Retningslinjer for timeplanlegging ved Høgskolen i Østfold

Viktige frister for innmelding av behov og publisering av timeplaner

Frist for innmelding av rombehov og timeplaninformasjon

  • 01.04 for høstsemesteret
  • 01.10 for vårsemesteret

Frist for publisering av timeplanene

  • 01.06 for høstsemesteret
  • 01.12 for vårsemesteret

Utfyllende brukerveiledninger: Brukerveiledninger for TP

Rammer for undervisningsplanlegging

  • Kjernetid for undervisning er mandag til fredag kl. 08-16.  
  • Øvingstimer med studentassistenter legges på mandager til fredager fra kl. 08 – 18. Unntak på IR og HV: øvingstimer legges mandag til fredag fra kl. 16-18
  • Videreutdanning og samlingsbaserte deltidsutdanninger kan foregå utenom kjernetiden
  • Undervisning skal normalt gis i 2-timers bolker og alltid starte på et partallstidspunkt (kl. 8.15, 10.15 osv.) for å utnytte romkapasiteten best mulig og sikre plass til alle våre studenter.
  • Hver torsdag fra kl. 14–16 er det demokratitid og undervisningsfri for alle studenter.
  • Foreleser og studenter skal så langt det er mulig ha pause mellom økter på fire timer eller flere

Innsending av rombehov

Timeplanleggere sender i forkant ut en e-post om eksakte frister for innmelding og informasjon om hvor, og hvordan skjema skal sendes for registrering. Det vil også bli informert om frister for når timeplanene vil være tilgjengelig for justeringer, samt når publisering vil skje.

Innmelding av rombehov og annen timeplaninformasjon

  • Ansvar for innmelding av rombehov ligger hos den faglige ledelsen, men kan delegeres til koordinator, emneansvarlig eller fagansvarlig.
  • Dersom det er ønsker om spesifikke tider og dager for undervisning må dette begrunnes og avklares med studieleder før innsending av skjema. Studieleder sender deretter skriftlig melding til timeplanlegger om hva som er avtalt.
  • Innmelding skal sendes til timeplanlegger via standardisert skjema, eller annen måte, der dette er avtalt på forhånd.

Innmelding skal inneholde:

  • Emnekode, emnenavn, navn på underviser, antall studenter og kull som skal ha emnet
  • Undervisningsform (forelesning, LAB, gruppearbeid, seminar osv.)
  • Undervisningsomfang dvs. antall timer pr. uke, skrives inn som 2+2+4 osv.
  • Særkrav til bygning/rom/undervisningstidspunkt
  • Behov for spesielt utstyr eller spesialrom
  • Der det av pedagogiske hensyn er avgjørende at undervisningen har en bestemt rekkefølge må dette spesifiseres.
  • Annen timeplaninformasjon som ikke trenger rom, men som er nødvendig og nyttig for studentene:
    • Studiestart
    • Prosjekter, feltøvelser, praksisperiode, praksisdager, utflukter m.m.
    • Større arrangementer som f.eks. karrieredag, studentarrangement, fellesseminar for studenter m.m.
    • Eksamensinformasjon
    • Evt. annen planlagt fravær som gjør at undervisningen utgår
  • Det skal kun sendes inn ett skjema pr. emne, dersom flere skal undervise i emnet må det samarbeides om utarbeidelsen.

Kvalitetssikring av timeplanene

Timeplanene skal kvalitetssikres før publisering på www.hiof.no/studier/timeplaner

  • Timeplanlegger gir beskjed til hver avdeling om at timeplanene er klare for å kvalitetssikring.
  • Faglig ledelse har ansvar for å påse at kvalitetssikring blir gjennomført på sin avdeling. De kan delegere ansvaret til koordinator eller fagansvarlig.
  • Timeplanlegger og fagansvarlig samarbeider for å oppnå best mulig kvalitet.

Undervisningsdetaljer - semesterplan i TP

TP er tilrettelagt slik at faglærers undervisningsplan/semesterplan kan legges inn i TP. Se fremgangsmåte her.

Endringer og avbestillinger etter at timeplanen er publisert

Høgskolen i Østfold har som mål å gi ansatte og studenter mest mulig forutsigbare timeplaner. Endringer gjøres bare når det er helt nødvendig. Det er viktig at emneansvarlig så snart som mulig varsler timeplanlegger om behov for endringer.

Følgende endringer kan fagansvarlig gjøre selv:

  • Endre og legge til fagsvarlig
  • Avlyse undervisning dersom det er én uke eller kortere til undervisningen finner sted

Følgende endringer må sendes timeplanlegger og vil bli innvilget:  

  • Overlappende undervisning for underviser eller studentgrupper 
  • For kort tid mellom to påfølgende undervisningsbolker for underviser 
  • Flytting av undervisning grunnet sykdom hos underviser  
  • Flytting av undervisning grunnet gjesteforelesere  
  • Ekstra undervisning/øvingstimer til eksamensforberedelse m.m. 
  • For lite rom 
  • For stort rom 
  • Feil type rom  

Øvrige endringer slik som å bytte rom, dag og tidspunkt må godkjennes av studieleder før endring meldes inn.

Alle endringer og avbestillinger meldes til: rom@hiof.no

Registrering av grunnlagsdata i FS

FS-ansvarlig sørger for at alle emner som skal ha undervisning et gitt semester registreres i undervisningsmodulen i FS. Timeplanlegger lager så struktur til hvert emne som blir overført til TP. Se UiOs rutiner for undervisningsplanlegging for nærmere detaljer.

Registrering av undervisning i TP

Ut fra innmeldte behov legges timeplanene i TP etter følgende kriterier:

  • Fellesundervisning og store kull legges først for å sikre at de får store nok auditorium og at alle studenter får mulighet til å delta hver gang.
  • Viktige pedagogiske eller didaktiske sammenhenger skal tas hensyn til, som for eksempel rekkefølge av undervisningen eller behov for spesielt utstyr eller rom. Dette skal informeres om via innmeldingsskjemaet. 
  • Studentgruppen(e) må ikke kollidere med andre emner som gjelder for samme studentgruppe(ne), med eksamen eller annet opplegg som skjer over flere dager.
  • Foreleser kan ikke kollidere med annen undervisning som han/hun skal ha.
  • Rommet som bookes må være stort nok.
  • Behov for spesialrom eller utstyr (særlige krav).
  • Samlingsbasert undervisning og HiØ-videre studier kan legges på spesifikke dager.
  • Der det er ønsker om spesifikke tider og dager for undervisning skal begrunnelse foreligge, og skriftlig melding fra studieleder være på plass, før disse hensynstas.

Prioriteringer - rom

Ved kryssende behov for samme undervisningsrom skal:  

  • Gradsutdanninger gis prioritet foran andre studietilbud.
  • Det tas hensyn til studenter og tilsatte med nedsatt funksjonsevne og tilretteleggingsbehov.  
  • Studenter i 1.studieår gis prioritet foran høyere årstrinn.  
  • Ordinære studieprogram gis prioritet foran oppdragsbasert etter- og videreutdanning. 
  • Studiepoenggivende emner gis prioritet foran eksternfinansiert kurs, konferanser og andre arrangementer. 
  • Obligatorisk undervisning gis prioritet foran ikke-obligatorisk undervisning. 
Publisert 19. feb. 2020 09:57 - Sist endret 19. feb. 2020 10:04