Innkjøpsreglement Høgskolen i Østfold

 

1 INNLEDNING

1.1 Lovgrunnlag og ansvarsfordeling

Alle anskaffelser skal gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser, Forskrift om offentlige anskaffelser og i henhold til innkjøpsreglementet. Der aktuelle lover, forskrifter og standarder gir rom for utvikling av egen praksis eller skjønn, skal Innkjøpsreglementet medvirke til å sikre at anskaffelsene følger de føringer som er gitt. Innkjøpsreglementet er styrende for anskaffelsesprosessene ved Høgskolen i Østfold.

Utarbeidelse av konkurranse- og avtalevilkår skal være i henhold til gjeldende anskaffelsesrett og høgskolens Innkjøpsreglement.

Høgskolen i Østfold har følgende overordnede retningslinjer for gjennomføring av anskaffelser:

Anskaffelsens verdi	Gjennomføring	Hvordan	Dokumentasjon
0-100 000	Enheten	E-post, kan gjøres uten konkurranse, men for å sikre optimale betingelser bør flere tilbydere forespørres	Ikke krav til arkivering
100 000-1 300 000	Enheten, eventuelt i samarbeid med innkjøpsansvarlig	Ta kontakt med innkjøpsansvarlig for veiledning, og for å få invitert inn tilbyderne via vårt konkurranse-gjennomføringsverktøy. Bruk tilbudsmal som ligger på økonomi sin nettside. Inviter minst tre tilbydere. Skriv protokoll.	Arkiveres i sak/arkivsystemet. Alle dokumenter og korrespondanse i saken skal arkiveres
Over 1 300 000	Innkjøpsansvarlig	Alle anskaffelser over nasjonal terskelverdi skal utarbeides i samarbeid med Innkjøpsansvarlig, og kunngjøres på Doffin/TED via KGV av innkjøpsansvarlig	Arkiveres i sak/arkivsystemet

Alle tall er å forstå eksklusive merverdiavgift og gjelder kontraktens samlede verdi, inklusive opsjoner.

Felles for alle anskaffelser gjelder følgende:

• Enhetsledere skal så tidlig som mulig i en anskaffelsesprosess ta kontakt med høgskolens Innkjøpsansvarlig for motta råd-, veiledning-, og beslutningsstøtte etter behov.
• Anskaffelsesfaglige vurderinger skal foreligge før det fattes beslutning om kontraktsinngåelse. Skriftlig dokumentasjon som skal arkiveres skal journalføres i vårt sak/arkivsystem.
• Alle anskaffelsesprosesser skal bidra til å oppfylle høgskolens mål i anskaffelsesstrategien. Strategien setter fokus på ønsket utvikling, mål og prioriterte satsingsområder innenfor anskaffelsesområdet. 

Høgskolens ledere har et selvstendig ansvar for å sette seg inn i innkjøpsreglementet. De skal også sørge for at ansatte med bestillermyndighet gjøres godt kjent med reglementet.

1.2 Anskaffelsesprosessen

Vårt Innkjøpsreglementet er bygd opp rundt hovedaktivitetene; planlegging, gjennomføring og oppfølging av anskaffelser. Kapittel 3, 4 og 5 i reglementet tar for seg de forskjellige fasene.

1.3 Andre viktige føringer

Som en stor statlig aktør er det mange forhold som legger rammer for høgskolens innkjøpsprosesser. I kapittel 2 gjennomgås viktige føringer for høgskolens innkjøpsprosesser.

2 HABILITET, ETIKK, KORRUPSJON OG SAMFUNNSANSVAR

2.1 Habilitet og etikk

Når virksomheten foretar offentlige anskaffelser gjelder forvaltningslovens regler om habilitet. Ansatte som tilrettelegger for eller treffer beslutninger i en anskaffelsesprosess har en selvstendig plikt til å vurdere egen habilitet. En ansatt må ikke legge til rette for eller fatte avgjørelser i noen faser av en anskaffelsesprosess, der den ansatte eller noen som står den ansatte nær, har en egeninteresse i utfallet av saken, eller det foreligger forhold som er egnet til å svekke tilliten til den ansattes upartiskhet. Ved inhabilitet skal den ansatte varsle nærmeste overordnet om habilitetskonflikten og fratre behandlingen av saken. Ved tvil om egen habilitet tas saken opp med nærmeste overordnet.

