Prosjekter må plasseres i riktig prosjektkategori. Dette er viktig for at finansregnskapet til Høgskolen i Østfold skal bli korrekt.
Dokumentet beskriver først klassifisering deretter konsekvenser av klassifiseringen.
Klassifisering - bevilgning
Med bevilgning forstås tildelinger fra departementer som blir stilt til disposisjon for institusjonen gjennom tildelingsbrev.
- Bevilgning fra KD direkte: I utgangspunktet får høgskolen en ramme tildelt for ett år. En bevilgning utover den årlige rammen kan være ment til både ordinære og særskilte formål. Slike bevilgninger blir stilt til disposisjon for institusjonen uten konkurranse.
- Bevilgning fra KD via andre: Eksempel kan være SAKS-midler (Samarbeid, Arbeidsdeling, Konsentrasjon og Sammenslåinger) og PKU-midler (Program for kunstnerisk utviklingsarbeid).
- Bevilgning fra andre departementer/underliggende etater: Eksempel kan være midler fra Utdanningsdirektoratet, Norgesuniversitetet (uten søknad).
Klassifisering - bidrag eller oppdrag
I søknadsfasen må man avklare hvorvidt prosjektet er et bidrag eller oppdrag. Det er viktig å lese nøye igjennom utlysningstekst/anbud for å avklare prosjektets karakter og dermed riktig klassifisering. Dette for å unngå brudd på statens økonomiregelverk, lov om merverdiavgift, ESAs regler om statsstøtte og forbud mot konkurransevridning. I tillegg vil det kunne medføre brudd på KD sitt reglement for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA-reglementet F-07-13).
Feil klassifisering kan gi feil mva-vurdering og dermed feil ved fakturering.
For å vurdere hvorvidt man har med bidrag, oppdrag eller annen type eksternfinansiert aktivitet som salg eller gave å gjøre, er det en rekke momenter som må hensyntas og vektlegges for å kunne gjøre en vurdering.
Bidrag
Med bidragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter hvor institusjonen henter støtte fra nasjonale og internasjonale finansieringskilder til sine egne aktiviteter uten at det foreligger krav om motytelse fra institusjonen ved kontraktsinngåelse. Typiske trekk ved bidragsprosjekter er:
- Støtten/tilskuddet er som oftest basert på en søknad fra institusjonen
- Støtten/tilskuddet kan også mottas i konkurranse med andre institusjoner
- Et bidragsprosjekt kan ha egeninnsats. Institusjonen anser i slike tilfeller at det er tilstrekkelig faglig interesse til å delfinansiere prosjektet, jfr Rundskriv F-07-13, pkt. 2.2c og veileder s 7 av 17, avsnitt fem om «Faglig interesse».
- Det er primært bidragsmottager selv som nyter godt av bidraget
Tilskudd fra statlige etater, herunder direktorater, Norges forskningsråd (NFR), regionale forskningsfond (RFF) og EU, skal klassifiseres som bidrag såfremt avtaleforholdet ikke innebærer krav om motytelse. Når statlige etater derimot inngår avtaler om kjøp av varer og tjenester hvor avtaleforholdet inneholder krav om motytelse, skal aktiviteten klassifiseres som oppdrag eller salg.
Oppdrag
Med oppdragsfinansiert aktivitet forstås prosjekter hvor institusjonen yter en tjeneste for en oppdragsgiver, mot at oppdragsgiver betaler for denne tjenesten i form av et vederlag. Med andre ord kan man si at det foreligger omsetning mellom partene.
Om det faktisk skjer en omsetning kan være vanskelig å vurdere. Følgende momenter taler for at det foreligger omsetning:
- Når det foreligger et krav om motytelse fra institusjonen når kontrakten inngås. Eierskap til resultatene tilfaller helt eller delvis finansiør (oppdragsgiver)
- Finansiør krever å få være med på utforming og gjennomføring av prosjektet.
