Retningslinjer for etablering, organisering, bruk og vedlikehold av stoffkartotek, verneområde Halden

Sist oppdatert: 2007

1. FORMÅL

Å sikre en forsvarig håndtering av kjemikalier i virksomheten og tilstrebe at de minst helsefarlige produktene velges.

Retningslinjene skal bidra til å forebygge skader, sykdom og ubehag på arbeidsplassen. Dette ved å sikre brukerne og innleiet personell lett tilgjengelig informasjon om helse-, brann- og eksplosjonsfarlige kjemiske stoffer og produkter og helsefarlige biologiske faktorer. Arbeidsgiver skal aktivt benytte denne informasjonen ved utarbeidelse av arbeidsinstrukser, kartlegging av eksisterende arbeidsplasser og ved planlegging av nye arbeidsplasser.

2. ANVENDBARHET

Retningslinjene gjelder for alle avdelinger hvor helsefarlige stoffer, herunder brann- og eksplosjonsfarlige stoffer og giftig eller helsefarlig biologisk materiale, blir brukt eller oppbevart på en måte som kan innebære helserisiko.

3. DEFINISJONER

Stoffkartotek
Med "stoffkartotek" menes en systematisk samling av HMS-datablad og informasjonsblad i form av en ringperm plassert på eller nær brukerstedet og som inneholder kun de kjemiske stoffer eller biologiske faktorer som er i bruk eller lagret på stedet.

HMS-datablad
Med "HMS-datablad" (tidligere kalt produktdatablad) menes et papirdokument som inneholder blant annet opplysninger om stoffets farlige egenskaper og hvilke tiltak som skal iverksettes for å sikre en trygg og sikker bruk. Det er omsetter (importør eller leverandør) som skal utarbeide HMS-datablad og levere dette uoppfordret til kunden/brukeren sammen med varen ved første gangs kjøp. Krav om fullstendig HMS-datablad gjelder for alle kommersielt tilgjengelige stoffer, uavhengig av om dette er lagervare eller ei, med unntak av bl.a. biologisk materiale, legemidler, loddetråd, og sveiseelektroder.

Informasjonsblad
For farlige stoffer og biologiske faktorer som ikke omfattes av forskrift om utarbeidelse og distribusjon av HMS-datablad og som medfører fare for eksponering, skal det utarbeides "informasjonsblad" som skal inneholde opplysninger om navn, sammensetning, opplysninger om produsent, importør og/eller omsetter, fysikalske, kjemiske og helseskadelige egenskaper, opplysninger om smittefare, risikomomenter, forebyggende vernetiltak og førstehjelpsbehandling. Informasjonsblad skal også utarbeides som del av de faste rutinene knyttet til fremstilling av stoffer og stoffblandinger i undervisnings- og forskningsøyemed, eller annet arbeid som medfører arbeid med reaksjonsblandinger. Informasjonsbladet skal også omfatte mellomprodukter der det er fare for eksponering for disse.

Farlige stoffer
Med "stoffer" menes her grunnstoffer (væske, faststoff eller gass) og deres kjemiske forbindelser med andre grunnstoffer og/eller stoffblandinger. Med "farlige stoffer" menes her helsefarlige kjemikalier, brann- og eksplosjonsfarlige stoffer eller stoffer som representerer en fare for ytre miljø.

Biologiske faktorer
Med "biologiske faktorer" menes her bakterier, virus, cellekulturer og humane endoparasitter som kan fremkalle infeksjoner, allergier eller giftvirkninger hos mennesker, dyr, planter, vannforekomster, jordsmonn osv., eller det kan ha langtidsvirkninger ved at skadelige stoffer akkumuleres i næringskjeden eller i jordsmonn.

Brukersted
Med "brukersted" menes ethvert sted, lokale eller område hvor farlige stoffer eller biologiske faktorer brukes eller lagres og hvor enheten finner det hensiktsmessig å plassere et stoffkartotek med oppdaterte HMS-datablader eller informasjonsblad.

4. REFERANSER

4.1 Eksterne referanser

5. ROLLER, ANSVAR OG MYNDIGHET

Leder ved den enkelte avdeling/enhet har ansvaret for at retningslinjene blir fulgt opp og at forholdene blir tilrettelagt for en god lagring, håndtering og avhending av farlige kjemikalier og biologiske faktorer.

Alle brukere av farlige stoffer/faktorer og andre som kan komme i kontakt med disse skal ved bruk av stoffkartoteket gjøre seg kjent med de faremomenter som bruken av stoffene/faktorene representerer og hvilke vernetiltak som skal iverksettes, før arbeidet påbegynnes.

Verneombudet skal ha direkte tilgang til alle stoffkartotek innenfor sitt verneområde. Hovedverneombudet skal ha tilgang til alle stoffkartotek innenfor sitt hovedverneombudsområde.

HMS-datablad og informasjonsdatablad er å anse som "ferskvare" med begrenset holdbarhet. Det skal utpekes en fast ansatt som får ansvar for løpende oppdatering av kartoteket ved det enkelte brukersted.

6. PROSEDYRE

6.1 Innhold i stoffkartoteket

Avdelingen/enheten står fritt til å organisere innholdet i stoffkartoteket (ringperm). Innholdet i ringpermen bør organiseres systematisk med en oversiktlig innholdsfortegnelse. Permen skal inneholde HMS-datablad eller informasjonsblad for alle farlige eller mulig farlige stoffer eller faktorer som benyttes, eller er lagret ved brukerstedet og kun disse. Dersom det ikke er relevant eller teknisk mulig å gi en eller flere av de opplysningene som kreves, skal begrunnelsen fremgå av opplysningene i permen. Det skal være lett å slå opp i permen på et aktuelt kjemisk stoff eller biologiske faktorer. Det må tas hensyn til at det kan være engelsk språklige brukere.

