Opptak lyd med mobil-app og nettskjema

Opptak av stemmer regnes alltid som personopplysning. Ved HiØ skal lydopptak ved bruk av smarttelefon kun utføres ved bruk av fremgangsmåten under. 

 

Opptak lyd via diktafon-app på mobil og nettskjema

Ansatte og studenter ved Høgskolen i Østfold har nå mulighet til å gjøre opptak av lyd på mobiltelefon på en sikker måte. Dette gjøres ved å ta ibruk et spesielt Nettskjema og en tilhørende diktafon app for Andriod og IOS.

MERK! Ved opptak av sensitiv persondata må det følges en egen rutine som sender lydfilene til TSD.

Opprette Nettskjema til bruk for lydopptak fra mobil.

Gå inn på hjemmesiden til Nettskjema og Logg inn.

Velg "Feide-innlogging" på høyre side og logg inn med ditt brukernavn/passord som du har på høgskolen (se bilde).

 

 

 

 

 

 

Velg å opprette nytt spørreskjema fra en ferdig definert mal som vist under:

Fyll inn svar etter hva som passer for ditt lydopptak.

Velg til slutt å åpne skjemaet slik at det er klart til bruk.

Noter ned skjema ID som er sifrene som står i adresselinjen i din nettleser (id= i slutten av skjemaet.)


(Feks: https://nettskjema.no/user/form/preview.html?id=111734 SkjemaID=111734)

 

Nå er skjemaet klart til bruk og du kan installere diktafon-appen på din mobil for å sende over lydopptak.

 

Installasjon av Nettskjema diktafon app for Mobil (iOS og Android)

Gå til App store for Iphone eller Google play for Android mobiler.

Søk etter: nettskjema-diktafon

Installer appen på vanlig måte.

Når du starter opp Diktafon-app'en må du først oppgi Skjema-id for nettskjemaet du opprettet.

Overføring av lydopptak:

Lag først et kort testopptak og send det til nettskjema for å forsikre deg om at alt fungerer som det skal.

 

Lengde på opptak

 

Det er en grense på 45min. lyd pr. opptak. Hvis denne grensen overstiges, stoppes opptaket og du får opp en melding om at maks fil-størrelse er nådd. Denne begrensningen er satt for å være kompatibel med eldre typer mobiler.

 

Avspilling og transkripsjon av lydfiler

Filene er i formatet MPEG 4 Audio (.m4a) som er optimalisert for tale. Disse kan avspilles med gratis programvare som VLC media player.

 

Praktiske tips for å redusere risiko i praktisk bruk.

  • Om mulig bruk doble opptaksenheter med diktafon app installert (helst/gjerne mot samme skjema)
    • Det er enkelt å installere appen fra app-store på en ekstra mobil-enhet og så slette den etter arbeidet med opptak er over.
    • Vær klar over at også kan være mulig å benytte «eldre» enheter uten SIM-kort som "sikkerhetskopi" så lenge enheten kan komme «på nett»/wifi for å installere appen, og levere  opptak.
  • Sett opptaksenheten i "fly-modus" ved opptak. All bruk av mikrofon og høytaler fra andre programmer på enheten vil avbryte opptaket, og du må eventuelt starte nytt opptak.
  • Du skal ikke skru av skjermen på telefonen når Nettskjema-diktafon brukes
  • Ved avslutning av ett opptak bør du om mulig umiddelbart ta deg tid til å levere opptaket og verifisere oversendelse
    • Ha enkel tilgang til lenken visning av opptakslisten i skjemaet ditt nettskjema så du kan se hva som er levert
      • Vær klar over at denne listen  per i dag ikke viser opptakets lengde før du starter avspilling av opptaket. Listen viser leveringstidspunkt
  • Benytt alltid den nyeste app-versjonen som er tilgjengelig i din enhets «app-store».
    • Sjekk jevnlig på app-«store» og oppgrader når mulig.
    • Oppgradering av eksisterende diktafon-innstallasjon berører ikke lagrede /leverte opptak.
    • NB: Sletting av app’en fra enheten foretar en full «av-innstallering» der både selve app’en og alle lagrede opptaksdata blir fjernet fra telefonen. Ingen data blir fjernet fra TSD eller Nettskjema ved avinnstallering av appen.
Publisert 18. feb. 2019 13:27 - Sist endret 9. okt. 2020 09:01