- Vi har levert et tilbud på en anbudsutlysning
- Initiativet til prosjektet ligger hos finansiør
- Finansiør har rett til å kreve erstatning for mangelfullt utført arbeid
Eksempler på oppdragsprosjekter:
- Forskningsoppdrag når det foreligger krav om motytelse
- Analyse- og konsulentoppdrag
- Kurs når art og omfang tilsier at det ikke er ordinær salgsvirksomhet, for eksempel et samlet kjøp av EVU-kurs der oppdragsgiver bestemmer hvem som skal delta
Klassifisering - andre inntekter
Eksterne inntekter kan være av en slik karakter at de faller utenfor kategoriene bidrag eller oppdrag. Nedenfor beskrives eksempler på slike typer inntekter.
Salg
Med salg forstås aktiviteter av mindre omfang der det forekommer omsetning, men der det ikke er naturlig eller hensiktsmessig å etablere den formelle dokumentasjon som kreves for oppdragsfinansiert aktivitet. Eksempler på salg er honorar fra foredragsvirksomhet, laboratorietjenester, egenbetaling fra studenter, konferanseavgifter (som ikke er en del av et større prosjekt) og annet salg av varer og tjenester av enklere karakter.
Gave
Med gave forstås midler som tilflyter institusjonen i den hensikt å styrke den økonomisk. Det må ikke være bindinger på gaven slik at den anses som betaling for en ytelse til giveren.
Midler som etter sin art og omfang ikke naturlig kan klassifiseres som bidrag kan i de fleste tilfeller klassifiseres og behandles som gave. Dette vil gjelde tilskudd av mindre omfang der det ikke er naturlig eller hensiktsmessig å etablere den formelle dokumentasjonen som kreves for bidragsfinansiert aktivitet. Klassifiseringen må imidlertid vurderes i hvert enkelt tilfelle.
Praktiske konsekvenser av klassifisering
Bevilgning
- Ved bevilgning fra KD direkte som er til særskilte formål, kan det opprettes eget prosjekt dersom man har behov for å følge opp bruken av midlene.
- Ved bevilgning fra KD via andre skal det opprettes prosjekt slik at bruk av midlene kan følges opp.
- Ved bevilgning fra andre departementer/underliggende etater skal det opprettes prosjekt slik at bruk av midlene kan følges opp.
- Disse prosjektene faller utenom BOA-reglementets krav til prosjektregnskap, men kan ha krav til særskilt økonomioppfølging og eventuell rapportering til ekstern finansiør.
- I likhet med andre prosjekter skal det fylles ut prosjektskjema ved oppstart av prosjektet. Det skal også gis beskjed til Økonomi- og driftsenheten ved avslutning av prosjektet.
Bidrag
- Skal organiseres som prosjekter
- Kan delfinansieres ved egne midler (egeninnsats)
- Ved egeninnsats skal faglig interesse dokumenteres særskilt
- Innebærer som regel ikke mva-pliktig omsetning, men kan ha mindre elementer av omsetning (f.eks. konferanseavgift)
Oppdrag
- Skal organiseres som prosjekter
- Skal være fullfinansiert av ekstern finansiør (dekke alle direkte- og indirekte kostnader), dvs. tillater ikke egeninnsats fra institusjonen.
- Skal budsjetteres med en rimelig fortjeneste
- Oppdragsprosjektene er normalt avgiftspliktig omsetning, i henhold til lov om merverdiavgift, med mindre tjenesten omfattes av unntak eller fritak i henhold til loven (f.eks. undervisning).
Salg
- Ikke krav om å etablere et eget prosjekt for aktiviteten
- Skal være fullfinansiert av ekstern finansiør, dvs. tillater ikke egeninnsats fra institusjonen (unngå konkurransevridning)
- Skal beregnes med en rimelig fortjeneste
- Salg er normalt avgiftspliktig omsetning, i henhold til lov om merverdiavgift, med mindre tjenesten omfattes av unntak eller fritak i henhold til loven (f.eks. undervisning).
Gave
- Ikke krav om å etablere et eget prosjekt for aktiviteten
(I dette dokumentet er det hentet en del elementer fra dokumentet «Avklare prosjektkategori: Oppdrag eller bidrag» ved UiO som sist er endret 11.02.16.)