Ansettelse og oppfølging av stipendiater

På denne siden finner du informasjon om prosessene rundt ansettelse av stipendiater ved høgskolen og oppfølging av disse.

Ulike former for stipendiatfinansiering ved HiØ

  • Såkalte "KD-stipendiater" er stipendiatløp finansiert fra basisbevilgningen HiØ får fra Kunnskapsdepartementet, tidligere kjent som "øremerkede hjemler".
  • Ansatte i ordinær undervisnings- og forskerstilling som i en periode benytter arbeidstiden til å gjennomføre et doktorgradsløp. 
  • Eksternt finansierte stipendiater med midler fra eksempelvis Forskningsrådet. 
  • Kunststipendiater tatt opp i Stipendprogram for kunstnerisk utviklingsarbeid (fases ut ila 2024). 

Det kan også være kombinasjoner av disse.

    Disponering av midler til stipendiatløp 

    Midler til stipendiater øremerkes ikke lenger av Kunnskapsdepartementet (KD) i såkalte hjemler. HiØ må dermed vurdere selv hvor mye som skal avsettes til stipendiatløp fra rammebevilgningen fra KD. Dette gjøres i forbindelse med det årlige budsjettarbeidet.    

    Midlene er institusjonelle, og tildelingene baserer seg på helhetlige vurderinger der hele høgskolens behov ses under ett. Prorektor forskning er ansvarlig for at de avsatte midlene disponeres i henhold til høgskolens mål og strategi. 

    Tildelingsprosess og hva som vektlegges ved tildeling av stipendiatmidler

    Følgende blir vektlagt når midler til stipendiatløp skal tildeles

    • mål om å bygge fremragende fagmiljøer
    • sikre godt tilfang av stipendaiter til egen ph.d.-utdanning Digitalisering og samfunn.
    • planer om og kapasitet til å hente ekstern finansiering
    • koblingen mellom forskningsaktiviteter og utdanningsportefølje.

    Tildelinger gjøres løpende og i takt med at de fristilles etter tidligere løp.

    Fagmiljøene oppfordres til å kontakte prodekan forskning for å diskutere muligheter og ideer for nye stipendiatprosjekter. Prodekan gjør en helhetlig vurdering av forslag basert på vitenskapelig potensiale og kvalitet, samt faktorene nevnt over (kulepunktene). Prodekan skal til en hver tid holde instituttleder og dekan oppdatert om sine vurderinger.

    Siden stipendiatløp tildeles institusjonelt og ikke på fakultetsnivå, skal prodekan fremme aktuelle forslag i et felles forum der alle prodekanene forskning, forskningsdirektør og prorektor forskning deltar.

    Basert på en helhetsvurdering i gruppen, beslutter prorektor forskning hvilke fagmiljøer/prosjekter som får tildeling av midler til stipendiatløp. 

    Ansettelsesprosess 

    Når midler er tildelt et gitt fagområde/institutt, kan utlysning av stillingen skje umiddelbart etter at ansettelsesutvalget har godkjent utlysningsteksten.

    Sist oppdaterte mal for utlysningstekster av stipendiatstillinger må benyttes. Denne kan fås fra HR eller Liv Simensen.

    Prodekan forskning ved fakultetet som ansettelsen skal skje på, er innstillende myndighet i ansettelsen og fungerer som bindeleddet mellom fagmiljøet der ansettelsen skal skje, seksjon for HR og instituttledelsen i ansettelsesprosessen. 

    Stipendiatperiodens varighet

    Ved Høgskolen i Østfold er det regulert to mulige stipendiatløp:

    • 3 år uten annet karrierefremmende arbeid (tidligere pliktarbeid)
    • 4 år med 25% annet karrierefremmende arbeid

    Det treårige stipendiatløpet har vært strategisk foretrukket senere år, men med ny forskrift om ansettelse og opprykk i UH-sektoren bør det gjøres en vurdering om instituttet har behov for og økonomi til å ansette stipendiater i 4-årige løp.

    Innstillende myndighet skal overfor ansettelsesmyndigheten oppgi en begrunnelse for valgt løp før utlysning av stilling.

    Ansettelsesprosess 

    Interne og eksterne søkere skal likebehandles i ansettelsesprosessen. Innstillende myndighet er prodekan forskning, som bestemmer sammensetningen av intervjugruppen. Det er naturlig at den vitenskapelige ansatte som vil fungere som veileder eller prosjektleder vil inngå i denne, samt en HR-rådgiver. Det er også anledning til å inkludere andre i gruppen dersom prodekan mener det er hensiktsmessig.   

    Intervjugruppen vurderer søkernes kompetanse og eventuelle prosjektskisse i tråd med informasjon gitt i utlysningsteksten og velger ut aktuelle kandidater til intervju. Ekstern vurdering ved sakkyndig komité praktiseres normalt ikke ved ansettelse av stipendiater slik som for andre UF-stillinger.

