Dokumentasjonskrav

Dokumentasjonskrav for opptak til grunnutdanninger gjennom Samordna opptak

Du finner en oversikt over dokumentasjonskrav ved søknad til grunnutdanninger på Samordna opptak sine nettsider. 

Realkompetansesøkere må laste opp dokumentasjon som beskrevet i dokumentasjonskravene under. Dokumentasjonen må lastes opp i din søknad på Samordna opptak.

Dokumentasjonskrav for opptak til studier utlyst lokalt ved Høgskolen i Østfold

Til studier søkt gjennom Søknadsweb skal alle dokumenter lastes opp under "Mine dokumenter".

• Det anbefales at dokumentasjonen lastes opp i PDF-format.
• Det er viktig at alle dokumentene er fullstendige og lesbare.
• Dokumentasjon i redigerbart format godkjennes ikke.
• Dokumentasjon sendt inn per post eller e-post blir ikke vurdert.
  • Det er unntak for sensitive dokumenter, som skal sendes i Digipost eller per post. Les mer lenger ned under "Dokumenter med sensitive personopplysninger".
• Alle dokumenter som er på et annet språk enn engelsk eller et skandinavisk språk må oversettes av en statsautorisert translatør eller et oversettelsesbyrå. Les mer lenger ned under "Oversettelse av dokumenter".

Informasjon om dokumentasjonskrav for opptak til engelskspråklige masterstudier finner du her.

Arbeidserfaring

Opplysninger fra Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret (Aa-registeret) kan benyttes som grunnlag i saksbehandlingen av din søknad. Dersom Aa-registeret ikke inneholder tilstrekkelig informasjon om ditt arbeidsforhold, vil det bli etterspurt dokumentasjon på arbeidserfaring. I slike tilfeller må du laste opp dokumentasjon i samsvar med kravene som er spesifisert nedenfor.

Arbeidserfaring må du dokumentere med arbeidsattest eller tjenestebevis som må inneholde:

• startdato og sluttdato
• hvor stort omfang stillingen hadde, i timer per uke eller i stillingsprosent
• din stillingstittel
• beskrivelse av dine arbeidsoppgaver
• fullt navn til bedriften
• fullt navn og stilling til den som har signert attesten
• dato for utstedelse av dokumentet

Selvstendig næringsdrivende må dokumentere arbeidserfaring med firmaattest fra Brønnøysundregistrene eller attest fra Skatteetaten.

Merk: Dokumentasjon i redigerbart format (Word), CV og arbeidsavtaler er ikke godkjent dokumentasjon. 

Arbeidstilknytning i studietiden

Opplysninger fra Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret (Aa-registeret) kan benyttes som grunnlag i saksbehandlingen av din søknad. Dersom registeret ikke inneholder tilstrekkelig informasjon om ditt arbeidsforhold, vil det bli etterspurt dokumentasjon på arbeidstilknytning. I slike tilfeller må du laste opp dokumentasjon i samsvar med kravene som er spesifisert nedenfor.

Arbeidstilknytning i studietiden må dokumenteres med arbeidsattest, og den må inneholde:

• startdato
• stillingsstørrelse i prosent
• din stillingstittel
• beskrivelse av dine arbeidsoppgaver
• fullt navn til bedriften
• fullt navn og stilling til den som har signert attesten
• dato for utstedelse av dokumentet

Attesten kan ikke være eldre enn 6 måneder.

Merk: Dokumentasjon i redigerbart format (Word), CV og arbeidsavtaler er ikke godkjent dokumentasjon. 

Fagskole

Du dokumenterer fagskole med et vitnemål som viser at du har fullført og bestått fagskolen. Du må dokumentere alle sidene av vitnemålet.

Har du fullført deler av en fagskoleutdanning, må du laste opp en karakterutskrift som viser studiepoeng/fagskolepoeng og karakterene i fagene du har bestått.