Ansatte i virksomheten skal også se til høgskolens etiske retningslinjer i forbindelse med sin opptreden med anskaffelser. 

I anskaffelsesperioden fra og med den forberedende fasen til og med kontraktsignering gjelder følgende særlige habilitetshensyn:

• Under ingen omstendigheter må den ansatte ta imot noe fra tilbydere eller leverandører under en pågående anskaffelse.
• Den ansatte kan ikke delta på sosiale arrangementer eller fagseminarer i regi av potensielle tilbydere eller leverandører.
• All kommunikasjon med potensielle tilbydere eller leverandører skal kun skje i henhold til den instruks som fremgår av kontaktinformasjon i anskaffelsesdokumentene. Dersom tilbydere eller leverandører søker kontakt, skal det kun henvises til kontaktinformasjon i anskaffelsesdokumentene.

Dersom særegne forhold tilsier det, kan det også kreves habilitetserklæring fra ansatte, eller Leverandører (les: eksterne rådgivere), som er i befatning med konkrete anskaffelser.

2.2 Korrupsjon og mislighold

I alle faser av en anskaffelsesprosess er det fare for at utilbørlig påvirkning eller usaklige hensyn kan påvirke anskaffelsen. Risikoen oppstår når praksis avviker fra grunnleggende prinsipper for offentlige anskaffelser; kunngjøring, like konkurransevilkår og korrekte prosedyrer. Høgskolen i Østfold skal minimere risikoen for korrupsjon og mislighold ved sine anskaffelser.

Noen risikoområder skal vies spesiell oppmerksomhet i forbindelse med høgskolens anskaffelser.

Leverandørkontakt: Har enkelte leverandører fått fordeler som ikke andre har fått? Høgskolen skal likebehandle alle leverandører og ikke risikere å medvirke til å gi enkelte leverandører særlige fordeler.

Utforming av spesifikasjoner: Er spesifikasjonene utformet eller tilpasset slik at det kun er én mulig leverandør som vil oppnå kontrakt? Slik tilpasning er i strid med anskaffelsesregelverket og skal ikke forekomme.

Kompetanse hos bestillermyndighet: Har den ansatte med bestillermyndighet tilstrekkelig kunnskap om anskaffelsesregelverket og høgskolens Innkjøpsreglement? Ansatte som kan bestille skal ha regelmessig opplæring i regelverk og reglement.

Enhetene skal etablere gode rutiner for internkontroll, se til at ansatte som treffer beslutninger er habile, og ha jevnlig fokus på høgskolens etiske retningslinjer.

2.3 Samfunnsansvar

Det er flere vesentlige perspektiver som er viktige når høgskolens skal ta samfunnsansvar ved sine anskaffelser. Der det er relevant skal føringene fra 2.5.1 til 2.5.8 så langt det er mulig innarbeides i konkurranse- og avtalevilkårene.  

2.3.1 Miljø og livssykluskostnader

Det er et mål at miljøbelastningen ved offentlige anskaffelser skal minimeres. I arbeidet knyttet til miljøansvar i offentlig anskaffelser har sentrale myndigheter et særlig fokus på tiltak knyttet til klima og energi-, helse- og miljøfarlige kjemikalier-, og biologisk mangfold.

Høgskolen i Østfold skal, så langt det er mulig, følge de etterfølgende normene som Miljøverndepartementet har anbefalt i sin veileder «Miljø og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser», se her. Det er også aktuelt å se på Difis anbefalte praksis og rutiner for å ivareta klima og miljø, se her. Man skal være spesielt oppmerksom på å unngå tekstiler som inneholder stoffer på myndighetenes prioritetsliste for miljøgifter eller relevante stoffer som er oppført på SFTs liste over helse- og miljøfarlige, se her.

Ved å ta hensyn til anskaffelsens levetid og livssykluskostnader skal en forhindre at anskaffelser blir evaluert ut fra innkjøpsprisen alene. Totalkostnadene gjennom hele levetiden innbefatter foruten prisen på produktet/tjenesten, kostnader til drift og vedlikehold, bruk og utfasing (destruere/kassere/selge/gi bort) av anskaffelsen.

2.3.2 Universell utforming

Anskaffelser skal ivareta behovene for brukere med nedsatte funksjonsevner.

