Instanser i saksbehandlingen
En sak kan behandles av flere instanser før det fattes et endelig vedtak.
Et vedtak er en formell beslutning fattet av et offentlig organ. Det inneholder opplysninger om hva som er bestemt, grunnen til avgjørelsen, samt informasjon om klagefrist og klageinstans. Vedtak blir sendt som et brev til digital postkasse.
- Førsteinstans: Den enheten som mottar og behandler saken først/fatter opprinnelig vedtak. Dette er ofte saksbehandler ved det relevante fakultetet eller seksjonen, men kan også være nemnd for studentsaker.
- Sekretariat for nemnd for studentsaker: Sekretariatet forbereder saker for nemnd for studentsaker, følger opp saksbehandlingen og er kontaktpunktet mellom studenten og nemnda.
- Klageinstans: Den instansen som behandler saken ved en eventuell klage på opprinnelig vedtak. Dette kan være nemnd for studentsaker eller Felles klagenemnd.
- Nemnd for studentsaker: Nemnda fatter vedtak enten som førsteinstans eller som klageinstans, avhengig av sakstype (se Nemndas mandat). All kommunikasjon med nemnda skjer gjennom sekretariatet.
- Felles Klagenemnd: Saker behandlet av nemnd for studentsaker som førsteinstans kan påklages til Felles klagenemnd; et uavhengig nasjonalt klageorgan.
To ulike typer saker
På Høgskolen i Østfold deler vi saker inn i to hovedkategorier. For eksempler på hvilke sakstyper som tilhører de ulike kategoriene, se Nemndas mandat.
1. Saker med nemnd for studentsaker som klageinstans
Saksbehandlingen følger disse stegene:
- Førsteinstans fatter vedtak
Vedtaket kan påklages til nemnd for studentsaker - Ved klage forbereder sekretariatet saken før det sendes til nemnd for studentsaker
- Nemnd for studentsaker behandler saken og fatter endelig vedtak
Endelig vedtak kan ikke påklages til Felles klagenemnd
2. Saker med nemnd for studentsaker som førsteinstans
Når en sak opprettes, vil du motta et skriftlig varsel. Du har rett til å uttale deg skriftlig gjennom hele saksbehandlingsprosessen. I enkelte saker kan du bli innkalt til et møte for å avklare forhold som er relevante for saken.
Saksbehandlingen følger disse stegene:
- Saksbehandler utarbeider en innstilling med forslag til reaksjon eller sanksjon.
- Sekretariatet forbereder saken for nemnd for studentsaker
- Nemnd for studentsaker behandler saken og fatter vedtak
Vedtak kan påklages til Felles Klagenemnd
I saker hvor det er innstilt til utestenging, bortvisning, uskikkethet eller utelukkelse kan du ha rett til å få dekket nødvendige utgifter til advokat, jf. universitets- og høyskoleloven § 12-9.
Behandlingstid
Saker behandles uten unødig opphold. Fordi sakene ofte skal behandles i flere instanser, kan saksbehandlingen likevel ta tid. Det vil informeres om forventet behandlingstid i hver enkelt sak.
Nemnda møtes fire til fem ganger per semester. Se "møtedatoer" på nemndas hovedside.
Kommunikasjonskanaler
Saksbehandler eller sekretariatet, avhengig av hvem som er kontaktpunkt i saken, vil holde deg oppdatert gjennom prosessen.
Det er viktig at du følger med på både privat e-post og student-e-post.
Offisielle dokumenter, som innstillinger og vedtak, sendes til din digitale postkasse.