Målgruppe for retningslinjen: Forskningsrådgiver og prosjektcontroller tilknyttet søknad/prosjekt.
Ansvar og utførende: Prosjektleder har ansvar for at arkivet oppdateres med all nødvendig dokumentasjon, men har som regel ikke tilgang til P360. Forskningsrådgiver utfører derfor arkiveringen på vegne av prosjektleder, evt i samarbeid med prosjektcontroller.
Arkivering skal sikre dokumentasjon av inngåtte kontrakter og forpliktelser i prosjekter. Søknader/anbud og svarbrev med evalueringer skal også arkiveres slik at institusjonen har en komplett oversikt over dette.
Arkiveringen bidrar til at kravene i Arkivloven og BOA-reglementet ivaretas. Arkivlova § 1 «Føremål: Føremålet med denne lova er å tryggja arkiv som har monaleg kulturelt eller forskingsmessig verde eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon, slik at desse kan verta tekne vare på og gjorde tilgjengelege for ettertida.»
Dokumenter knyttet til forskningsprosjekter skal unntas offentlighet iht Offentleglova (Lov-2006-05-19-16) § 26 4. ledd «Det kan gjerast unntak frå innsyn for opplysningar om forskingsidear og forskingsprosjekt i sak som gjeld økonomisk stønad eller rådgjeving frå det offentlege i samband med forskingsprosjekt.»
Fullstendig oppbevaring av regnskaps- og underlagsdokumentasjon iht økonomi- og bokføringsregelverk og krav fra Riksrevisjonen samt eventuelt fra ekstern finansiør må også ivaretas utover det som er arkivverdig i P360.
Ved prosjektopprettelse må arkivet være fullstendig for å sikre korrekt kategorisering og tilstrekkelig grunnlag for opprettelsen.
1. Prosjektmappestruktur
- For hvert kalenderår oppretter Seksjon for arkiv og dokumentasjonsforvaltning to prosjektmapper der dokumenter knyttet til søknader om midler skal arkiveres. Forskningsdirektør vil stå som ansvarlig for prosjektmappene.
- Søknader om ekstern forskningsfinansiering – prosjektansvarlig årstall xxxx
- Søknader om ekstern forskningsfinansiering – partner årstall xxxx
I den aktuelle prosjektmappen opprettes det en sak pr søknad. Hver sak skal ha en standardisert sakstittel bestående av; Prosjektets tittel, prosjektansvarlig/partner, finansiør, evt program, fakultet det er tilknyttet, prosjektnummer (evt referanse) hos finansiør, prosjektnummer HiØ (fra økonomisystemet).
- For hvert kalenderår oppretter Seksjon for arkiv og dokumentasjonsforvaltning en prosjektmappe for eksterne forskningsoppdrag. Gjelder for prosjekter der HiØ forespørres av eksterne aktører eller er med på en anbudskonkurranse.
- Eksterne forskningsoppdrag - årstall xxxx
I den aktuelle prosjektmappen opprettes det en sak pr søknad. Hver sak skal ha en standardisert sakstittel bestående av; Prosjektets tittel, prosjektansvarlig /partner, finansiør, fakultet det er tilknyttet, prosjektnummer (evt referanse) hos finansiør, prosjektnummer HiØ (fra økonomisystemet).
2. Dokumenter som skal arkiveres i P360
Opplistede dokumenter er ikke uttømmende og andre dokumenter kan også arkiveres på aktuell sak dersom det vurderes som hensiktsmessig.
- Søknads-/anbuds-/ og kontraktsfasen
- Søknad om forskningsmidler/anbud (inkl vedlegg som f.eks. prosjektbeskrivelse, prosjektbudsjett og eventuelle bekreftelser på medfinansiering/deltagelse fra partnere).
- Internt totalbudsjett.
- Bekreftelse på godkjennelse fra prosjekteier (dekan).
- Endringer i søknad/anbud som følge av dialog med finansiør (f.eks. prosjektbeskrivelse eller prosjektbudsjett).
- Avslag på søknad med evaluering/begrunnelse fra finansiør, klage på avslag, svar på klage.
- Oppstartsfasen
- Signert tildelingsbrev/kontrakt og andre relevante dokumenter ved kontraktsinngåelse.
- Samarbeidsavtaler
Før prosjektoppretting i økonomisystemet skal forskningsrådgiver sikre at prosjektarkivet i P360 er fullstendig. Saksnummer fra arkivsystemet skal legges inn i prosjektopprettingsskjema. Når prosjektnummer er mottatt fra Økonomi- og driftsenheten skal dette legges inn på sakstittel i P360, sammen med prosjektnummer/referanse fra finansiør.
