HiØs varslingsrutiner

1. Hva er varsling?

Å varsle er å si fra om kritikkverdige forhold jf. arbeidsmiljøloven § 3-6.

Hva som ligger i begrepet å varsle eller varsling, skal forstås i vid betydning. Allikevel er det en nedre grense for hva som er ”varsling” i lovens forstand. Begrensningen ligger i at varslingen må dreie seg om ”kritikkverdige forhold” som har ”en viss allmenn interesse”. Lovens bestemmelser omfatter både intern varsling og ekstern varsling.

Intern varsling

Intern varsling betyr i utgangspunktet at du gir opplysninger eller tar opp spørsmål om kritikkverdige forhold internt med for eksempel nærmeste overordnede, representanter for ledelsen eller tillitsvalgte. Intern varsling omfatter også kritiske ytringer som er en del av den alminnelige interne kommunikasjonen i virksomheten.

Ekstern varsling

Ekstern varsling betyr at du tar opp spørsmål eller gir opplysninger eller dokumenter til eksterne faglige forum, tilsynsmyndigheter eller lignende offentlige organer, eller til media (varsling til allmennheten).

Se Tilleggskrav for forsvarlig varsling ved varsling til allmennheten 

Ressurs:
Punkt 1 og vedlegg pkt. 1.1 i Retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten.

Hva er kritikkverdige forhold?

Kritikkverdige forhold er forhold ved HiØ som du er blitt kjent med, som har en viss allmenn interesse, som ikke er allment kjent eller tilgjengelige. Eksempler på kritikkverdige forhold kan være:

  • brudd på lover og regler
  • brudd på våre etiske retningslinjer
  • svikt i sikkerhetsrutiner
  • arbeidsforhold i strid med arbeidsmiljølovens krav, f.eks. mobbing og trakassering, rusmisbruk, annen problematisk avhengighet eller dårlig arbeidsmiljø
  • uforsvarlig saksbehandling
  • korrupsjon eller andre økonomiske misligheter
  • fare for liv eller helse
  • brudd på andre interne regler eller retningslinjer

Merk at for ansatte skal forhold som du mener er kritikkverdig kun ut fra din private, politiske eller etiske overbevisning tas opp med din leder eller dennes overordnede. I slike tilfeller skal det altså ikke brukes varslingsskjema.

Studenter kan varsle om kritikkverdige forhold de selv har vært utsatt for via varslingsskjemaet.

Les mer på HiØs nettsider for Helse, Miljø og Sikkerhet.

Ressurs:
Punkt 1 og vedlegg pkt. 1.2 i Retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten.

Hvilke krav stilles til forsvarlig varsling?

For at varslingen skal være forsvarlig, stilles det krav til at du:

  • har saklig grunnlag for kritikken
  • var i god tro om de faktiske kritikkverdige forholdene
  • har tatt hensyn til ansatte og virksomheten i måten du varsler på
  • har vurdert om forholdet har allmenn interesse og i hvilken grad opplysningene kan skade HiØs omdømme

Ressurs:
Punkt 1 og vedlegg pkt. 3 i Retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten.

Tilleggskrav for forsvarlig varsling ved varsling til allmennheten

Forsvarlighetskravet ved varsling til allmennheten er strengere enn ved intern varsling og ekstern varsling til overordnet myndighet eller tilsyns- og kontrollmyndighet.

Årsaken er at slike varslinger har et mye større skadepotensial enn intern og ekstern varsling.

Du bør derfor alltid å forsøke å varsle internt, til overordnet myndighet eller til tilsyns- eller kontrollmyndigheter før du eventuelt varsler til allmennheten.

Dersom du velger å varsle til allmennheten, er det viktig at du vurderer følgende tre forhold spesielt nøye:

  • Er det grunn til å tro at det faktisk foreligger kritikkverdige forhold? Du bør så langt det er mulig, undersøke de faktiske omstendighetene så grundig som mulig.
  • Er intern varsling, varsling til overordnet myndighet eller varsling til offentlig tilsyns- eller kontrollmyndighet hensiktsmessig?
  • Har allmennheten og/eller andre utenfor HiØ en berettiget interesse i å få vite om forholdene?