2.3.3 Lærlingeordningen

Høgskolen i Østfold skal som en del av samfunnsoppdraget stille krav til at våre leverandører deltar i lærlingeordningen for bestemte fag så langt dette er mulig. Så langt det er mulig, skal det også stilles krav til bruk av lærlinger i den enkelte kontrakt.

Merknad: Nærmere om plikten til å ta i bruk lærlinger i offentlige kontrakter er hjemlet i forskrift om plikt til å stille krav om bruk av lærlinger i offentlige kontrakter», FOR-2016- 12-17-1708

Enhetene kontakter Innkjøpsansvarlig for avklaring av hvilke krav i anskaffelsesregelverket som gjelder for bruk av lærlinger i de enkelte fag.

2.3.4 Arbeidsmiljø

Arbeidsmiljøloven, LOV-2005-06-17-62, skal sikre et arbeidsmiljø som gir grunnlag for en helsefremmende og meningsfylt arbeidssituasjon, som gir full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger.

2.3.5 Underleverandører

Høgskolen i Østfold skal som en del av samfunnsoppdraget søke å inngå kontrakter med leverandører som ikke benytter underleverandører med mer enn to ledd i direkte vertikal kjede under seg. Bruk av flere leverandørledd skal være saklig begrunnet.

2.3.6    Lønns- og arbeidsvilkår

Høgskolen i Østfold skal stille krav til forsvarlige lønns- og arbeidsvilkår hos våre leverandører.

• Følger lov, avtale, og hovedavtalens retningslinjer for lønns- og arbeidsvilkår ved kontraktsinngåelsene
• Har rutinemessig oppfølging av lønns- og arbeidsvilkår ved kontraktsoppfølgingen der dette er relevant
• Enhetene gjennomfører anskaffelser som ikke er kunngjøringspliktige. Følge Anskaffelsesreglementets bestemmelser. Benytte klare avtaler som sikrer revisjonsadgang
• Enhetene skal etablere forsvarlige kontrakts- oppfølgingsrutiner i henhold til nasjonale krav, retningslinjer, og Anskaffelsesreglementet. Kople på HR om lønns- og arbeidsvilkår

2.3.7 Tiltak mot sosial dumping

Vi skal søke å innrette våre avtaler slik at våre leverandører forplikter seg til aktivt å medvirke til å forhindre sosial dumping. Leverandørene skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatt hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsvilkår en det som følger av allmenngjøringsforskrift, tariffavtale, regulativ eller det som er normalt på det stedet arbeidet utføres og for vedkommende yrke.

2.3.8 Etisk handel

Høgskolen i Østfold skal gjennom sine anskaffelser motvirke brudd på grunnleggende menneskerettigheter og respektere følgende regler:

• Forbud mot barnearbeid (FNs barnekonvensjon artikkel 32, ILO-konvensjon nr 138 og 182).
• Forbud mot tvangsarbeid/slavearbeid (ILO-konvensjon nr 29 og 105).
• Forbud mot diskriminering (ILO-konvensjoner nr 100 og 111).
• Organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger (ILO-konvensjon nr 87 og 98).

Fakta ILO (International Labour Organization) er et organ i FN (Forente nasjoner) som arbeider med å fremme muligheter for kvinner og menn for å få anstendig og produktivt arbeid i forhold til frihet, likhet, sikkerhet og menneskelig verdighet. Retningslinjene finnes her.

3 PLANLEGGING AV ANSKAFFELSER

3.1 Forberedelser

Før en tar stilling til hva som skal anskaffes, må det foretas en vurdering av hvorvidt behovene kan dekkes i egenregi eller på tvers av høgskolens samlede organisasjon.

Dersom egenregi ikke er mulig, kan det foretas anskaffelser under forutsetning av at det foreligger tilstrekkelig myndighet og at anskaffelsene finner sted innenfor gitt budsjettramme og delegasjon. Alle avtaler som inngås skal være oppsigelige eller tidsbestemte.

3.2 Enhetenes ansvar for å planlegge anskaffelsene

Enhetsledere er ansvarlig for å planlegge slik at alle anskaffelser gjennomføres i tråd med anskaffelsesregelverket og høgskolens Innkjøpsreglement.

