Ansvarlig arrangør:
Alle arrangementer skal ha en hovedansvarlig arrangør. I planlegging og gjennomføring av et arrangement skal ansvarlig arrangør følge sikkerhetsrutiner og involvere relevante aktører der det trengs.
Ansvarlig arrangør skal:
- ha ansvar for koordinering av sikkerheten under arrangementet og for å formidle informasjon til nødvendig aktører.
- ha godt kjennskap til regelverk som er aktuelt for arrangementet. For eksempel brann, skjenking og overnatting.
- avklare at lokalet er egnet og kan godkjennes for arrangementet.
- vurdere om det er behov for risikovurdering og iverksettelse av ytterlige sikkerhetstiltak.
- sørge for at antall deltakere ikke overstiger fastsatt maksgrense for lokalet, eller maksgrense for hele området der lokalet er. Seksjon eiendom kan bistå med dette.
- sørge for tilstedeværelse av ansvarlig person(r) dersom det er planlagt alkoholservering.
- sørge for sikkerhetsopplæring til vertene og fordeling av ansvar for oppfølging av sikkerhetsrutiner.
- ha ansvar for å sende søknad eller melding om arrangementet til brannvesenet og politiet. Dette gjelder ved:
- Store arrangementer som allmennheten har tilgang til
- Arrangementer med økt risiko for brann eller andre uønskede hendelser
- Arrangementer med overnatting på høgskolens lokaler
Ved arrangementer med tilstedeværelse av VIP:
Tilstedeværelse av en VIP kan utløse behov for ytterlige sikkerhetstiltak, derfor skal sikkerhetsrådgiveren involveres tidligst mulig i planleggingsfasen av arrangementet.
En VIP kan være en statsråd, kongelige, trussel utsatte offentlige personer og ambassadør.
Servicetorget:
Servicetorget skal ha oversikt over arrangementer som gjennomføres på høgskolens lokaler og kan bistå med oppgaver innenfor eget ansvarsområdet.
Ved arrangementer som innebærer bruk av vektertjenesten, skal vekterne identifisere seg ved servicetorgene.
Servicetorgene skal også ha kontaktopplysninger til vekterne som er i tjeneste under arrangementet.
Ansatte ved servicetorget er blant høgskolens «kjent-personer» og vil i ordinære åpningstider hjelpe til med evakuering i evakueringssituasjoner.
Seksjon eiendom:
Seksjon eiendom kan bistå med:
- Tegning for lokalene
- Branntegninger og rømningsplaner for lokalene
- Hvis ønskelig vurdere antall personer i lokalene
- Ved behov bistå med opplæring til arrangementsansvarlig og vakter ifm. med brannvern
Sikkerhetsrådgiver:
Kan bistå ved risikovurderinger, iverksettelse av ytterlige sikkerhetstiltak og råd om sikkerhet og beredskap.
Sjekkliste for sikkerhetsbevissthet ved planlegging og gjennomføring av arrangementer
Sjekklisten er et hjelpeverktøy som hjelper ansvarlig arrangør med å holde oversikt over sikkerhetstiltakene og gir informasjon om tiltak og viktige kontaktpersoner.
Sjekklisten kan brukes som dokumentasjon på gjennomført sikkerhetstiltak og ved evaluering av arrangementer kan sjekklisten bidra til å oppdage feil og mangler, samt forbedre sikkerheten.
Bruk sjekklisten aktivt under planlegging av arrangementet, kviter ut gjennomførte tiltak og kommenter der det er nødvendig.
Ferdigutfylt sjekkliste gjøres tilgjengelig for medansvarlige arrangører og kopi tilsendes sikkerhetsrådgiver.
Si ifra
Uønskede hendelser, feil og mangler meldes inn via Si-ifra nettskjema slik at forholdene blir fulgt opp og sikkerheten forbedres.