Ressurs:
Punkt 1 og 2 og vedlegg pkt. 2 og 3 i Retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten.

2. Rett til å varsle og hvordan varsle

Hvem kan varsle?

Varslingsrutinen gjelder i utgangspunktet for alle som har et ansettelsesforhold ved HiØ.

Personer uten tilknytning til HiØ kan også varsle om ethvert kritikkverdig forhold i virksomheten, særlig dersom dette er knyttet til bruken av midler på budsjett. For denne gruppen personer gjelder retningslinjene så langt de passer.

HiØ må og vil ta alle varslinger, uansett fra hvem, på alvor.

Ressurs:
Punkt 2 og vedlegg pkt. 4 i Retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten.

Hvorfor bør du varsle?

Du har rett, og i noen tilfeller, plikt til å varsle slik at HiØs ledelse får kunnskap om de kritikkverdige forholdene, og dermed får mulighet til å iverksette nødvendige tiltak.

Ressurs:
Punkt 2 og vedlegg pkt. 1 i Retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten.

Hva har du rett til å varsle om?

Som arbeidstaker har du rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. Les mer under Hva er kritikkverdige forhold

Ressurs:
Punkt 2 og vedlegg pkt. 1.2 i Retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten.

Hvordan kan du varsle ved HiØ?

Det er du som avgjør hvordan du vil varsle og du har alltid rett til å varsle i samsvar med våre interne varslingsrutiner:

  • Intern varsling
    Du oppfordres til å varsle til din nærmeste leder eller til ledere høyere opp i linjen.
    Du kan også varsle internt til ledelsen via tillitsvalgt, verneombud, kollega, advokat eller annen rådgiver.
  • Varsling via nettskjema
    HiØs nettskjema for varsling blir sendt over sikker elektronisk linje til juridisk rådgiver som vil påse at saken blir ansvarlig behandlet. Din innmelding vil ikke være anonym, men saken vil bli behandlet konfidensielt av ansatte som har taushetsplikt både underveis, og etter at saken er avsluttet.

    For mer informasjon se Håndtering av varslinger og Videre saksgang ved varsling via nettskjema 
  • Muntlig varsling
    Ansatte kan varsle muntlig, per telefon eller direkte kontakt med sin leder, dennes overordnede, sitt verneombud, tillitsvalgt eller til høgskolens juridiske rådgiver.

    Studenter kan varsle muntlig, per telefon eller direkte kontakt med studieleder/dekan ved den avdeling de tilhører, SiØ Råd og Helse eller læringsmiljøansvarlig.
  • Anonym varsling
    Du kan varsle anonymt; dvs. at mottaker ikke kjenner din identitet. Vær oppmerksom på at anonyme anklager mot ansatte eller studenter sjeldent vil kunne føre til sanksjoner. HiØ vil i de aller fleste varslingssaker trenge å vite hvem du er for å kunne følge opp saken på en god måte.

    Anonyme varsler kan gjøres per telefon eller brev. Verneombud, tillitsvalgt eller egen advokat kan også videreformidle et varsel.
  • Ekstern varsling
    Du har alltid rett til å varsle til overordnet myndighet, tilsyns- og kontrollmyndigheter.
  • Varsling til allmennheten
    Du kan også ha rett til å varsle til allmennheten (offentlig varsling).

    Se Tilleggskrav for forsvarlig varsling ved varsling til allmennheten 

Ressurs:
Punkt 2 og vedlegg pkt. 1.5, 2 og 3 i Retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten.

Hva bør en varsling ha med?

En varsling bør ha med:

  • fullt navn, men varsler kan være anonym
  • varslerens tjenestested, kan utelates ved anonym varsling
  • dato for rapportering
  • tidsrom, eventuelt dato og klokkeslett for observasjonen
  • konkret hva som er observert
  • sted for handlingen
  • vitner
  • eventuell kjennskap til tidligere saker som har betydning for denne

Ressurs:
Punkt 2 og vedlegg pkt. 1.6 i Retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten.

