vanligvis først og fremst ha en tilsynsfunksjon. Det er viktig at verneombudet avklarer sin rolle i den enkelte med partene og andre involverte.

Når en av partene i en konflikt er leder, kan verneombudet rådføre seg med hovedverneombudet om hvordan saken skal håndteres. HR-enheten, HMS-ansvarlige eller bedriftshelsetjenesten kan også spørres om råd.

HR-enheten

HR-enheten kan ha en todelt funksjon i konfliktsaker. I saker som bringes helt opp til høgskolens toppledelse, vil HR-enheten vanligvis drive saksbehandling på vegne av høgskoledirektøren, og dermed utøve en arbeidsgiverfunksjon.

HR-enheten har imidlertid også en stabsfunksjon, og kan gi ulike former for bistand i konflikter. HR-enheten har kompetanse på lov- og avtaleverket samt generell kompetanse på konflikthåndtering. HR-enheten vil kunne gi råd om den formelle prosess når det er behov for administrative tiltak samt bistå med råd og megling. Det er likevel lederen som har ansvaret for at saksbehandlingen blir gjennomført.

Det er viktig at HR-enheten avklarer sin rolle i den enkelte sak med partene og andre involverte.

Bedriftshelsetjenesten

Bedriftshelsetjenesten skal bistå arbeidsgiveren eller arbeidstakeren med å overvåke arbeidsmiljøet og komme med forslag til forbedringer. De er sakkyndige og rådgivende innenfor forebyggende helse-, miljø-, og sikkerhetsarbeid. De har en fri og uavhengig stilling i forhold til arbeidsmiljøspørsmål i institusjonen. Mer informasjon om Halden Felles Bedriftshelsetjeneste finner du her: http://www.hfbht.no/.

NAV/Arbeidslivssenteret

Det lokale NAV- kontoret har ansvar for å bistå med oppfølging av sykemeldte arbeidstakere. NAV kan også gi informasjon om arbeidsgivers ansvar. Høgskolen i Østfold har inngått avtale om inkluderende arbeidsliv og derfor kan også Arbeidslivssenteret kontaktes. NAV kan bistå med veiledning og opplæring i å skape mer inkluderende arbeidsplasser. Se nav.no.

Arbeidstilsynet

Arbeidstilsynet kan gi informasjon og veiledning til alle parter i en konfliktsituasjon. Arbeidstilsynet fordeler ikke skyld og er heller ikke konfliktmeglere, men er pådrivere for at institusjonen skal iverksette nødvendige tiltak for å løse saken. Arbeidstilsynet har hovedfokus på forebyggende arbeid for å skape et godt arbeidsmiljø og gjennom det redusere fare for konflikter. Se arbeidstilsynet.no.

Konfliktrådet

Når konflikten ikke lar seg løse i institusjonen, kan saken bringes inn for konfliktrådet om partene er enige om det. Konfliktrådet hjelper partene til å finne løsninger. Se konflikraadet.no.

Godkjent av AMU 08.09.2017 - SAK 20/17
Rutinen revideres hvert 4. år.

Publisert 9. mai 2018 13:05 - Sist endret 25. okt. 2018 08:07