Valgreglement

Bestemmelser om valg ved Høgskolen i Østfold. Bestemmelsene er fastsatt med hjemmel i lov av 1. april 2005 nr. 15 om universiteter og høgskoler (uhl).

Kapittel 1. Virkeområde

§ 1. Virkeområde

  1. Bestemmelsene gjelder ved
    1. valg av rektor, gjelder ikke for perioden 2021-2025 da Høgskolen i Østfold har ansatt rektor, jf. styresak 33/20 – arkivsak 20/00060,
    2. valgte medlemmer til høgskolens styre,
    3. medlemmer til fakultetsstyrene ved Høgskolen i Østfold,
    4. medlemmer til seksjonsstyret ved Akademi for scenekunst, og
    5. valgstyrene.

Kapittel 2. Størrelse og sammensetning av høgskolestyret, fakultetsstyrene og seksjonsstyret ved ASC

§ 2. Høgskolestyrets størrelse og sammensetning

  1. Høgskolestyret består av 11 medlemmer og sammensettes på følgende måte:
    • 4 medlemmer fra ansatte i undervisnings- og forskerstillinger. Hvis de midlertidige ansatte i UF-stilling utgjør mer enn 25 prosent av de ansatte i UF-stillinger ved institusjonen, skal denne gruppen velge ett av styremedlemmene fra de ansatte i UF-stilling. Det skal foretas særskilt valg for denne gruppen.
    • 1 medlem fra teknisk- og administrativt ansatte
    • 2 medlemmer fra studentene
    • 4 eksterne medlemmer
  2. Forslag til eksterne styremedlemmer og varamedlemmer for disse, fremmes av høgskolestyret. Leder oppnevnes av Kunnskapsdepartementet blant de eksterne medlemmene. Rektor er høgskolestyrets sekretær, når rektor er ansatt.

§ 3. Fakultetsstyrets størrelse og sammensetning

  1. Fakultetsstyrene har 10 medlemmer og sammensettes på følgende måte:
    • Dekan (fakultetsstyrets leder)
    • 4 medlemmer valgt av og blant undervisnings- og forskningspersonalet og teknisk/administrative ansatte, hvorav 1 midlertidig ansatt (stipendiat eller postdoc.). Det skal være minimum én representant fra hvert institutt/senter ved fakultetet.
    • 2 medlemmer fra studentene
    • 3 eksterne medlemmer
  1. Det velges vararepresentanter for den enkelte representant.
  2. Vedtak fattes ved simpelt flertall. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. Dekan er ansvarlig for fakultetsstyrets sekretærfunksjon.

§ 4. Seksjonsstyret størrelse og sammensetning

  1. Seksjonsstyret for Akademi for scenekunst har 5 medlemmer og sammensettes på følgende måte:
    • 1 kunstneriske leder (seksjonsstyrets leder)
    • 1 representant fra ansatte i undervisnings- og forskerstillinger
    • 1 representant fra teknisk/administrative ansatte
    • 1 representant fra studentene
  2. Det velges vararepresentanter for den enkelte representant.
  3. Vedtak fattes ved simpelt flertall. Ved stemmelikhet har leder dobbeltstemme. Administrativ leder er sekretær for seksjonsstyret.

Kapittel 3. Felles regler ved alle valg

§ 5. Valgstyret

  1. Mandat
    1. Valgstyret har ansvar for
      • Gjennomføring av valg og ved behov for suppleringsvalg ved Høgskolen i Østfold.
      • Å skaffe kandidater som ønsker å stille til valg.
      • Behandling av klager på valg.
      • Forlengelse av valg, ved tekniske eller administrative problemer.
    2. Valgstyret er rådgivende organ for rektor og høgskolestyret i valgsaker.
  1. Oppgaver
    • Sette frister og regler for kunngjøring, nominering og gjennomføring av valg.
    • Ha ansvar for kunngjøring av valg, utforming av nominasjonsskjema og annet nødvendig valgmateriell, samt gi informasjon til ansatte i forbindelse med valg.
    • Å ta imot forslag på og få frem kandidater til valget, samt presentere disse.
    • Avgjøre om foreslåtte kandidater til verv kan fritas for kandidatur etter begrunnet søknad. 
    • Administrere valget og lage regler for gjennomføringen.
    • Avgjøre tvilstilfeller vedrørende valgbarhet, manntallslister, stemmerett og stemmekrets.
    • Påse at valg ikke finner sted før kriteriene i lov og valgreglementet er dekket. 
    • Påse at studentenes representant er valgt riktig og godkjenne valgprotokollen fra studentvalget.
    • Godkjenne og signere valgprotokoll.
    • Publiserer valgresultatet.
    • Påse at valg av studenter går riktig for seg og godkjenne valgprotokollen fra studentvalg.
    • Være saksbehandlende instans ved klager i forbindelse med valg.   
    • Være rådgiver for høgskolens ledelse i valgsaker.  
  1. Sammensetning
    1. Valgstyret til høgskolestyret (sentralt valgstyre) sammensettes på følgende måte; to medlemmer fra undervisnings- og forskerpersonalet, et medlem fra teknisk- administrativt personale og et medlem fra studentene.