Enhetsledere skal så tidlig som mulig i en anskaffelsesprosess ta kontakt med høgskolens Innkjøpsansvarlig for motta råd-, veiledning-, og beslutningsstøtte etter behov.

Den enkelte enhet skal selv påse at alle sider ved anskaffelsene følger høgskolens systemer.

3.3 Innkjøpsansvarlig

Høgskolens innkjøp av varer- og tjenester er betydelig. Mange av anskaffelsene berører ulike rettsområder og må koordineres.

Overordnet innkjøpsansvar koordineres og ledes av Innkjøpsansvarlig. Høgskolens Innkjøpsansvarlig gir råd-, veiledning-, og beslutningsstøtte etter behov. Bistanden innbefatter utarbeidelse og vedlikehold av system-, innkjøpsreglement-, anskaffelsestrategi-, rutiner-, verktøy- og løpende opplæring og veiledning i organisasjonen. Kunngjøringspliktige anskaffelser i NO/EU gjennomføres av Innkjøpsansvarlig.

Høgskolens Innkjøpsansvarlig skal alltid kontaktes for alle planlagte anskaffelser som overstiger kr 1 300 000 (nasjonal terskelverdi, gjeldende fra 12. februar 2020) enkeltvis eller i sum over en 4-årsperiode (rammeavtaler). Slike anskaffelser er omfattet av kunngjøringsplikten.

Kunngjøringspliktige anskaffelser skal være fulldigitaliserte og behandles av innkjøpsansvarlig slik:

• Kravspesifikasjon utarbeides i samarbeid med enhetene basert på høgskolens mal. Kvalitetssikres av Innkjøpsansvarlig.
• Prosedyreregler, kvalifikasjons- og tildelingskriterier herunder avtalevilkår utarbeides av Innkjøpsansvarlig i samarbeid med gjeldende enhet.
• Høgskolens kunngjøring av anskaffelser i NO og EU (www.doffin.no/www.ted.europa.eu) gjøres av Innkjøpsansvarlig.

Innkjøpsansvarlig er høgskolens representant inn mot Statens Innkjøpssenter. Høgskolen er kontraktspart og sitter med ansvaret for de ulike avtaler som fremkommer gjennom innkjøpssamarbeidet. Alle henvendelser vedrørende innkjøpssamarbeidet skal koordineres av Innkjøpsansvarlig.

3.4 Nærmere om ulike avtaler

3.4.1 Enkeltstående avtaler

Høgskolen kan ha flere enkeltstående avtaler med leverandører. Det er en forutsetning at ansatte med bestillermyndighet gjør seg kjent med slike avtaler og at avtalene er etablert i henhold til anskaffelseslovens bestemmelser.

Før planlegging av nye anskaffelser tar til, må det foretas en utsjekking av hvorvidt det allerede kan være etablert avtaler som dekker enhetens behov. Utsjekken gjøres med enhetsleder og Innkjøpsansvarlig.

3.4.2 Rammeavtaler

Bruk av rammeavtaler er ressursbesparende og forenklende for den enkelte enhet når det gjøres gjentagende kjøp av samme produkt eller tjeneste.

Rammeavtaler er en forpliktende avtaleform som gir oppdragsgiver rett til å bestille (gjøre avrop) de varer eller tjenester som rammeavtalen omhandler i løpet av avtaleperioden. Rammeavtaler kan som hovedregel ikke inngås for mer enn fire år. Høgskolen har rammeavtaler for flere typer anskaffelser. Ved utarbeidelse av nye rammeavtaler er det normalt en intern prosess for brukermedvirkning.

Før planlegging av nye anskaffelser tar til, må det foretas en utsjekking av hvorvidt det allerede kan være rammeavtaler som dekker enhetens behov. Utsjekken gjøres først mot enhetsleder, deretter mot høgskolens Innkjøpsansvarlig. Gjeldene rammeavtaler ligger på økonomi sin hjemmeside

3.4.3 Leie- og leasingavtaler

Leie- og leasingavtaler kan være omfattet av anskaffelsesregelverket. For enheter som planlegger å inngå slike avtaler, skal enheten ta kontakt med høgskolens Innkjøpsansvarlig før slike avtaler inngås.

