Starter med basis saksbehandling
Ambisjonen med prosjektet er å gi saksbehandlere, ledere og dokumentasjonsforvaltere god prosess-støtte for sine arbeidsprosesser; automatisk og økt dokumentasjonsfangst til arkivkjerne, og god oversikt over egne arbeidsoppgaver. Den nye plattformen skal gi studenter og ansatte mulighet for selvbetjening og raskere saksbehandling.
Prosjektet er forsinket og NTNU som er pilot skal ta i bruk ny løsning i våren 2024 hvis det går etter planen. HiØ kommer litt etter dette.
Ved oppstart av ny løsning vil det være utviklet fire felles saksbehandlingsprosesser klare til bruk. Deretter blir det lansert nye prosesser fortløpende fra en Prosess Design gruppe ved HiØ.
Felles leveranse fra UH Sak vil være prosessene:
- Basis saksbehandling
- Styre, råd og utvalg
- Godkjenning av utdanning
- Kompetanseopprykk
- Innsyn via e-Innsyn
Hva vil dette bety for saksbehandlere:
Saksbehandlere vil få et nytt og moderne grensesnitt hvor det er mulig med en stor grad av automatisering. Det vil si at tunge prosesser med bruk av Word/ Excel, manuell flytting av data fra ett system til et annet, bruk av mail for å sende informasjon til andre saksbehandlere og manuell arkivering vil forenkles.
Det vil naturlig nok være en stor jobb å digitalisere alle prosesser ved høgskolen, så det vil i oppstarten av prosjektet gjøres en prioritering av hvilke prosesser som bør digitaliseres i hvilken rekkefølge. Prioritet vil avhenge av grad av kompleksitet, hyppighet, manuell håndtering for å nevne noe.
Dokumentasjonsforvaltere
Ansatte som jobber med dokumentasjonsforvaltning vil få ny arkivkjerne og vil oppleve at det er større grad av automatisk arkivering. Dette vil bidra til en mer effektiv arbeidsdag, både med dokumentfangst og opprydding i arkivverdig materiale.
Arbeidsprosessene vil foregå i arkivkjernen, ikke i saksbehandlingssystemet og det vi bli mindre behov for å lete etter feil i saksbehandling da denne er regelstyrt i prosessen.
Prosessdesignere
Prosessdesignere vil få en svært fleksibel løsning for bygging av prosesser. Verktøyet er basert på low code prinsipp; hvilket i praksis betyr at HiØ skal kunne bygge nye prosesser selv uten en utviklingsavdeling på huset. Det er mulig å lage nye skjema, sette opp integrasjoner mot andre systemer og definere steg i en prosessflyt.
Involvering og medvirkning av brukere
Involvering av fagressurser er en kritisk suksessfaktor i prosjektet. Det vil være behov for involvering i design av prosesser, implementering, test og overføring av kompetanse for oppstart i drift.
Kursing vil foregå etter train-the-trainer prinsipp, hvilket vil si at det vil utnevnes superbrukere som igjen skal lære opp kollegaer.
Tidslinje
Prosjektet er forsinket og leverandøren vil starte implementering ved HiØ i løpet av 2024. Før denne tid vil det for HiØ være viktig å prioritere prosesser som skal digitaliseres, godkjenne en design og delta i opplæring.
Prosjektgjennomføring og planer:
Prosjektet er nå i en oppstartsfase ved HiØ, og prosjekteiere og styringsgruppe på plass.
Prosjekteiere:
- Kristi Cecilie Grønvold Bache
- Annette Veberg Dahl
- Jørgen Grønlund
- Carl Morten Gjeldnes
Styringsgruppe:
- Frid Sandmoe
- Trine Eker Christoffersen
- Knut Walter Nordahl
- Elin Corneliussen
Prosjektledere:
Trude Bjering-Strand
Trude Barstad Thoresen
Delprosjektledere:
Arkiv: Christina Berger
Teknisk: Per-Olav Bisseberg
Prosess: Therese Brenna og Marianne Bjerkman
Innføring: Trude Bjering-Strand
Prosjektet er nå i fase 1.