      Det velges vararepresentanter for den enkelte representant i valgstyret. Rektor v/organisasjonsdirektør organiserer/oppnevner et sekretariat som er underlagt og skal bistå det sentrale valgstyret i møter og ved gjennomføringen av valg. 
    2. Valgstyret til fakultetsstyret og seksjonsstyret (lokalt valgstyre) sammensettes på følgende måte: to medlemmer fra undervisnings- og forskerpersonalet, et medlem fra teknisk- administrativt personale dersom ansatte i denne gruppen utgjør mer enn 5 ansatte og et medlem fra studentene. Det velges vararepresentanter for den enkelte representant i valgstyret.
  2. Kjønnsmessig balanse
    Valgstyret skal følge valgreglementets bestemmelser om kjønnsmessig balanse.
  1. Oppnevning
    1. Sentralt valgstyre
      • Høgskolestyret oppnevner ansattrepresentantene i valgstyret etter forslag fra faglige, administrative og kunstneriske ledere.
      • Høgskolestyret utpeker leder og nestleder blant medlemmene i valgstyret etter forslag fra rektor. 
      • Studentparlamentet oppnevner studentrepresentantene.  
    2. Lokalt valgstyre
      • Rektor oppnevner ansattrepresentantene i valgstyret.
      • Rektor utpeker leder og nestleder blant medlemmene i valgstyret etter forslag fra dekan eller kunstnerisk leder. 
      • Studentparlamentet oppnevner studentrepresentantene til valgstyret til fakultetsstyret.
      • Studentene ved ASC oppnevner studentrepresentant til valgstyret ved ASC.    
  1. Funksjonsperiode
    1. Valgstyret oppnevnes for fire år og følger styreperioden.
    2. Studentrepresentantene oppnevnes for ett år med virkning fra 1. august.
    3. Dersom medlem av valgstyret er foreslått som kandidat til valget trer vedkommende ut av valgstyret og 1. vara trer inn som fast medlem, for dette valget.
  1. Fratredelse, opprykk og suppleringsvalg
    Valgstyret skal følge valgreglementets bestemmelser om fratredelse, opprykk og suppleringsvalg. 
  1. Møte og saksbehandling

Valgstyret velger selv sin arbeidsform og et medlem har plikt til å følge opp vervet, hvis ikke vedkommende har gyldig forfall. Ved stemmelikhet teller leders stemme dobbelt.

§ 6 Forslag til kandidater

  1. Enhver som har stemmerett ved et valg, kan fremme forslag på enhver valgbar person innenfor egen stemmerettsgruppe. Se §§ 10 og 13. Høgskolestyrets medlemmer kan foreslå kandidater til rektor.
  2. Et kandidatforslag skal fremsettes skriftlig overfor valgstyret.
  3. En foreslått kandidat skal straks få beskjed om at han eller hun er nominert.
  4. Forslagstiller kan trekke eller endre et forslag før fristen for innlevering av forslag. Hvis et forslag blir trukket før fristen, skal valgstyret straks sende melding om dette til kandidaten som sto oppført i forslaget.

§ 7. Valgform og måte

  1. Valgene til rektor, høgskolens styre og fakultetsstyrene gjennomføres som flertallsvalg og valg av ansatte skjer ved direktevalg. Ved valg til høgskolens styre er hele høgskolen valgkrets.
  2. Ved flertallsvalg kreves et flertall av de avgitte stemmer for at en kandidat skal anses som valgt. Ved valg til rektor gjelder egne regler, se § 18.
  3. Kandidater til valg føres opp på stemmesedlene i alfabetisk rekkefølge uten rangering. Kandidater som fritas valg, nekter valg eller ikke er valgbare, føres ikke opp på stemmesedlene.

