Vedtatt av dekan 28.11.2025. Gjelder fra 01.01.2026.
Disse retningslinjene skal orientere både ansatte og ledere om hvilke budsjettposter enkelte utgifter skal føres på. Listene er ikke uttømmende, men skal være en rettesnor som angir hvor typiske utgifter føres. Bortsett fra annuum skal budsjetter for de enkelte postene utarbeides som del av fakultetets budsjettarbeid. Det er også viktig å ta hensyn til sentrale retningslinjer ved Høgskolen i Østfold og gjeldende lover og forskrifter i Norge (f.eks. når det gjelder anskaffelser).
Retningslinjene gjelder ikke Fremmedspråksenteret, som har eget budsjett og ikke bruker annuum.
Annuum
Alle ansatte i 100 %-stilling (uansett stillingskategori; unntatt Fremmedspråksenteret) disponerer et annuum på kr 3500. Midlene brukes til utgifter som ikke dekkes av program, fagmiljø, forskningsgruppe eller FoU-midlene. Det primære formålet er egen faglig utvikling og mindre aktiviteter som typisk ikke dekkes av andre budsjetter ved høgskolen (f.eks. reiseutgifter, deltakeravgifter osv. knyttet til redaksjonelt arbeid, nettverksarbeid, foreninger) men som er knyttet til undervisning, forskning og formidling.
Annuum-midlene er del av fakultetets budsjett, og utgiftene må derfor godkjennes av nærmeste leder i SAP. I tilfelle det er behov for midler som overstiger kr 3500, finnes det en egen pott ved fakultetet som kan benyttes. For utgifter som overstiger kr 3500 må det derfor søkes nærmeste leder i forkant.
Typiske annuumutgifter er
- bøker som ikke dekkes av program
- lisenser som ikke dekkes av program eller FoU-budsjett (anskaffelse må skje i samråd med IT-avdelingen)
- småreiser
- teknisk utstyr til forskningsvirksomhet som ikke dekkes av andre budsjetter
- medlemskontingenter til foreninger og nettverk (visse medlemskontingenter er skattepliktige)
- utstyr som brukes i undervisning/forskning/formidling etter personlig behov (f.eks. varme klær og egne sko. Dette utstyret må oppbevares på høgskolen).
Fagmiljømidler
Budsjett utarbeides og følges opp av fagmiljøkoordinator og nærmeste leder. Typiske utgifter fra denne posten er
- felles utstyr som ikke dekkes av program (f.eks. innkjøp til spesialrom eller felles bibliotek)
- faglige og sosiale aktiviteter i fagmiljøet
Programmidler
Budsjett utarbeides og følges opp av programleder og dekan. Typiske utgifter fra denne posten er
- gjesteforelesere
- programmøter
- ekskursjoner
- pensumbøker, undervisningsmateriell
- reiser (f.eks. konferanser/samlinger knyttet til utdanning)
Instituttmidler
Budsjett utarbeides og følges opp av instituttleder og dekan. Typiske utgifter fra denne posten er
- instituttmøter
- fagdager o.l.
FoU-midler
Budsjett utarbeides og følges opp av prodekan for forskning og utdanning og dekan. Det vises til egne retningslinjer. Typiske utgifter fra denne posten er
- konferanseavgifter
- konferansereiser
- bidrag til vitenskapelige publikasjoner
- finansiering av forskningsgrupper
- språkvask
- søknadsskriving og søknadsstipend
- tilgang til datasett
- datalagring
- støtte til konferanser arrangert ved HiØ