Leders rolle ved onboarding, offboarding og bytte av stilling
Leder får tildelt oppgaver i HRM i forbindelse med onboarding/nyansattelser og bytte av stilling.
En av disse oppgavene er å søke om bestillbare rettigheter for den nyansatte.
Ved bytte av stilling må systemeier ha beskjed om hvilke rettigheter som skal inndras, hvilke som skal videreføres og hvilke som skal tildeles som nye rettigheter. Før stillingsendring sender leder en e-post til systemeier med nødvendig informasjon. På dagen for stillingsendringen går leder inn og søker om de nye rettighetene, og sjekker at den ansatte har tilgang på det de skal.
Ved offboarding må systemeier ha beskjed om hvilke rettigheter som skal inndras, slik at tilgangene fjernes inne i fagsystemene.
Kontaktpunkter for systemeier
Public 360: arkiv@hiof.no
Unit4/UBW: regnskap@hiof.no
FS Saksbehandler: fs-stab@hiof.no
FS Fagperson (emneansvarlig i Canvas): fs-stab@hiof.no
FS Fagperson (lærer i Canvas): studier@hiof.no
Vortex (nettsider): nettredaksjon@hiof.no
Bestille tilganger på vegne av ansatt
- Logg på IAM-portalen
Klikk på nedtrekks-pilen ved siden av brukerikonet og navnet ditt oppe til høyre og velg "Proxy Som"
- Søk opp og velg personen du skal bestille for. Du vil nå se at navnet til bruker er endret til den personen du har valgt.
- Velg "Forespørsler" i toppmenyen
- Velg "Katalog" i venstremenyen.
- Huk av for den tilgangen som skal bestilles og velg deretter "Be om" (til høyre på linja eller nederst).
- Skriv inn en kommentar og huk av for ønskede tilganger (der dette er tilgjengelig) og deretter "Be om". Bestillingen er nå utført.
- Klikk på nedtrekks-pilen oppe til høyre ved brukerikonet og velg "Avslutt proxy-økten". Du er nå tilbake med din egen bruker.
Godkjenn bestillingen under "Oppgaver" og "Godkjenninger"
Oversikt over bestillbare rettigheter basert på stilling, rolle eller organisatorisk tilhørighet
Vitenskapelig ansatte (Fagansatte)
Vitenskapelig ansatte får alle nødvendige tilganger de trenger automatisk fra Felles IAM.
Leder kan ved behov søke om følgende tilganger i IAM-portalen
- Stoffkartotek superbruker ( avklares med HMS-ansvarlig )
Leder må melde inn Canvas-tilganger til studiekonsulent på e-post studier@hiof.no eller i Portalen på Skjema for innmelding av tilganger i Canvas ( informasjonsside ). Leder kan delegere denne oppgaven til emneansvarlig for det enkelte emne ved behov.
Dersom den nyansatte eller den ansatte som bytter stilling skal være emneansvarlig i et emne, eller dersom vedkommende ikke lenger skal være emneansvarlig, meldes dette på e-post til fs-stab@hiof.no
Vitenskapelig ansatte som skal ha tilganger til å redigere nettsider i Vortex, må først meldes på kurs hos Nettredaksjonen ved HiØ. Som en del av kurset får de veiledning til å søke selv om tilgangene de trenger.
Dersom den nyansatte skal være praksisveileder eller ha en annen rolle inn i skjemaløsningen ved HiØ, melder leder dette til skjema-vakt via Portalen - "Kontakt IT-vakt"
Ansatte i lav stillingsprosent ( <= 20% )
Dersom ansatte med lav stillingsprosent skal ha Microsoft 365-/Office-konto må leder søke om:
- Microsoft 365: Full tilgang (A5 lisens) - Office program på desktop
I tillegg må IT-vakt få beskjed dersom ansatt med lav stillingsprosent skal ha pc og/eller disponere kontorplass. Dette kan leder gjøre ved å logge inn i Portalen, og finne Onboarding-saken for den nyansatte under "Mine saker".