3.5 Ansatte med delegert bestillermyndighet

For å sikre etterlevelse av anskaffelseslovens bestemmelser, har høgskolen lagt til grunn at det kun er ansatte med delegert bestillermyndighet som har anledning til å forplikte høgskolen økonomisk ved innkjøp- og anskaffelser.

Ansatte med bestillermyndighet skal oppgi korrekte referanser ved for alle bestillinger. 

Enhetsleder er ansvarlig for at ansatte med tildelt bestillermyndighet deltar på høgskolens interne og løpende anskaffelses- og innkjøpsopplæring når denne gjennomføres.

3.6 Terskelverdier

Anskaffelsens samlede verdi, sammenholdt med terskelverdiene, jf. anskaffelsesforskriften § 5-3, avgjør hvilke deler av regelverket som kommer til anvendelse.

Beregning av anskaffelsens verdi skal være forsvarlig på kunngjøringstidspunktet, eller på det tidspunkt oppdragsgiver innleder anskaffelsesprosessen, jf. anskaffelsesforskriften § 5-4. Ta kontakt med høgskolens Innkjøpsansvarlig for nærmere avklaring.

Det er ikke tillatt å dele opp anskaffelsens verdi med sikte på å omgå krav i anskaffelsesregelverket.

3.7 Risiko

Fordeling av risiko skal være balansert og stå i forhold til den vare eller tjeneste som anskaffes.

3.8 Innsyn

For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder offentleglova, jf. LOV2006-05-19-16. Det skal foretas en konkret vurdering av hvorvidt det kan gis innsyn i saksdokumentene. Eventuelt innsyn må ikke røpe taushetsbelagt informasjon i tilbudene, og heller ikke medføre at høgskolens forhandlingsposisjon og økonomiske interesser svekkes. Ved tvil skal høgskolens Innkjøpsansvarlig kontaktes.

3.9 Taushetsplikt

Ansatte ved Høgskolen i Østfold skal til enhver tid påse at enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det man i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om, jf. forvaltningsloven, LOV-1967- 02-10, § 13:

1) noens personlige forhold, eller

2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår.

Bestemmelsene må ivaretas og sikres gjennom avtalen med Leverandøren.

Dersom tjenesten- eller arbeidets art tilsier det, skal det vurderes å kreve taushetserklæring fra Leverandøren. Dersom særegne forhold tilsier det, kan det også kreves taushetserklæring fra ansatte som er i befatning med konkrete anskaffelser.

Ved innsyn i anskaffelsessaker som inneholder taushetspliktige opplysninger må det utvises aktsomhet.

3.10 Valg av anskaffelsesprosedyre

Anskaffelseslovens bestemmelser gir flere muligheter for gjennomføring av konkurranser ved anskaffelser. Ved valg av prosedyre skal det tas hensyn til at flest mulig tilbydere kan delta i konkurransen. De mest benyttede anskaffelsesprosedyrene for statlig virksomhet er:

3.10.1 Åpen konkurranse

Alle tilbydere som mener seg kvalifisert i henhold til konkurransens kvalifikasjonskrav kan fritt delta.

3.10.2 Begrenset konkurranse

Oppdragsgiver kan ved å prekvalifisere tilbyderne foreta en begrensning av deltagere som får anledning til å delta i konkurransen. Under nasjonal kunngjøringsgrense, kan oppdragsgiver velge å invitere aktuelle deltakere (minst 3 tilbydere skal forespørres).

3.10.3 Konkurranse med dialog

For enkelte konkurranseformer kan det være hensiktsmessig å gjennomføre konkurranse med dialog (forhandlinger). Kan f. eks benyttes ved behov for innovasjon eller ved komplekse anskaffelser.

Merknad: For alle anskaffelser under EØS-terskelverdi er det adgang til å ha dialog.

4 GJENNOMFØRING AV ANSKAFFELSER

4.1 Ansvar for gjennomføring av anskaffelsene

Enhetsleder er ansvarlig for at anskaffelsesregelverket og høgskolens Innkjøpsreglement følges i egen virksomhet. Premissene nedenfor skal så langt det er mulig innarbeides i konkurranse- og avtalevilkårene.