Hvilke begrensninger gjelder for varslingsretten?

Regler om taushetsplikt, ærekrenkelser m.v. gjelder uansett. Dette kan begrense varslingsretten.

Ressurs:
Punkt 2 og vedlegg pkt. 1.9, 8, 9 og 10 i Retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten.

3. Plikt til å varsle

Når har du plikt til å varsle?

Du har plikt til straks å varsle arbeidsgiver, verneombudet og i nødvendig utstrekning andre arbeidstakere om:

  • feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse om du ikke selv kan rette på forholdet
  • trakassering (mobbing) og diskriminering på arbeidsplassen
  • arbeidstaker som blir skadet i arbeidet eller pådrar seg sykdom som du mener har sin grunn i arbeidet eller forholdene på arbeidsstedet
  • forhold som kan påføre arbeidsgiver, ansatte eller omgivelsene tap eller skade

Ressurs:
Punkt 3 og vedlegg pkt. 1.8 i Retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten.

Fra hvilket tidspunkt har du plikt til å varsle?                                     

Du må varsle straks og så snart du har blitt oppmerksom på eller kjent med forhold som kan medføre fare for liv eller helse, om du selv ikke kan rette på det, og om trakassering og diskriminering. For øvrig er det du som bestemmer når du ønsker å varsle om andre kritikkverdige forhold.

Ressurs:
Punkt 3 og vedlegg pkt. 1.8 i Retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten.

Særskilt varslingsplikt som verneombud

Verneombudet har en særskilt varslingsplikt etter arbeidsmiljøloven.

Blir verneombudet kjent med forhold som kan medføre ulykkes– eller helsefare, skal verneombudet straks melde fra til de berørte arbeidstakerne på stedet og til arbeidsgiver.

Hvis arbeidsgiver ikke gjør noe med de kritikkverdige forholdene innen rimelig tid, skal verneombudet underrette Arbeidstilsynet eller Arbeidsmiljøutvalget.

Ressurs:
Punkt 3 og vedlegg pkt. 1.8 i Retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten.

Kontaktpersoner du kan rådføre deg med før du varsler

Hvis du er ansatt og usikker på om du skal varsle, kan du ta kontakt med verneombud, tillitsvalgt, HR-enheten, eller arbeidstilsynet.

Studenter som er usikre på om de skal varsle kan ta kontakt med studentombud eller SiØ Råd og Helse.

4. Håndtering av varslinger

Hvilke prinsipper gjelder for håndtering av varslingssaker?

  • Alle henvendelser skal tas alvorlig.
  • Varslers identitet er en fortrolig opplysning.
  • Alle henvendelser skal tas tak i med en gang.
  • Anonyme varslinger skal vurderes/behandles.
  • Anonyme kilder kan være like mye verdt som åpne kilder.
  • Valg av varslingsmåte skal ikke ha betydning for hvordan varslingen håndteres.
  • Varslingssaken skal behandles konfidensielt.
  • Varslingssystemet skal kunne brukes uten frykt for konsekvenser.
  • Mottaker av en varsling plikter å foreta nærmere undersøkelser av påstander om de kritikkverdige forholdene snarest mulig.
  • Varsleren skal få tilbakemelding innen rimelig tid.

Ressurs:
Punkt 4 og vedlegg pkt. 1.9, 5, 6, 7, 8, 9 og 10 i Retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten.

Hvordan tar HiØ som arbeidsgiver hensyn til den det varsles om?                              

Hvis HiØ som arbeidsgiver bestemmer seg for å forfølge saken, skal den/de det blir varselet om, som hovedregel, gjøres kjent med varslet og med hvilke opplysninger som er gitt. På denne måten får vedkommende anledning til å komme med sin versjon av saken.

Dersom nærmere undersøkelser viser at det ikke foreligger noe kritikkverdig forhold og varsleren har handlet i god tro, men har tatt feil med hensyn til sakens faktiske forhold, vil HiØ vurdere om det er riktig å informere den/de det er varslet om. Viktige vurderingskriterier her vil være hensynene til varsleren, den/de det er varslet om og arbeidsmiljøet.

