Hvordan informere om søknadsplaner og oppstart av søknadsarbeidet
Forskere som planlegger å søke eksterne midler til FoU-prosjekter, skal orientere prodekan for forskning og nærmeste leder ved sitt institutt/fakultet via dette nettskjemaet: "Registrering av planer om å søke eksternfinansiering til forskning".
Nettskjema administreres av seksjon for forskningsadministrasjon og vil inngå i institusjonens samlede oversikt over søknader om ekstern finansiering av FoU-prosjekter.
Hvorfor informere om søknadsplaner?
Høgskolen i Østfold er ansvarlig for alle søknader og prosjekter. Ansvaret er plassert hos dekanen som skal godkjenne at søknad sendes.
Orienteringsmøte
Etter innsending av nettskjema vil forskningsrådgiver kalle inn til et orienteringsmøte med forsker og prodekan forskning. I møtet skal prosjektidéen, planene om søknad og mulige utlysninger diskuteres. Det vil gjøres en forventningsavklaring rundt videre prosess, frister og fremdrift. Prosjektcontroller kalles inn ved behov. Forskningsrådgiver sender ut en oppsummering av orienteringsmøtet til alle involverte parter, inkludert relevant ledelse (dekan, instituttleder og programledere).
Søknadsskriveprosess
Forsker og andre partnere/deltakere i prosjektet er selv ansvarlige for søknadens faglige kvalitet. Forskningsrådgiver skal sikre at søknaden oppfyller alle krav, at prosjektcontroller involveres og at nødvendige avtaler er på plass. Forskningsrådgiver kan bidra ytterligere etter avtale.
Økonomi og budsjett
Prosjektcontroller skal utarbeide budsjettet basert på informasjon fra forsker, andre partnere/deltakere og krav satt av finansiør. Forsker skal sammen med prosjektcontroller, forskningsrådgiver og prodekan forskning gjennomgå planlagte aktiviteter og stillinger i fellesskap.
Forankring
Det skilles mellom forankring og godkjenning ved at forankring er en administrativ oppgave som gir lederstøtte i søknadsprosessene. Til tross for at det kan fremstå som en formell godkjenning når søknadene forankres i portalene skal alle søknader ha skriftlig forhåndsgodkjenning før innsending.
Følgende personer har delegert myndighet til å formelt forankre søknader fra HiØ til:
- Forskningsrådet: seksjonssjef forskningsadministrasjonen
- EU portalen/LEAR: forskningsdirektør
- Andre portaler, stiftelser ol som krever skriftlig forankring fra HiØ bør forankres fra dekan eller seksjonssjef forskningsadministrasjon
Godkjenninger
I ordinære søknader om forskningsmidler: Prodekan forskning skal gi dekanen en oppsummering av prosessen og endelig søknad med budsjett. I søknader med egenandel vises det til prosjektets totale verdi for Høgskolen i Østfold. Dette kan inkludere oppbygging av fagmiljø, eksternt samarbeid, relevans for utdanningsprogrammene, og relevans for strategiske mål både for HiØ og det aktuelle fakultetet. Oppsummeringen ligger til grunn for dekanens vurdering. Dekanens skriftlige godkjenning skal foreligge før søknader sendes inn.
Unntak som krever prorektors godkjenning: I søknader av særlig stort omfang og stor innvirkning på strategisk utvikling, organisering og bruk av administrative ressurser eller lignende skal søknaden godkjennes for innsending av prorektor forskning. Dette gjelder for eksempel søknader til Horisont Europa eller større sentersøknader der HiØ er koordinerende søkerinstitusjon. Søknadene følger normal arbeidsflyt i utviklingsfasen, men prorektor settes på kopi på korrespondanse. Dekanens vurdering sendes til prorektor før innsending godkjennes.