Denne rutinen gjelder for arrangementer på høgskolens lokaler og som er i regi av høgskolens studentorganisasjoner
Ansvarlig arrangør:
Alle arrangementer skal ha en hovedansvarlig arrangør. I planlegging og gjennomføring av et arrangement skal ansvarlig arrangør følge sikkerhetsrutiner og involvere relevante aktører der det trengs.
Ansvarlig arrangør skal:
- ha ansvar for koordinering av sikkerheten under arrangementet og for å formidle informasjon til nødvendig aktører.
- ha godt kjennskap til regelverk som er aktuelt for arrangementet. For eksempel brann, skjenking og overnatting.
- avklare at lokalet er egnet og kan godkjennes for arrangementet.
- sørge for at antall deltakere ikke overstiger fastsatt maksgrense for lokalet, eller maksgrense for hele området der lokalet er.
- sikre at ansvarlige personer er til stede dersom alkoholservering er planlagt. Dette forutsetter at det foreligger en gyldig sjenkebevilgning.
- sørge for at vertene er kjent med sikkerhetsrutiner.
- sørge for fordeling av ansvar for oppfølging av sikkerhetsrutiner.
- ha ansvar for å sende søknad eller melding om arrangementet til brannvesenet og politiet. Dette gjelder ved:
- Store arrangementer som allmennheten har tilgang til.
- Arrangementer med økt risiko for brann eller andre uønskede hendelser.
- Arrangementer med overnatting på høgskolens lokaler.
Servicetorget:
Ansvarlig arrangør skal sørge for at servicetorget får informasjon om arrangementet.
Ferdig utfylt sjekkliste for sikkerhetsbevissthet ved planlegging og gjennomføring av arrangementer i regi av studentorganisasjoner skal leveres til servicetorget før arrangementet (se lenke overfor).
Servicetorget kan bistå med oppgaver innenfor eget ansvarsområdet.
Ansatte ved servicetorget er blant høgskolens «kjent-personer» og vil i ordinære åpningstider hjelpe til med evakuering i evakueringssituasjoner.
Seksjon eiendom:
Seksjon eiendom kan bistå med:
- tegninger for lokalene
- branntegninger og rømningsplaner for lokalene
- hvis ønskelig vurdere antall personer i lokalene.
- ved behov bistå med opplæring til arrangementsansvarlig og vakter ifm. med brannvern
- hvis arrangementet medfører flytting av møbler og/eller montering av utstyr.
Sikkerhetsrådgiver:
Kan bistå ved risikovurderinger og råd om sikkerhet og beredskap.
Sjekkliste for sikkerhetsbevissthet ved planlegging og gjennomføring av arrangementer
Sjekklisten er et hjelpeverktøy som hjelper ansvarlige arrangøren med å holde oversikt over sikkerhetstiltakene og gir informasjon om tiltak og viktige kontaktpersoner.
Sjekklisten kan brukes som dokumentasjon på gjennomført sikkerhetstiltak og ved evaluering av arrangementer kan sjekklisten bidra til å oppdage feil og mangler, samt forbedre sikkerheten.
Bruk sjekklisten aktivt under planlegging av arrangementet, kviter ut gjennomførte tiltak og kommenter der det er nødvendig.
Ferdigutfylt sjekklisten gjøres tilgjengelig for medansvarlige arrangører og kopi tilsendes servicetorget.
Lenke til sjekklisten
Si ifra
Uønskede hendelser, feil og mangler meldes inn via Si-ifra nettskjema slik at forholdene blir fulgt opp og sikkerheten forbedres.