§ 8. Sted og dato for avholdelse av valg

  1. Valgstyret fastsetter tidspunkt for de enkelte valg og frist for innlevering av forslag på kandidater.
  2. I kunngjøringen før valget gjøres det kort rede for reglene om fremsettelse av forslag til kandidater og for fremgangsmåten ved valget.
  3. Dato for valget skal gjøres kjent senest fire uker før valgdagen. Det skal samtidig minnes om fristen for å fremme forslag på kandidater. Valgresultatet bør være klart senest en måned før medlemmenes funksjonstid begynner.
  4. Valgstyret fastsetter tidsrom for avholdelse av valget.
  5. Ved elektronisk valg skal det fastsettes en valgperiode på fem dager.

§ 9. Manntall

  1. Rektor er manntallsfører. Manntallet over de som har stemmerett skal være satt opp senest tre uker før vedkommende valg. Manntallet skal straks legges ut til gjennomsyn for alle det vedkommer.
  2. Klage over manntallsføringen avgjøres av det sentrale valgstyret. Klagen må være innkommet til manntallsfører senest to uker etter fremlegging. Klagen skal være behandlet og avgjort minst en uke før valgstart.

§ 10. Stemmerett for ansatte

  1. Stemmerett ved valg har den som er ansatt i minst halv ordinær stilling ved institusjonen, og har tiltrådt denne senest valgdagen. Som ansatt regnes også ansatte med lønn fra fond, forskningsråd eller oppdragsmidler. Man har kun stemmerett for personer innenfor egen stemmerettsgruppe.
  2. Stemmerett faller bort for den som har permisjon uten lønn i mer enn halv stilling for å arbeide i annen stilling utenfor institusjonen.  
  3. Rektor avgjør om en stilling skal regnes som undervisnings- og forskerstilling eller som teknisk/administrativ stilling.
  4. Ingen har rett til mer enn én stemme. Dersom en person tilhører flere roller skal det prioriteres i følgende rekkefølge:
    1. fast vitenskapelig ansatt,
    2. midlertidig vitenskapelig ansatt,
    3. teknisk-administrativt ansatt,
    4. student.
  5. Det sentrale valgstyret avgjør andre tvistespørsmål om stemmerett eller stemmekrets, herunder ved hvilket fakultet en ansatt har stemmerett.

§ 11. Stemmerett for studenter

  1. Stemmerett ved valg i høgskolestyret har den som på valgdagen er tatt opp og registrert som student ved høgskolen og som har betalt semesteravgift ved høgskolen for det semesteret valget gjennomføres i.
  2. Stemmerett ved valg i fakultetsstyret/seksjonsstyret har den som på valgdagen er tatt opp og registrert som student ved fakultetet og som har betalt semesteravgift ved høgskolen for det semesteret valget gjennomføres i.
  3. Den som har stemmerett som ansatt har ikke samtidig stemmerett som student.
  4. Det sentrale valgstyret avgjør andre tvistespørsmål om stemmerett eller stemmekrets.

§ 12. Valgprotokoll. Oppbevaring av stemmesedler

Utfallet av valg etter dette reglement skal føres inn i en særskilt valgprotokoll som underskrives av valgstyret. Melding om utfallet av valget sendes til rektor og kunngjøres straks. Protokollen skal arkiveres.

Kapittel 4. Valgbarhet og plikt til å ta imot valg

§ 13. Valgbarhet

  1. Valgbar til verv som rektor er den som kan dokumentere kompetanse på minst førsteamanuensis/ førstelektor nivå. I tillegg kreves det at kandidaten har erfaring fra universitets- og høgskolesektoren i vitenskapelig stilling og har lederegenskaper. Ved forslag om en rektorkandidat som ikke er ansatt ved høgskolen, skal det foreligge skriftlig samtykke fra den foreslåtte kandidaten.
  2. En ansatt er valgbar som medlem av høgskolestyret, fakultetsstyrene eller seksjonsstyret ved ASC om han eller hun har stemmerett etter § 10.
  3. En student er valgbar til høgskolestyret dersom han eller hun er tatt opp som student til et studium ved høgskolen der de er ment å være registrert den aktuelle perioden de stiller til valg for. For fakultetsstyret må studenten være student ved et av fakultetets institutt. For seksjonsstyret må studenten være student ved ASC. Studenten må være heltidsstudent i hele perioden studenten fungerer i det aktuelle vervet.
  4. Norsk er offisielt arbeidsspråk ved Høgskolen i Østfold. Kandidater til valg må derfor ha tilstrekkelig språkferdigheter til å kunne ivareta vervet. Det sentrale valgstyret avgjør andre tvilsspørsmål om en kandidats språkferdigheter. 
  5. Ingen kan gjenvelges til et verv etter dette reglement hvis vedkommende ville ha fungert i dette verv i et sammenhengende tidsrom på åtte år eller mer ved den nye valgperiodens begynnelse.
  6. Ved valg av representanter til høgskolestyret er følgende ledere ikke valgbare; rektor, prorektor, direktør for støttetjenester, avdelingsdirektører, dekaner, prodekaner, kunstneriske ledere og administrativ leder ved Akademi for scenekunst.
  7. Ved valg av representanter til fakultetsstyrene og til seksjonsstyret er følgende ledere ikke valgbare: prodekan, instituttleder og administrativ leder ved ASC.

