Innføringen vil effektivisere tidsbruken både for fagansatte og administrasjonen sammenlignet med dagens prosess. Dagens prosess er manuell og tilpasset en situasjon med lite eksternfinansierte prosjekter. Høgskolen har hatt en gledelig økning i antallet prosjekter og sammen med sektorens satsning på digitalisering både muliggjør og nødvendiggjør dette innføring av en ny løsning.
Den nye webbaserte løsningen er tilgjengelig fra hiof.no og inkluderer automatiske påminnelser på mail om timeføring og et system for godkjenning av timer for prosjektlederen. Systemet gir både prosjektdeltagere og prosjektledere bedre oversikt over arbeidsinnsatsen i prosjektet. Deltagerne vil enkelt kunne se hvor mange timer de har arbeidet i hvilke perioder, mens prosjektlederen nå får automatiske rapporter på både timeinnsats og økonomisk status i prosjektene.
Den nye løsningen innføres gradvis med oppstart i overgangen mai/juni hvor ansatte i de fleste avdelinger vil få en påminnelse om timeføring i mailboksen 28. mai. Mailen inneholder en link til timelisten og en instruksjonsvideo som enkelt viser hvordan timene skal føres. I tillegg til instruksjonsvideoen vil økonomene på avdelingene også være tilgjengelig for spørsmål i forbindelse med innføringen. Alle som har spørsmål oppfordres til å ta kontakt slik at innføringen går så enkelt som mulig og bidrar til høyskolens mål om å forenkle, forbedre og fornye arbeidsprosessene våre.