Når saken er ferdig behandlet, skal den det er varslet om straks ha beskjed, uansett utfallet av behandlingen.

Ressurs:
Punkt 4 og vedlegg pkt. 6 i Retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten.

Hvem håndterer varslingen?

HiØ vil i hver enkelt sak vurdere konkret hvem som skal involveres i den videre behandling av saken, og hvilke tiltak som skal iverksettes.

Dette avhenger av hvilken type sak og hvem varslingen er rettet mot.

Antall personer som blir involvert vil begrenses til en så snever gruppe som mulig og ditt navn vil ikke bli kjent for flere enn det som er nødvendig for å behandle saken. Den som beskyldes for noe har rett til å få vite om anklagen, få innsyn i saken og få uttale seg. 

Alle varslingssaker vil håndteres i henhold til bestemmelser i offentleglova, forvaltningsloven, personopplysningsloven m.m.

Offentlig innsyn

Din innmelding vil bli arkivert i høgskolens arkivsystem. Sakens tittel, samt tidspunktet for når den kom inn, vil bli publisert på offentlig journal. Vi publiserer ikke navnet ditt eller annen taushetsbelagt informasjon som kan avsløre deg og andre involverte parter i saken. Publisering på offentlig journal betyr at de som ut fra tittelen blir interessert i saken, kan be om å få lese sakens dokumenter. Dette kan f.eks. være journalister. All taushetsbelagt informasjon vil bli fjernet før dokumenter eventuelt utleveres.

Alle varslingssaker vil håndteres i henhold til bestemmelser i offentleglova, forvaltningsloven, personopplysningsloven m.m.

Ved påstand mot påstand

Vær forberedt på at HiØ kan ha begrensede muligheter for å sanksjonere overfor en ansatt hvis det ikke finnes bevis for at det har skjedd noe kritikkverdig. Ditt varsel kan allikevel ha betydning for at det samme ikke skjer igjen.

Ressurs:
Punkt 4 og vedlegg pkt. 2, 8, 9 og 10 i Retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten.

Tilbakemelding til varsler 

Varsler skal ha en bekreftelse på at varslingen er mottatt.

For øvrig vil spørsmål om innsyn være regulert i bl.a. offentleglova, forvaltningsloven, personopplysningsloven m.m.

Ressurs:
Punkt 4 og vedlegg pkt. 5.2, 8, 9 og 10 i Retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten.

HiØs undersøkelsesplikt

Den som mottar ditt varsel har plikt til videreformidle saken til ansvarlig leder for igangsettelse av undersøkelse og tiltak.

Risiko ved å varsle

Gjengjeldelse eller negative konsekvenser overfor en arbeidstaker som varsler er forbudt.

En åpenbart feilaktig varsling eller varsling for å skade, vil imidlertid kunne få personalmessige konsekvenser.

Ressurs:
Punkt 4 og vedlegg pkt. 7 i Retningslinjer for utarbeidelse av lokale varslingsrutiner i staten.

Vern mot gjengjeldelse og uavhengig kontroll

Gjengjeldelse eller negative konsekvenser overfor en arbeidstaker eller student som varsler er forbudt. Hvis du allikevel skulle oppleve negative konsekvenser ved å si i fra, ber vi deg ta direkte kontakt med vår juridiske rådgiver som er saksbehandler i varslingssaker.

Falsk anklage

Vær oppmerksom på at det er straffbart å anklage noen på falskt grunnlag.