6.2 Brukersted

Avdelingen/enheten må selv definere hvilke brukersteder som skal ha et eget stoffkartotek. Kravet er at den informasjonen som forefinnes i HMS-databladet i stoffkartoteket skal være lett tilgjengelig for brukerne av de aktuelle farlige stoffer eller biologiske faktorer.

6.3 Registrering av kjemiske stoffer i bruk

Arbeidsgiver er ansvarlig for å organisere kjemikalieregistrering. Registreringsarbeidet utføres ute i den enkelte avdeling og verneområde. Ledere for avdelingen har ansvaret for å gjennomføre dette arbeidet i samarbeid med de respektive verneombud. De som til daglig håndterer kjemikaliene må etter behov trekkes med i registreringsarbeidet.

Alle kjemikalier skal i utgangspunktet føres opp på registreringsskjema. Det er viktig å fylle ut flest mulig av de opplysninger som er oppgitt på skjemaet. Når registreringsarbeidet er ferdig må man gjennomføre kontroll av at det finnes HMS-datablad på produktene. HMS-datablad som mangler må fremskaffes. Alle kjemiske stoffer som kan medføre helsefare skal ha HMS-datablad. Registreringsskjema settes inn i ringperm for HMS datablad.

6.4 Innkjøp/anskaffelse og kontroll av HMS-datablad

Avdelingen/enheten må ved anskaffelse av nye stoffer sørge for at tilhørende HMS-datablad, som skal følge med ved første gangs kjøp, fortløpende blir lagt inn i det aktuelle stoffkartoteket. Dersom leverandøren ikke kan levere HMS-datablad i tråd med forskrift skal en velge en annen leverandør. Dersom ansatte selv importerer farlige kjemikalier eller biologiske faktorer må den ansatte/avdeligen selv sørge for at det utarbeides tilfredsstillende HMS-datablad eller informasjonsblad som legges inn i stoffkartoteket. I så fall må en be produsenten om å levere skriftlig informasjon om helse, miljø og sikkerhet sammen med produktet.

Det må gjennomføre en enkel kontroll av HMS-databladet ved å påse at alle de 16 punktene er fylt ut og at det er samsvar mellom advarselsetiketten på emballasjen og HMS-databladet. I tillegg må en sjekke med bruker/bestiller om bruksområdet i HMS-databladet eller informasjonsbladet dekker den aktuelle bruken av stoffet/faktoren. Ved vesentlige mangler tar en kontakt med leverandør og ber om nytt HMS-datablad. Dersom leverandør ikke er produsent/importør kan dette be levert fra produsent/importør. Vurdering av opplysningens riktighet bør ikke være nødvendig. Ved mistanke om feil opplysninger, og dersom en selv ikke har den nødvendige kompetanse til å vurdere dette, kan verne- og helsepersonale kontaktes. Leverandør må underrettes om eventuelle feil.

Dersom enkelte stoffer/produkter fremdeles mangler eller har mangelfulle HMS-datablad, bør andre produkter vurderes. Hvis virksomheten fremdeles ønsker å benytte stoffet/produktet, må virksomheten selv utarbeide eget HMS-databad og fylle ut de manglende opplysninger med bakgrunn i nødvendig produktinformasjon. Dette må gjøres av personer med tilstrekkelig kompetanse. Arbeidstilsynet må varsles ved manglende eller mangelfulle produktdatablader.

Kun godkjente produktdatablader plasseres i stoffkartotek. Stoffer og produkter uten godkjent HMS-datablad må ikke benyttes.

6.5 Historisk arkiv

HMS-datablad eller informasjonsblad for stoffer/faktorer som ikke lenger er i bruk eller lagret skal fjernes fra stoffkartoteket. Det anbefales at HMS-datablad og informasjonsdatablad for kjemikalier og faktorer med egenskaper som har eller er mistenkt for å kunne gi sykdom med lang latenstid (som for eksempel kreftfremkallende kjemikalier), samles i et eget historisk stoffkartotek hvor en fører inn i registeret i hvilket tidsrom stoffet var i bruk ved brukerstedet.

6.6 Opplæring

Leder skal sørge for at alle brukere av farlige kjemikalier og biologiske faktorer får opplæring i bruk av stoffkartoteket.

Arbeidsgiver skal sørge for at arbeidstakere og verneombud får nødvendig informasjon om og opplæring i bruk av stoffkartotek før de begynner med arbeidet. Arbeidstakere skal informeres om vesentlige endringer i stoffkartoteket.

Plikter for alle som arbeider med farlige stoffer og helsefarlige biologiske faktorer :

Gjør deg kjent med farene ved og de forebyggende vernetiltak som gjelder for de kjemikalier du anskaffer eller skal arbeide med (HMS-datablad) — giftighet, brennbarhet, tunge/lette gasser. Tunge gasser kan fortrenge luft og gi kvelningsfare i dårlig ventilerte rom. Utvis største forsiktighet ved arbeid med eksplosjonsfarlige gasser eller etsende stoffer. Sørg for at det er folk i nærheten som kan hjelpe om nødvendig. Påbudt og rett type verneutstyr skal brukes. Ta rede på hvor nærmeste førstehjelpsskap finnes. Beholdere, flasker o.l. skal merkes i henhold til påbud.

Publisert 16. juni 2013 17:00 - Sist endret 9. mai 2018 13:05