Hvis det ikke står på dokumentasjonen hvor mange studiepoeng/fagskolepoeng du har oppnådd, må du i tillegg laste opp en bekreftelse fra fagskolen om studiet var på heltid eller deltid, og studiet varighet. 

Hvis du har fagskole fra utlandet, må du også dokumentere fagskolegodkjenning fra Direktoratet for høyere utdanning og kompetanse (tidligere NOKUT-godkjenning).

Høyere utdanning

Resultatutveksling av eksterne resultater inngår som en del av grunnlaget for saksbehandlingen av din søknad, og benyttes til å verifisere opplastet dokumentasjon. Resultatutveksling brukes av de aller fleste universiteter og høgskoler i Norge, med unntak av Handelshøyskolen BI. Har du utdannelse fra BI kan du bestille dokumentasjon her. Du kan se hva vi har tilgang å under fanen «eksterne resultat» i Søknadsweb.

Dersom opplysningene i resultatutveksling ikke er tilstrekkelige eller hvis du har fullført utdanning før 2005 må du laste opp dokumentasjon på høyere utdanning, i henhold til spesifikasjonene nedenfor.

Utdanning du har fullført etter 2005 ved Høgskolen i Østfold trenger du ikke å laste opp dokumentasjon på. 

Høyere utdanning må du dokumentere med datert og signert karakterutskrift. 
En fullført gradsutdanning må du dokumentere med vitnemål som viser hvilke emner som inngår i graden. Husk at alle sidene av vitnemålet må være med. Dokumentet skal være utstedt av institusjonen hvor du fullførte utdanningen. 

Skal du dele dine resultater via Vitnemålsportalen må dette dokumenteres på en av følgende måter:

• Sende en lenke med gyldighet i 1 år der du oppgir mottaker epost: opptak@hiof.no
• Laste opp en digital signert karakterutskrift i din søknad.

Til studier som har krav om en bestått gradsutdanning, og det ikke fremgår i lenken/utskriften fra Vitnemålsportalen at en grad er oppnådd, må du laste opp kopi av det originale vitnemålet, med alle tilhørende sider.

Utskrift fra Studentweb er ikke gyldig dokumentasjon.

Militær-/siviltjeneste

Militærtjeneste må du dokumentere med datert og signert bevis for avtjent tid i førstegangstjeneste. Du kan finne mer informasjon om annen godkjent dokumentasjon på militærtjeneste på Samordna opptak sine nettsider. 

Siviltjeneste må du dokumentere med datert og signert sivilt tjenestebevis.

Navneendring

Navneendring må dokumenteres med bekreftelse på navneendring fra Skatteetaten.
Denne skal lastes opp i din søknad. 

Norsk- og engelskkunnskaper

Norsktester

• Norsk fra videregående skole (393 timer) må dokumenteres med datert og signert kompetansebevis eller vitnemål.
• Test i norsk – høyere nivå, skriftlig og muntlig må dokumenteres med testbevis for både skriftlig og muntlig test fra Norsk språktest.
• Trinn 3 må dokumenteres med karakterutskrift fra høgskole eller universitet.
• Årsstudium i norsk må dokumenteres med karakterutskrift fra høgskole eller universitet.
• Norskprøven for voksne innvandrere fra Kompetanse Norge (tidligere Vox) må dokumenteres med prøvebevis som viser at du har fått minst resultatet B2 på alle de fire delprøvene.

Engelsktester

• Engelsk i norsk videregående skole (140 timer) må dokumenteres med datert og underskrevet kompetansebevis eller vitnemål.
• TOEFL (Test of English as a Foreign Language)  resultater dokumenteres med kopi av testbevis. Du må i tillegg gi Høgskolen i Østfold elektronisk tilgang til testresultater. Dette gjør du ved å oppgi koden: 6240.
• IELTS (International English Language Test Service) resultater dokumenteres med kopi av Test Report Form.
• Cambridge ESOL Examinations resultater må dokumenteres med kopi av testbevis. Du må også inkludere ID-nummer og candidate secret number på side 2, slik at vi kan verifisere testen.
• PTE academic test (Person Test of English) resultater må dokumenteres med kopi av Test Taker Score Report.

