Arrangementstøtte

Ved arrangementer er det mange detaljer som skal på plass. Følgende er en kortfattet huskeliste for arrangør. Denne listen er fremkommet som en følge av flere års erfaringer med slike arrangementer ved HiØ.

Vær ute i svært god tid med å melde inn behov. Send forhåndsvarsel til de som berøres straks man vet tid og sted for arrangementet. Behov skal ikke meldes inn senere enn 14 dager før arrangementet avholdes.

Generelt

  • Avklare ansvarlige kontaktperson(er) for arrangementet
  • Bemanne sekretariat for arrangementet
  • Legge til rette informasjon på nett og gjennom andre kanaler
  • Oppnevne programkomite med vurdering av bidrag
  • Organisere påmelding/avmelding med betaling
  • Organisere hotellbooking
  • Organisere transport
  • Organisere bespisning
  • Klargjøre HandOuts og annet materiale til utdeling:
    Kontakt evt. trykkeriet ved behov for å trykke materiale som benyttes under arrangementet dersom dette ikke trykkes andre steder.
  • Vurdere sponsorer
  • Gaver til foredragsholdere og andre
  • Avtale konferansenavn (skal inn i info til foredragsholdere)
  • Avtale hjelpetelefon (skal inn i info til foredragsholdere)

Tekniske behov

IT-drift trenger informasjon om tekniske behov som må dekkes i forbindelse med arrangementer i Høgskolens lokaler. Informasjon sendes på e-post til IT-vakt straks man vet tid og sted for arrangementet og senest 14 dager før arrangementet skal avholdes.

Les mer og søk om IT-støtte til arrangement

Behov knyttet til booking av rom, vaktmestertjenester og adgang til bygg

Andre detaljer som bør vurderes

  • Produserer navneskilt, hjem gjør hvordan?
  • Produsere programkort?
  • Hvordan skal informasjon til deltakere formidles ved oppstart og underveis?
  • Tekniske installasjoner knyttet til utstilling? I så fall hvor? (Utstillingskart) og hva?
  • Hvem bemanner sekretariatet under konferansen, og opererer som "Vi hjelper deg"? (utskrift/kopitjeneste/hotell/betaling/transport/mat/tapt og mistet/ etc.
  • Spesielle behov som ikke inngår i en normal rominstallasjon

MERK!

Følgende informasjon skal gis foredragsholdere på forhånd, slik at disse er inneforstått med hvordan de skal forholde seg til presentasjonen:
"Foredragsholdere skal ha med presentasjon på minnepenn eller i skytjeneste (minnepenn må da medbringes som backupløsning). Det er ikke anledning for foredragsholdere til å ha med eget utstyr."

For sesjonsledere

Følgende informasjon skal gis til sesjonslederne slik at de vet hvordan de skal utføre oppgaven:

Guide for sesjonsledere

  1. Sikre at alle deltagere er tilstede
  2. Ønske alle velkommen
  3. Presenter kort
    1. Foredragsholdere og tema
    2. Rekkefølge for foredragene
    3. Tidsbegrensning for foredragene
  4. Hold tidsplanen
    Vis foredragsholderne et tegn når det gjenstår 5 minutter og ett minutt for å hjelpe dem å holde tiden

Annen informasjon til sesjonsledere

  • Telefonnummer til IT-vakt
  • Telefonnummer til sekretariat
  • Brukernavn og passord for innlogging på PC
  • Navn på trådløst nettverk som brukes under arrangementet
Publisert 13. juni 2018 10:42 - Sist endret 29. okt. 2018 12:13