4.2 Konkurranse

Etter valg av konkurransemodell og utarbeidelse av konkurransegrunnlag, skal det gjennomføres konkurranse om anskaffelsen. Anskaffelseslovens bestemmelser angir retningslinjer for konkurransegjennomføring frem til kontrakt er inngått mellom partene. Etter kontraktsinngåelse er det kontrakten og avtalelovens bestemmelser, LOV-1918-05- 31-4, som gjelder. I det etterfølgende redegjøres kort for de generelle prosessene ved en anskaffelse:

4.2.1 Konkurransegrunnlag

Konkurransegrunnlaget skal medvirke til at de grunnleggende kravene i anskaffelsesloven blir fulgt:

• Likebehandling; lik behandling og informasjon til alle konkurransedeltakere.
• Forutberegnelighet; entydig konkurranse med klar beskrivelse av anskaffelsen.
• Gjennomsiktighet; åpenhet for alle parter.
• Diskriminering; ikke tillatt å diskriminere mulige tilbydere, ei heller geografisk.
• God forretningsskikk; offentlige oppdragsgivere skal opptre med stor integritet.

4.2.2 Spesifikasjoner

Utarbeidelse av spesifikasjon i anskaffelsesprosessen kan gjøres på flere nivå og med ulikt detaljeringsnivå slik eksemplet her viser:

• Ytelsesbeskrivelse; overordnet, eks, trenger kontorlokaler for 5 personer.
• Funksjonsbeskrivelse; eks, 5 kontorplasser, 2 toaletter, 1 spiserom og 2 arkiv.
• Standardbeskrivelse; eks, standard kontorlokale, med gitte arealstørrelser.
• Detaljbeskrivelse; eks, spesialtilpasset arkitektonisk utformet kontorlokale.

Hvilket nivå som velges kan påvirke risikofordelingen mellom oppdragsgiver og leverandør. Nivået som velges vil også kunne påvirke leverandørenes mulighet for å levere innovative løsninger som oppdragsgiver kanskje ikke var kjent med – og som kan komme til nytte. For nærmere informasjon om innovative anskaffelser, se her.

4.2.3 Kvalifikasjonskriterier

Oppdragsgiver kan stille minimumskrav til leverandørene, herunder til leverandørenes; juridiske- og organisatoriske stilling-, tekniske kvalifikasjoner-, finansiell og økonomiske stilling. Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene og skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. Kravene skal ikke diskriminere leverandørene på grunnlag av nasjonal eller lokal tilhørighet.

4.2.4 Tildelingskriterier

Anskaffelseslovens bestemmelser har tre hovedprinsipper for å avgjøre konkurranser. Oppdragsgiver skal velge tilbud på grunnlag av:

a) den laveste prisen,

b) den laveste kostnaden, eller

c) det beste forholdet mellom pris, kostnad og kvalitet.

Tildelingen kan også bero på flere elementer som f. eks.; pris, kvalitet, kundeservice, teknisk verdi, estetiske og funksjonelle egenskaper, miljøegenskaper, livssykluskostnader, driftsomkostninger, teknisk bistand, eller tid for levering eller ferdigstillelse. Hver for seg kan de forskjellige elementene vektes.

Det skal benyttes objektive tildelingskriterier som har tilknytning til kontraktsgjenstanden.

Alle kriterier som vil bli lagt til grunn skal oppgis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Der oppdragsgiver på forhånd har bestemt seg for prioriteringen, eller vektingen av kriteriene skal dette angis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget.

4.2.5 Kunngjøring

Anskaffelsesloven med forskrifter anviser hvordan anskaffelsene skal kunngjøres.

Nasjonale anskaffelser (under terskelverdi) : www.doffin.no

Europeiske anskaffelser (over terskelverdi) : www.ted.europa.eu

Høgskolens Innkjøpansvarlig gjennomfører de kunngjøringspliktige anskaffelsene og kunngjør disse i NO/EU på www.doffin.no og www.ted.europa.eu slik det fremgår av punkt 3.3.

4.2.6 Vedståelsesfrist

Tilbyderne bør vedstå sine tilbud i 2-3 måneder etter tilbudsfrist. Dersom spesielle grunner taler for en lengre vedståelsesfrist, skal det foretas en konkret vurdering i samråd med høgskolens Innkjøpsansvarlig.

4.2.7 Tilbudsåpning

Tilbud som ikke har gått via KGV skal åpnes med minst to ansatte tilstede, som sammen signerer protokollen.