Omsorgsarbeid

Omsorgsarbeid må du dokumentere med:

• Bostedsattest fra Skatteetaten for deg og ditt barn som viser at dere har bodd på samme adresse. Hvis du har flyttet må du også dokumentere adressehistorikk for deg og ditt barn fra Skatteetaten.
• Omsorgsarbeid for nært familiemedlem må du dokumentere med attest fra lege eller liknende, og at det fremkommer omfanget i timer per uke eller stillingsprosent.

Utdanning fra land utenfor Skandinavia

Videregående skolegang fra land utenfor Skandinavia må du dokumentere med datert og signert vitnemål fra videregående skole på originalspråk. Dersom originalspråket er på et annet språk enn engelsk eller et skandinavisk språk, må du i tillegg laste opp offisiell oversettelse.

Høyere utdanning fra land utenfor Skandinavia må du dokumentere med datert og signert diplom/vitnemål og karakterutskrift på originalspråk. Dersom originalspråket er på et annet språk enn engelsk eller et skandinavisk språk, må du i tillegg laste opp offisiell oversettelse.

For søkere med utdanning fra Pakistan gjelder det særskilte krav om at alle kopier av vitnemål (Degree Certificates) og karakterutskrifter (Mark Sheets / Result Cards) må være attestert av Higher Education Commission of Pakistan (HEC).

Søkere med utdanning fra Kina må laste opp verifiseringsrapporter på engelsk for samtlige utdanningsdokumenter. Disse dokumentene må være utstedt av det aktuelle lærestedet og kan hentes fra Center for Student Services and Development (CSSD). Dette inkluderer:

• Graduation Certificate for Completion
• Certificate for fullført grad
• Transcript of Records

Direktesendte utdanningsdokumenter 

Søkere med utdanning fra følgende land: Canada, USA, Etiopia, Eritrea, Ghana, Nigeria, Filippinene, Hongkong, Taiwan og Macao, må sørge for at vitnemål/diplom og karakterutskrifter sendes direkte fra det aktuelle lærestedet til vår institusjon. Dette kravet kommer i tillegg til at du må laste opp dokumentasjonen i din søknad.

Bruk følgende adresse:
Høgskolen i Østfold
Opptakskontoret
Postboks 700
1757 HALDEN

Videregående skole

Elektronisk vitnemål i Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB) inngår som en del av grunnlaget for saksbehandlingen av din søknad, og benyttes til å verifisere opplastet dokumentasjon. 

Har du fullført norsk videregående skole i år 2000 eller senere, kan du ha elektronisk vitnemål. Hvis du ikke har elektronisk vitnemål i NVB, må du laste opp kopi av papirvitnemålet ditt i søknaden din.

Videregående skolegang må du dokumentere med datert og signert kompetansebevis eller vitnemål. Utskrift fra eksamensprotokoll er normalt ikke gyldig dokumentasjon.

Fag-/svennebrev dokumenteres på en av følgende måter: 

• Datert og signert vitnemål med påskrift om at fag-/svenneprøve er avlagt.
• Fag-/svennebrevet og all videregående skolegang som ligger til grunn for fag-/svennebrevet. 

Utskrift fra Vigo, Visma og lignende er ikke gyldig dokumentasjon.

Ytterligere informasjon

Dokumentasjonskontroll

Alle som får opptak til studier ved Høgskolen i Østfold kan bli bedt om å vise originaldokumentasjon for kontroll. Det er et tilfeldig utvalg av studenter som blir valgt ut. Dersom du blir utvalgt for dokumentasjonskontroll vil du få en egen e-post med nærmere informasjon om hva du må gjøre.

Studenter plikter å vise originaler på oppgitt tid og sted, og unnlatelse medfører til tap av studieplass. 