Administrativt ansatte
Administrativt ansatte får følgende tilganger automatisk:
- TP Fagperson
Dersom den administrativt ansatte har behov for ekstra spesialtilganger inne i TP, kan timeplanlegger kontaktes på e-post rom@hiof.no.
Administrativt ansatte som skal ha tilganger til å redigere nettsider i Vortex, må først meldes på kurs hos Nettredaksjonen ved HiØ. Som en del av kurset får de veiledning til å søke selv om tilgangene de trenger.
Studieadministrativt ansatte
Studieadministrativt ansatte får følgende tilganger automatisk:
- Public 360 basistilgang (kun innlogging)
- FS fagperson
- FS saksbehandler basis (kun innlogging)
- Canvas basistilgang (kun innlogging)
- TP fagperson basistilgang
- Wiseflow Basistilgang, Administrator, Sensor, Forfatter, Kontrollør (Reviewer), Teknisk eksamensvakt, Utvidet support, Deltager
Leder må søke om følgende tilganger i IAM-portalen
- FS Saksbehandler
- Public 360 Saksbehandler
Leder kan ved behov søke om følgende tilganger i IAM-portalen
- Canvas Administrasjon toppnivå: Gir mulighet til å se alle emner og personer. Kan redigere i emne- og kullrom for hele organisasjonen
- Canvas Administrasjon på fakultets- eller instituttnivå: Som over, men begrenset til fakultet eller institutt
- Canvas Administrasjon Pluss: Gir i tillegg mulighet til å "Opptre som" en student
- Mine Studier superbruker
- Mine Studier adminbruker
Studieadministrativt ansatt: Eksamen
Dersom den ansatte på seksjon for eksamen skal ha tilgang til delt postboks eksamen-halden@hiof.no, eksamen-fred@hiof.no eller begge deler, må dette meldes til IT-vakt via Portalen
Studieadministrativt ansatt: FS-stab
Leder må søke om følgende tilganger i IAM-portalen:
- FS Admin Godkjenningsgruppe (Kun for FS-team)
FS-stab skal ha tilgang til den delte postboksen fs-stab@hiof.no
Leder melder dette til IT-vakt via Portalen
Studieadministrativt ansatt: Opptak
Leder må søke om følgende tilganger i IAM-portalen:
- Telia sentralbord: medlem av anropsgruppe
- RT Saksbehandler
Studieadministrativt ansatt: Studieveileder
Dersom studieveileder skal ha tilgang til delt postboks studier@hiof.no må dette meldes til IT-vakt via Portalen
Studieadministrativt ansatt: Timeplanlegger
Leder må søke om følgende tilganger i IAM-portalen
- TP Administrator
Timeplanlegger skal ha tilgang til den delte postboksen rom@hiof.no
Leder melder dette til IT-vakt via Portalen
Økonomi-ansatte
Den ansatte får følgende tilganger automatisk:
- Public 360 basistilgang (kun innlogging)
- Unit4 (kun bruker uten tilganger i Unit4)
Leder må søke om følgende tilganger i IAM-portalen:
- Unit4 Client (bestiller / attestant eller budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) )
- Unit4 Desktop (tilgang for lønns- / regnskapsmedarbeider sentralt)
For økonomiansatte som bistår fakultet eller institutt med økonomistøtte må leder i tillegg søke om følgende tilganger i IAM-portalen:
- E-postliste iio-ansatte@hiof.no medlem ( for de som bistår IIØ )
- E-postliste lus-ansatte@hiof.no medlem ( for de som bistår LUS/LUSP )
- E-postliste utd-vid-ansatte@hiof.no medlem ( for de som bistår HiØ Videre )
Økonomi-ansatt: Lønn
Leder må søke om følgende tilganger i IAM-portalen:
- SAP Fagperson
HR-ansatte
Den ansatte får følgende tilganger automatisk:
- Public 360 basistilgang (kun innlogging)
- TP fagperson basistilgang
Leder må søke om følgende tilganger i IAM-portalen
- Public 360 Saksbehandler
- SAP Fagperson
- Firstagenda-bruker medlem
For HR-ansatte som administrerer Stoffkartoteket må leder søke om:
- Stoffkartotek admin
For HR-ansatte som skal ha tilgang til den delte postboksen jobb@hiof.no må leder melde dette til IT-vakt via Portalen
Ansatte teknisk/drift: Renhold
Leder må søke om følgende tilganger i IAM-portalen:
- Stoffkartotek superbruker
Ansatte teknisk/drift: Servicetorg
Den ansatte får følgende tilganger automatisk:
- FS fagperson
- FS saksbehandler basis (kun innlogging)
- Canvas basistilgang (kun innlogging)
- Mine studier superbruker
- TP fagperson basistilgang
- Wiseflow Basistilgang, Administrator, Sensor, Forfatter, Kontrollør (Reviewer), Teknisk eksamensvakt, Utvidet support, Deltager
Leder må søke om følgende tilganger i IAM-portalen:
- FS Saksbehandler
- Telia sentralbord: medlem av anropsgruppe
- RT Saksbehandler
Ansatte teknisk/drift: Eiendom
Leder kan ved behov søke om følgende tilganger i IAM-portalen:
- Stoffkartotek superbruker
- Public 360 Saksbehandler
Ansatte Eiendom: Vaktmester
Leder må søke om følgende tilganger i IAM-portalen:
- Telia sentralbord: medlem av anropsgruppe
Vaktmester skal ha tilgang til enten den delte postboksen vaktmester-rmn@hiof.no, den delte postboksen vaktmester-fred@hiof.no eller begge deler.
Leder melder dette til IT-vakt via Portalen
Ansatte teknisk/drift: Digitaliseringsavdelingen
Ansatte i Digitaliseringsavdelingen får følgende tilganger automatisk:
- FS fagperson
- Canvas basistilgang (kun innlogging)
- TP fagperson basistilgang
Leder må søke om følgende tilganger i IAM-portalen for ansatte som skal sitte på IT-vakt:
- Telia sentralbord: medlem av anropsgruppe
Leder kan ved behov søke om følgende tilganger i IAM-portalen
- Canvas Administrasjon toppnivå: Gir mulighet til å se alle emner og personer. Kan redigere i emne- og kullrom for hele organisasjonen
- Canvas Administrasjon Pluss: Gir i tillegg mulighet til å "Opptre som" en student
- Canvas Kontoadministrator toppnivå: Gir "fulle" rettigheter i Canvas
- Mine Studier superbruker
- Mine Studier adminbruker
- FS Saksbehandler
- Public 360 Saksbehandler
Leder
Leder får følgende tilganger automatisk:
- Public 360 basistilgang (kun innlogging)
- Unit4 (kun bruker uten tilganger i Unit4)
- TP fagperson basistilgang
Leder må søke om følgende tilganger i IAM-portalen
- Public 360 Saksbehandler
- Unit4 Client (bestiller / attestant eller budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) )
- RomApp leder
Leder kan ved behov søke om følgende tilganger i IAM-portalen
- Canvas Ressursinnsyn for sitt fakultet eller institutt
- NVA: Vitenskapsarkivet / Cristin
- Stoffkartotek superbruker
- Firstagenda-bruker medlem
- FS Saksbehandler ( gjelder kun ledere som skal jobbe inne i FS )
Ledere skal ligge valgbare inne i skjemaløsningen ved HiØ ( for overtidsskjema, søknad om hjemmekontor, varsel om fare for ikke bestått praksis etc)
Leder melder dette til skjema-vakt via Portalen - "Kontakt IT-vakt"