For kunngjøringspliktige anskaffelser åpnes tilbudene med full elektronisk sporing i konkurransegjennomføringsverktøyet, KGV.

4.2.8 Evaluering

Evaluering av tilbud skal gjøres i henhold til de kriteriene som er oppstilt i konkurransen. Minimum to ansatte skal delta under evalueringen av tilbudene.

4.2.9 Anskaffelsesprotokoll

For alle anskaffelser skal det føres protokoll som redegjør for alle de valg og beslutninger som oppdragsgiver har foretatt seg for å fatte en avgjørelse i konkurransen. Høgskolens maler for anskaffelsesprotokoll er kunngjort på økonomi sin nettside.

4.2.10 Varsel om tildeling av kontrakt (tildelingsbrev)

Straks oppdragsgiver har kåret en vinner av konkurransen, skal de tilbyderne som har deltatt i konkurransen varsles med et likelydende tildelingsbrev. Av tildelingsbrevet skal det fremkomme at oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med den tilbyder som er innstilt som vinner av konkurransen. I samme brev skal det gis en kort og saklig begrunnelse for valg av tilbyder, hensett det valgte tilbudets egenskaper og relative fordeler i samsvar med de angitte tildelingskriterier i konkurransen.

Tilbyderne gis ved varslet anledning til å fremme innsigelser til valg av leverandør i en oppsatt karenstid. Karenstiden skal minimum være 10 løpedager.

Oppdragsgiver skal snarest mulig foreta en konkret vurdering av hvorvidt eventuelle innsigelser skal medføre en omgjøring av beslutningen om å tildele kontrakt. Ved eventuelle innsigelser kontaktes Innkjøpsansvarlig.

4.2.11 Tildeling av kontrakt

Dersom det i karenstiden ikke er fremkommet momenter som er til hinder for å inngå kontrakt med leverandøren, skal kontrakt inngås.

 For de tilfeller der det mottas klager fra leverandørene, eller saker bringes inn for domstolen, eller til klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA), skal høgskolens Innkjøpsansvarlig kontaktes.

4.2.12 Skriftlighet

Enhver ansatt som er gitt bestillermyndighet skal påse at alle avtaler som forplikter høgskolen gjøres ved hjelp av skriftlighet.

4.2.13 Elektronisk faktura

Det er et krav at Leverandøren skal sende elektronisk faktura i EHF-format til Høgskolen i Østfold. Kravet er hjemlet i «Forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser», FOR-2019-04-01-444. Fakturaen skal ikke inneholde ordre-, fakturagebyr eller lignende gebyrer.

Dersom leverandøren ikke etterkommer krav om bruk av faktura i EHF-format, vil Oppdragsgiver holde tilbake betaling inntil elektronisk faktura i EHF-format leveres, jf. § 5 i forskrift om elektronisk faktura i offentlige anskaffelser.

4.2.14 Opphavs- og eiendomsrett

Høgskolens kontrakter skal ha en klausul som sikrer nødvendig eiendomsrett til det materiale som blir produsert for høgskolen. Klausulen i kontrakt skal minimum inneholde følgende:

Eiendomsrett, opphavsrett og andre relevante materielle og immaterielle rettigheter til resultater av tjenesten/bistanden tilfaller oppdragsgiver når betaling er skjedd, med mindre annet er avtalt, og med de begrensninger som følger av annen avtale eller ufravikelig lov. Rettighetene omfatter også rett til endring og videreoverdragelse, jf. LOV1961-05-12, nr 2, åndsverkloven, jf. § 39b. Begge parter kan utnytte generell kunnskap (know-how) som ikke er taushetsbelagt og som partene har tilegnet seg i forbindelse med tjenesten/bistanden.

4.2.15 Personopplysninger og databehandleravtale

Dersom kontrakten omhandler bistand som kan være egnet til å krenke den enkeltes personverninteresser ved behandling av personopplysninger i henhold til LOV-2018-06- 15-38, personopplysningsloven og FOR-2018-06-15-876, personopplysningsforskriften, skal det etableres en databehandleravtale som regulerer forholdet til dokumenter som formidles fra høgskole til leverandøren.