§ 14. Ansattes plikt til å ta imot valg og fungere i verv

  1. Ansatte har plikt til å ta imot valg og fungere i vervet så lenge han eller hun er valgbar til vervet eller ikke det ikke foreligger særlige forhold som gir rett til unntak, se §§ 13 og 17.
  2. Den som har hatt et verv, kan nekte gjenvalg til dette for en like lang periode som
    vedkommende har fungert sammenhengende i vervet. Varamedlem som har møtt som medlem minst halve valgperioden, kan kreve seg fritatt for valg som medlem i neste periode.

§ 15. Studenters plikt til å fungere i verv

Student som tar imot valg, har plikt til å fungere i vervet for hele valgperioden så lenge han eller hun er valgbar til vervet eller ikke det ikke foreligger særlige forhold som gir rett til unntak, se §§ 13 og 17.

§ 16. Funksjonstid i verv

  1. Funksjonstiden for ansatte som er valgt til representant i høgskolens styre og fakultetsstyret er 4 år, med mindre departementet har fastsatt en annen funksjonsperiode. Valg skal avvikles i semester før ny funksjonsperiode begynner.
  2. Funksjonstiden for midlertidige ansatte som er valgt til representant i høgskolens styre er 1 år. Valg skal avvikles i semester før ny funksjonsperiode begynner.
  3. Funksjonstiden for studenter som er valgt til verv, i høgskolestyret og fakultetsstyret, er 1 år. Funksjonstiden for studenter valgt til seksjonsstyret ved ASC er 2 år.
    Valg skal avvikles i semesteret før ny funksjonsperiode begynner.
  4. Departementet kan i særlige tilfeller forlenge høgskolestyrets funksjonsperiode og styremedlemmenes tjenestetid.

§ 17. Fratreden, opprykk og suppleringsvalg

  1. Innehaver av verv skal fratre når valgbarheten opphører.
  2. En person som fungerer i verv kan fratre før tjenestetiden er ute, dersom det foreligger særlige forhold. En ansatt foreslått til verv, kan søke fritak på samme grunnlag. Søknad om fritak avgjøres av rektor ved verv i høgskolestyret / det sentrale valgstyret, dekan ved verv i fakultetsstyret / det lokale valgstyret og kunstnerisk leder ved verv i seksjonsstyret ved Akademi for Scenekunst / det lokale valgstyret.
  3. Den som får permisjon i funksjonsperioden, fratrer vervet så lenge permisjonen varer.
  4. Et styremedlem blir stående inntil nytt styremedlem er valgt, selv om tjenestetiden er utløpt.
  5. Fratreden skal meldes til valgstyret. Når medlem av et styre fratrer eller har permisjon, skal varamedlem rykke opp til fast plass. Hvis det er behov for å supplere et styre, skal valgstyret foreta opprykk på basis av avgitte stemmer ved siste valg. Kan dersom det ikke er flere kandidater til opprykk, foretas suppleringsvalg.

Kapittel 5. Særlige valgregler

§ 18. Valg av rektor

  1. Rektor ansattes eller velges. Høgskolen i Østfold har i perioden 2021-2025 ansatt rektor, jf. styresak 33/20 – arkivsak 20/00060.
  2. Dersom det er flere som stiller til valg til rektor, blir den valgt som har fått minst halvparten av de godkjente vektede stemmene.
  3. Dersom ingen av kandidatene til rektor får mer enn halvparten av de godkjente vektede stemmene i første valgomgang, skal det avholdes omvalg mellom de to som fikk flest stemmer.
  1. Innkomne stemmer vektes i henhold til fordelingsnøkkelen i UH-lovens § 10-2 (4)

§ 19. Valg av representanter til høgskolestyret

  1. Valg av representanter fra teknisk og administrative ansatte, samt ansatte i undervisnings- og forskerstillinger, skjer ved direkte valg.
  2. Vararepresentanter settes opp fortløpende på bakgrunn av valgresultatet og reglementets § 22.
  3. Valgstyret forbereder og organiserer valget.
  4. Valg av studentrepresentanter skjer i studentenes valgforsamling.