- Gjennomføringsfasen
- Framdriftsrapporter, både faglige og økonomiske, i løpet av prosjektperioden.
- Korrespondanse vedrørende kontraktsforhold.
- Kontraktsendringer.
- Sentral dialog med finansiør eller prosjektpartnere.
- Evt. dokumentasjon på gjennomført anbudskonkurranse ved innkjøp til et prosjekt. (Arkiveres direkte på saken eller knyttes til saken med referanse til en separat anbudssak.)
- Konsesjoner/tillatelser fra datatilsyn og lignende myndigheter.
- Avslutningsfasen
- Sluttrapport til finansiør eller samarbeidspartnere dersom dette utarbeides.
3. Registrere/Arkivere
Elementet Prosjektmappe i P360 bruker du til å samle elementer og aktiviteter som hører sammen, slik at de blir lettere å gjenfinne, følge opp og ha oversikt over.
Når du oppretter elementer (saker og dokumenter) fra prosjektmappevinduet, vil elementene som opprettes knyttes til prosjektmappen.
- Søk opp aktuelt prosjekt (se eksempler på prosjektmapper på side 1):
4. Opprette en sak
I den aktuelle prosjektmappen opprettes det en sak pr søknad. Sakene skal fylles ut på følgende måte og ha en standardisert sakstittel:
- Saksansvarlig: Dersom det ikke er avklart hvilken fagavdeling saken gjelder settes Forskningadminstrasjonen som saksansvarlig. l Forskningsadministrasjonen fordeler i så fall saken til rett saksansvarlig.
Dersom det er avklart hvilken fagavdeling saken gjelder kan saksansvarlig settes til denne avdelingen umiddelbart.
Sakstittel: Prosjektets tittel, hovedsøker/medsøker, finansiør, evt. program, avdeling det er tilknyttet, prosjektnummer (evt referanse) hos finansiør, prosjektnummer HiØ (fra økonomisystemet).
Arkivdel: Sakarkiv
Klassering: 631 (for NFR-Søknader),
Når du skal legge inn arkivkoder kan du trykke «6» og enter for å få opp alle alternativene for klassifisering. Alternativt «60», «61», «62» osv. Dette gjøres når du oppretter en sak eller redigerer den.
5. Opprette nytt dokument:
Velg aktuell sak i prosjektmappen – der vil alle dokumentene knyttet til saken/søknaden være registrert (søknad, kontrakt, rapporter ol.). Her ligger fanen «Nytt dokument» Velg mal - når du vil opprette en ny fil basert på en mal i P360. Eller importere fil/registrer.
Her registreres nye dokumenter i saken og følgende fylles ut:
- Tittel: Søknad, kontrakt, rapport osv.
- Saksansvarlig: Aktuell avdeling
- Tilgangskode på enkelte journalposter: Alle søknader/tilbakemeldinger/budsjettunderlag/rapport til finansier m.v unntas etter Offl. §26.4 (forskningsideer/økonomisk støtte)
- Tilgangsgruppe på enkelte journalposter: «Ekstern forskningsfinansiering»
Fyll ut minimum inn obligatoriske felter:
- Velg dokumentkategori – inn, ut, intern notat
- Hvis dokument er unntatt offentlighet velg tilgangskode, paragraf og tilgangsgruppe
- Skriv inn passende tittel
- Varsel til kopimottakere Trykk på «ikonet» kontaktlisten med aktuelle mottaker/kopimottakere vises. Velg aktuelle kopimottakere. Kopimottakere må sjekke i P360 i menyen til venstre «Til info siste måned»
- Registrer aktuell avdeling
Trykk «Fullfør». Dokumentet er registret.
Ved å trykke på ikonet (4) åpner et nytt vindu med kontaktlisten seg. Velg aktuelle kopimottakere:
6. Innkjøp/anbud/tilbud – offentlige anskaffelser
Ved eventuelle innkjøp i forbindelse med prosjekt, opprettes egen anskaffelsessak. Denne legges som referansesak i prosjektet. Velg «Ny saksreferanse» og søk opp aktuell sak. Saken legger seg i listen over saker i prosjektmappen.
Ta kontakt med arkivet for veiledning.
For HIØ VIDERE se dokumentet: Brukerveiledning for prosjektarkivering i Public360 HiØ VIDERE