1. Hva er en personvernerklæring?
En personvernerklæring beskriver hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte om personopplysningene dine. Denne personvern-erklæringen beskriver hvordan HiØ håndterer personopplysningene dine ved bruk av chat.
2.Formålet med behandlingen.
Formålet med behandling av personopplysninger er i denne sammenheng å yte gode tjenester til studenter og andre. Chat ved HiØ skal være et supplement til øvrige kontaktpunkter ved Høgskolen. Tiltenkt bruk er raskt å avhjelpe studenter og andres behov for generell informasjon om tjenester, tilbud eller virksomheten ved Høgskolen for øvrig.
3. Rettslig grunnlag for behandlingen
Chat ved HiØ har rettslig grunnlag i personvernforordningen (GDPR) artikkel 6 nr. 1 bokstav a).
4. Hva skjer med personopplysningene?
Personopplysningene du oppgir lagres hos HiØ databehandler for chat-tjenesten. Opplysningene kan benyttes til å gjøre oppslag i HiØ sine øvrige systemer.
Samtalelogg og øvrig informasjon vil bli slettet straks chatten er avsluttet.
5. Sikkerhet om dine personopplysninger.
For å sikre dine personopplysninger er alle overføringer krypterte. Kun et fåtall utvalgte saksbehandlere betjener tjenesten.
Videre gjennomfører HiØ regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyser av sine applikasjoner og software.
6. Rettighetene dine
6.1 Rett til innsyn
Du har krav på å få innsyn om HiØ behandler personopplysninger om deg, hvilke personopplysninger dette er, hvor de stammer fra og hvorfor HiØ behandler dem.
Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.
6.2 Rett til retting
Du har krav til å få uriktige personopplysninger om deg rettet. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert.
Det er viktig at du begrunner og eventuelt dokumenterer hvorfor du mener person-opplysningene er feil eller mangelfulle.
6.3 Rett til å kreve begrensing av behandling
I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve at behandlingen av personopplysningene dine blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at person-opplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre bruk og behandling blir begrensede.
All behandling stoppes inntil vi har undersøkt ditt krav.
Opplysningene kan kreves begrenset midlertidig eller permanent.
6.4 Rett til sletting
Du har rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av personopplysningsloven og personvernforordningen.
Dersom du ønsker å få slettet personopplysningene dine, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser om hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet.
6.5 Rett til å protestere
Du har rett til protestere mot at vi behandler dine personopplysninger, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. Eksempler kan være dersom du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende.
Dersom vi kommer til at protesten er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene.
HiØ kan gjøre unntak fra sletting dersom vi er pålagt ved lov å behandle dine personopplysninger, dersom det er nødvendig for gjennomføringen av en avtale mellom deg og HiØ, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.
6.6 Rett til å klage til Datatilsynet
Du har mulighet til å klage til Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og personvernforordningen ved behandling av personopplysninger.
7. Kontakt
7.1 Behandlingsansvarlig
HiØ ved Høgskoledirektøren er behandlingsansvarlig, jf. personvernforordningen artikkel 4 nr. 7.
Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter, kan du kontakte oss på epost personvern@hiof.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest én måned etter vi mottar anmodningen.
7.2 Personvernombud
HiØ har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved HiØ. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved HiØ kan nås via e-post personvern@hiof.no.