§ 20. Valg av representanter til fakultetsstyrene og seksjonsstyret ved Akademi for scenekunst

Valg av ansattes representanter skjer ved direkte valg. Studentrepresentanter velges i studentenes valgforsamling.

§ 21. Særregler / utsatt frist

  1. Dersom det ved utløpet av frist for forslag på kandidater til valg etter dette reglement ikke er foreslått minst så mange kandidater som det antall medlemmer og varamedlemmer som skal velges, eller dersom det ikke er foreslått tilstrekkelig antall kandidater av hvert kjønn for å tilfredsstille regelen om kjønnsmessig balanse, kan valgstyret fastsette utsatt frist. Slik utsatt frist for forslag på kandidater kan bare gis en gang.
  2. Ved valg til fakultetsstyret skal valget gjennomføres selv om kravene i punkt 1 ikke er oppfylt innen den utsatte fristen, selv om det vil føre til at en eller flere medlems- eller varamedlemsplasser blir stående ledige i den kommende valgperioden. Hvis et fakultetsstyre dermed får en sammensetning som kan være til hinder for dets beslutningsdyktighet, kan valgstyret på anmodning fra fakultetsstyret bestemme at det skal holdes suppleringsvalg så fremt det foreligger forslag som oppfyller kravene i punkt 1.

§ 22. Kjønnsbalanse

  1. Ved valgene skal likestillingslovens krav om kjønnsbalanse være oppfylt. Skal det velges fire eller flere medlemmer, skal hvert kjønn være representert med minst 40 % blant de foreslåtte kandidatene. Skal det velges to eller tre medlemmer, skal begge kjønn være representert. Disse krav gjelder også ved valg av varamedlemmer.
    Viser det seg ved opptellingen at et kjønn vil få færre representanter enn dette, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn som det er avgitt stemmer for opp, inntil en har oppnådd slik balanse.
  2. Valgoppgjøret skal skje etter regler som sikrer at medlemsgruppene og varamedlemsgruppene hver for seg tilfredsstiller reglene om kjønnsbalanse i henhold til punkt 1.

Kapittel 6. Andre bestemmelser

§ 23. Avstemming

Loddtrekning blir benyttet ved stemmelikhet dersom dette er nødvendig for å avgjøre et valgresultat.

§ 24. Klage

  1. Den som har stemmerett ved et valg kan klage over feil som en mener er begått ved dette. Klagen må være fremsatt overfor valgstyret senest en uke etter at resultatet av valget er gjort kjent.
  2. Valgstyret kan bestemme at det skal holdes ny opptelling eller nytt valgoppgjør, hvor dette er tilstrekkelig til å rette opp eventuelle feil. Det nye valgoppgjøret kan påklages etter punkt 1 ovenfor.
  3. Finner valgstyret at det er gjort feil som kan ha hatt vesentlig betydning for valgutfallet og feilen ikke lar seg rette opp ved ny opptelling eller nytt valgoppgjør, skal det snarest holdes nytt valg. Inntil nytt valg har funnet sted, betraktes de som er valgt ved et ugyldig valg som lovlig valgt.
  4. Finner valgstyret ikke grunnlag for å ta klagen til følge, oversendes denne straks til styrets klagenemnd eventuelt til det sentrale valgstyret dersom klagen er fremsatt for det lokale valgstyret. Valgstyret kan avgi uttalelse om klagen i forbindelse med oversendelse. Denne skal i så fall gjøres kjent for klager.
  5. Finner klagenemnda at det er gjort feil som kan ha hatt vesentlig betydning for valgutfallet, og feilen ikke lar seg rette opp ved ny opptelling eller nytt valgoppgjør, skal det holdes nytt valg. Bestemmelsen i nummer 3 gjelder tilsvarende.

§ 25. Utfyllende regler

Det sentrale valgstyret gir nødvendige utfyllende regler til disse bestemmelsene.

§ 26. Ikrafttreden

Disse bestemmelsene trer i kraft fra vedtaksdato.

Vedtatt av høgskolestyre 16.6.2022, jf. sak 25/22

Publisert 15. mai 2018 12:53 - Sist endret 28. okt. 2022 15:16