Hvilke rettigheter har du som melder fra om noe kritikkverdig

  • Som innmelder vil du få anledning til å legge frem sitt syn for den/de som skal behandle saken, fortrinnsvis i et møte som det skrives referat fra.
  • Siden du ikke selv er part i saken, vil du ikke bli del av videre saksgang. Saksbehandler vil ta kontakt med deg om det er behov for ytterligere opplysninger for å belyse saken. Du vil få bekreftelse på at saken er mottatt og beskjed når saken er avsluttet.
  • Du skal ikke oppleve negative konsekvenser fordi du sier ifra. Hvis du allikevel skulle oppleve dette, ber vi deg ta direkte kontakt med vår juridiske rådgiver.
  • Enkeltpersoner som blir anklaget for kritikkverdige forhold har rett til å få vite om anklagen, få innsyn i saken og få uttale seg. Den eller de som bli anklaget vil bli innkalt til egne møter for å få saken belyst fra flere sider.
  • Hvis en ansatt viser seg å være ansvarlig for alvorlig kritikkverdige forhold knyttet til sitt arbeid ved HiØ, kan det fremmes personalsak. Det er regler for hvordan slike saker skal føres i Tjenestemannsloven § 18 (lovdata.no).
  • Hvis en student har opptrådt grovt forstyrrende, kan det fremmes sak for Høgskolens klagenemnd. Regler for hvordan en slik sak skal føres finner du i Universitets- og høyskoleloven § 4-8 (lovdata.no).
  • Alle parter i saken vil få beskjed når saken avsluttes.

Hvilke rettigheter har den som blir anklaget for noe kritikkverdig

  • Enkeltpersoner som blir anklaget for kritikkverdige forhold har rett til å få vite om anklagen, få innsyn i saken og få uttale seg. Den eller de som bli anklaget vil bli innkalt til egne møter for å få saken belyst fra flere sider.
  • Hvis en ansatt viser seg å være ansvarlig for alvorlig kritikkverdige forhold knyttet til sitt arbeid ved HiØ, kan det fremmes personalsak. Det er regler for hvordan slike saker skal føres i Tjenestemannsloven § 18 (lovdata.no).
  • Hvis en student har opptrådt grovt forstyrrende, kan det fremmes sak for Høgskolens klagenemnd. Regler for hvordan en slik sak skal føres finner du i Universitets- og høyskoleloven § 4-8 (lovdata.no).
  • Alle parter i saken vil få beskjed når saken avsluttes.

Politianmeldelse

Hvis hendelsen er straffbar, vil du kunne bli oppfordret til å politianmelde forholdet. HiØ kan også på eget initiativ velge å politianmelde en sak.

Dokumentasjon

Ta vare på dokumentasjon som underbygger saken (e-poster, sms, brev, bilder o.l). Skriv ned hva du har opplevd så raskt som mulig etter det har skjedd.

Støtte

Saksbehandler vil følge deg opp med samtale underveis og etter at saken er avsluttet.

Det kan være lurt å diskutere saken med noen før du melder den inn. For ansatte kan dette for eksempel være verneombud eller tillitsvalgt. For studenter kan dette for eksempel være rådgiver fra SiØ Råd og Helse. De kan også delta på møter sammen med deg og gi deg støtte underveis.

Å varsle kan være vanskelig fordi du må beskrive det du har opplevd for de som skal undersøke saken. Du kan også bli bedt om å vitne dersom det blir en rettsak. Vær forberedt på at du kan oppleve motstand og fornektelse fra berørte i saken, noe som kan føles ubehagelig.

Videre saksgang ved varsling via nettskjema

Hvem mottar varslingen din?

  • Varslinger blir sendt over sikker elektronisk linje til høyskolens juridiske rådgiver
  • Juridisk rådgiver vil sende den videre til aktuell linjeledelse som skal behandle saken.

Hva skjer videre med saken?

  • Du vil innen én uke motta informasjon fra vår juridiske rådgiver om hva som skjer videre med saken.
  • Alle saker som meldes inn vil bli tatt alvorlig og undersøkt så langt det lar seg gjøre.
  • Alle sensitive dokumenter i saken blir unntatt offentligheten og saken blir behandlet fortrolig. Dette innebærer at navnet ditt ikke blir gjort kjent for flere enn det som er nødvendig for videre behandling i saken.
  • Hvis det avdekkes kritikkverdige forhold vil tiltak igangsettes.

Ressurser

Publisert 12. feb. 2019 08:38 - Sist endret 12. feb. 2019 09:08