Dokumentasjonsforfalskning

Dokumentasjonsforfalskning betyr at man har endret innholdet i et dokument, for eksempel karakterer på et vitnemål. Det kan også være at man har laget eller brukt dokumenter med falskt navn, falsk underskrift eller falsk adresse. Dette gjelder både helt falske dokumenter og dokumenter som bare delvis er endret.

I følge universitets- og høyskoleloven (§ 12-1), skal en person som har brukt falske dokumenter for å få opptak til studier, ikke få opptak. Hvis vedkommende allerede har fått plass, skal opptaket annulleres. I tillegg kan man få karantene fra å søke igjen i opptil ett år.

Hvis det er mistanke om dokumentasjonsforfalskning, vil vi alltid anmelde saken til politiet. Straffeloven sier at det er ulovlig å bruke et falskt dokument som om det var ekte. Det er ekstra alvorlig hvis det gjelder offentlige dokumenter, som vitnemål.

Dokumenter med sensitive personopplysninger

Opplysninger om helseforhold og bekreftelser fra Nav regnes som sensitive personopplysninger. Fullstendig oversikt finner du på Datatilsynets nettsider.

Dokumenter som inneholder sensitive personopplysninger skal ikke lastes opp i søknaden din, eller sendes på e-post. Du må sende dokumentasjon via Digipost, skriv søkernummeret ditt i emnefeltet.

Digipostadressen vår finner man ved å søke på "Høgskolen i Østfold" i Digipost eller ved å bruke Digipostadressen vår: høgskolen.i.østfold#VK6C

Vi anbefaler at du kontrollerer "Sendte meldinger" i din Digipost, for å være sikker på at meldingen ble sendt. Dersom filstørrelsen gjør at du ikke får til å sende alt samlet, må du dele opp i flere forsendelser.

Dersom det ikke er mulig for deg å sende via Digipost, kan du sende dokumentene i posten til denne adressen:
Høgskolen i Østfold
Opptakskontoret
Postboks 700
1757 Halden

Merk både konvolutten og dokumentene med søkernummeret ditt.

Dokumenter sendt inn per post og Digipost blir ikke returnert.

Fullfører du kvalifiserende utdanning når du søker?

Hvis du fullfører kvalifiserende utdanning samme semester som hovedopptaket gjennomføres kan du få betinget tilbud om venteliste- eller studieplass.

Høyere utdanning/Fagskoleutdanning

Da må du laste opp:

• Datert og signert karakterutskrift for gjennomførte og beståtte emner.
• Bekreftelse på at du er meldt opp til eksamen i gjenværende emner som inneholder ditt navn og antall studiepoeng.

Utdanning du fullfører ved Høgskolen i Østfold trenger du ikke å laste opp dokumentasjon på. 

Videregående skolegang 

Da må du laste opp en av følgende: 

• Datert og signert kompetansebevis for foreløpige resultater og en halvårsvurdering for siste kvalifiserende skoleår.
• Dersom du tar fag som privatist, må du laste opp datert og signert bekreftelse på oppmelding til eksamen.

Lærlingtid

Da må du laste opp:

• Datert og signert kompetansebevis fra videregående skolegang.
• Datert og signert bekreftelse på oppmelding til fag-/svenneprøve. 

Betinget tilbud

Betinget tilbud om studieplass og/eller ventelisteplass forutsetter opplasting av gyldig dokumentasjon på fullført og bestått utdanning innen: 

• 1. juli for studier med studiestart i høstsemesteret.
• 1. januar for studier med studiestart i vårsemesteret. 

Oversettelse av dokumenter

Alle dokumenter som er på et annet språk enn engelsk eller et skandinavisk språk må oversettes av en statsautorisert translatør eller et oversettelsesbyrå, til engelsk eller et skandinavisk språk. Det må komme fram av dokumentene hvem som har oversatt dem. Vi aksepterer ikke oversettelser gjort av deg selv eller andre privatpersoner. Alle dokumenter må lastes opp på originalspråk og offisiell oversettelse.