Prosjektleder skal informere prodekan forskning, forskningsrådgiver og prosjektcontroller ved tilslag på søknad om eksternfinansiering til forskningsprosjekt. Tilsagnet skal gjennomgås og godkjennes av dekanen før kontrakten med finansiør kan inngås.
Forskningsrådgiver kaller inn til et oppstartsmøte med prosjektleder, andre sentrale prosjektdeltakere, prodekan forskning og prosjektcontroller. I dette møtet skal budsjett og aktivitetsplaner gjennomgås. Videre skal det avklares forventninger til samarbeid mellom støtteapparat og forsker, rolleavklaring og plan for gjennomføring av prosjektet (inkl avtaler).
Prosjektcontroller oppretter et internt prosjektnummer i HiØs økonomisystem når budsjettet er oppdatert og alle avtaler er signert. Dette nummeret skal brukes videre for å registrere utgifter og inntekter på prosjektet.