4.3 Arkivering og journalføring

Alle dokumenter som gjelder konkurransen skal fortløpende arkiveres og journalføres i høgskolens sak/arkivsystem. Hensikten er å dokumentere alle sider av en anskaffelse, på en måte som sikrer at konkurransens deltakere, og allmennheten for øvrig har mulighet til å kontrollere at valg av leverandør er gjort på et objektivt og saklig grunnlag.

Saksmappene skal opprettes med følgende tittel “Konkurranse – navn på anskaffelsen - årstall”. De samme saksmappene skal opprettes som sakstype «Anskaffelse / Leveranse» i sak/arkivsystemet. Alle innkomne tilbud skjermes for innsyn frem til valg av leverandør er gjort. Endelig kontrakt og anskaffelsesprotokoll skal også arkiveres i samme mappe.

Den som er gitt bestillermyndighet skal forvisse seg om at journalførte dokumenter arkiveres i henhold til aktuelt lovverk vedrørende innsyn og taushetsbelagte opplysninger, jf. offentleglova og forvaltningslovens bestemmelser. Straks det er etablert en signert og bindende kontrakt mellom partene, skal kontrakten arkiveres på saken i høgskolens sak/arkivsystem.

5 OPPFØLGING AV ANSKAFFELSER (KONTRAKTEN)

5.1 Intensjon

Følge opp partenes rettigheter og plikter i kontrakten, slik at høgskolens interesser ivaretas på best mulig måte.

5.2 Ansvar for oppfølging av kontrakt

Enhetsleder er ansvarlig for å følge opp alle kontrakter som gjelder leveranser til egen virksomhet/enhet (kontraktsoppfølger). Enhetsleder skal etablere gode rutiner for å følge opp kontrakten.

All dokumentasjon i tilknytning til oppfølgingen skal fortløpende og uten ugrunnet opphold arkiveres og journalføres i høgskolens sak/arkivsystem P360.

5.3 Løpende kontroll med kontrakten

Kontraktsoppfølger skal påse at det etableres forsvarlige rutiner for oppfølging av alle sider av kontrakten, herunder; partenes rettigheter og plikter samt oppfyllelse av alle myndighetskrav gjennom hele avtaleperioden.

5.4 Endring

Alle endringer i et kontraktsforhold skal være skriftlig forhåndsvarslet og foreligge skriftlig avtalt mellom begge parter. Endring og tillegg til kontrakt kan kun rekvireres av Kontraktsoppfølger.

Endringsadgangen skal som hovedregel være definert i kontrakten. En endringsklausul kan ikke åpne for at anskaffelsens overordnede karakter blir endret.

5.5 Fakturakontroll

Kontraktsoppfølger skal påse at det etableres forsvarlige rutiner for utbetaling etter kontraktens rettigheter og plikter. Kontraktsoppfølger skal uten ugrunnet opphold varsle tjenestevei, dersom det oppstår utilsiktede forhold, tvister eller andre forhold som kan overstige kontraktens økonomiske eller fremdriftsmessige rammer eller på annen måte gi et utilsiktet resultat.

5.6 Garanti- og reklamasjon

Kontraktsoppfølger skal påse at det etableres forsvarlige rutiner for garanti- og reklamasjonsoppfølging mot leverandører.

5.7 Produkt- og leveransekontroll

Kontraktsoppfølger skal påse at det etableres forsvarlige rutiner for oppfølging og mottak av leveransen, slik at anskaffelsen svarer til de forventninger som er satt til den.

5.8 Avslutning av kontrakt

Kontraktsoppfølger skal påse at kontrakter avsluttes på forsvarlig vis. Avslutning er vanligvis slik:

• Avtalen er oppfylt og kontraktens tid løper ut.
• Avtalefestet oppsigelse.
• Avbestilling.
• Heving på grunn av mislighold.

Kontraktsoppfølger har et selvstendig ansvar for å medvirke til at alle sider ved avslutning av kontrakt gjennomføres forsvarlig.

5.9 Forlenge kontrakt

Kontrakter kan kun forlenges (prolongeres) innenfor rammen av de forutgående anskaffelsesdokumentene.

Før eventuell prolongering skal det foretas en utsjekk av det fakturerte kontraktsvolum opp mot de opprinnelige forutsetningene som var gjeldende ved kontraktens kunngjøringstidspunkt.

Dersom en prolongering medfører en vesentlig endring av de opprinnelige konkurranse og avtalevilkårene skal det gjennomføres ny konkurranse.