    Prodekan forskning er ansvarlig for at det utarbeides en innstilling, og denne skal godkjennes av fakultetets ansettelsesutvalg før stipendiaten kan tilbys stillingen.

    HiØs plikter

    • HiØ har arbeidsgiveransvar for stipendiaten (med mindre annet er avtalt). 
    • HiØ skal tilby individuelt tilpasset infrastruktur.
    • HiØ skal sørge for inngåelse av nødvendige avtaler mellom stipendiaten og hans/hennes kontaktpunkter. 
    • HiØ v/aktuell dekan har ansvar for tilgang på veiledningsressurser.
    • HiØ skal sikre at stipendiaten tilknyttes et aktuelt fagmiljø/forskningsgruppe.
    • HiØ v/aktuell prodekan forskning har personalansvar for stipendiatene ansatt ved fakultetet og skal derav gjennomføre årlige medarbeidersamtaler.
    • Oppnevnte veilederne har det vitenskapelige ansvaret for stipendiaten, herunder forskningsetikk og datahåndtering .
    • HiØ v/biblioteket tilbyr opplæring og veiledning i informasjonssøk, referanseteknikk og vitenskapelig publisering ved behov. 

    Stipendiatens plikter

    • Gjennomføre det planlagte forskningsarbeidet innen normert tid. 
    • Bidra i undervisning og/eller med annet relevant karrierefremmende arbeid i de tilfeller der det er inngått en avtale om dette. Treårige løp inneholder ikke slikt karrierefremmende arbeid med mindre det er inngått en særavtale om at ansettelsesforholdet forlenges med avlønning fra instituttet. 
    • Respondere på evalueringer om bl.a. progresjon i arbeidet, veiledningen og eventuelle utfordringer underveis.

    Ansettelse og avlønning

    Etter ansettelsesutvalgets behandling, tilskrives den ansatte stipendiaten og informeres om forutsetningene for tiltredelse i stillingen som stipendiat. Det sendes ut en foreløpig arbeidsavtale for ansettelsesforholdet der det skal framgå hvilket fagområde stipendiaten er tilknyttet. Av arbeidsavtalen skal det framgå når opptak til doktorgradsprogram skal være foretatt, og når endelig plan for forskerutdanningen skal være framlagt.

    Overgang til annet doktorgradsprogram kan ikke foretas uten etter avtale med arbeidsgiver.

    Lønnsfastsettelse

    Stipendiater skal ved tiltredelse i høgskolen lønnes etter gjeldene bestemmelser i Hovedtariffavtalen i Staten. Lønnsramme 20, med innplassering på minimum lønnstrinn 50, alternativ 8, og det gis tilsvarende fiktiv tjenesteansiennitet.

    Interne søkere behandles på lik linje som øvrige rekrutteringsstipendiater.

    Opptak og tiltredelse

    Opptak til doktorgradsprogram er et vilkår for tiltredelse i stilling som stipendiat. Dersom opptaksavtale ikke foreligger innen den tidsfrist som framgår av arbeidsavtalen, kan det gi grunnlag for arbeidsgiver til å vurdere å heve arbeidsavtalen. Overgang til annet doktorgradsprogram enn det arbeidsavtalen forutsetter, uten etter avtale med arbeidsgiver, kan gi grunnlag for å vurdere oppsigelse.

    Endelig plan for forskerutdanning skal være godkjent og avtalefestet senest
    tre måneder etter tiltredelse.

    Ved HiØ er frist for opptak til doktorgradsprogram satt til 6 måneder.

    Videre må det framgå når endelig plan for forskerutdanningen skal være framlagt. Planen skal navngi hvem som har faglig veiledningsplikt for stipendiaten. Dersom opptaksavtale ikke foreligger innen den tidsfrist som framgår av arbeidsavtalen, kan det gi grunnlag for arbeidsgiver å vurdere å heve arbeidsavtalen.

    Opptak til doktorgradsprogram sendes fra opptaksinstitusjon til søker med kopi til det aktuelle fakultet.

    Når melding om opptak mottas på fakultet, registreres brevet i personalmappen (Public360), med kopi til saksbehandler i Seksjon for HR og Avdeling for økonomi og virksomhetsstyring. Dette er nødvendig for at den ansatte plasseres i riktig stillingskode og får utbetalt lønn, samt at det overføres økonomiske midler til avdelingen.

    Saksbehandler i Seksjon for HR sender stipendiaten bekreftelse på tiltredelsesdato på bakgrunn av opptaksbrevet.

    Hvis opptak til gradsgivende institusjon ikke lykkes, opphører ansettelsesforholdet i stipendiatstillingen, som avtalt i signert arbeidsavtale.

    Oppfølging i doktorgradsløp

    Prøvetid, rettigheter, plikter

    Gjeldene lover og regler for ansettelse av arbeidstakere i staten er også gjeldende for stipendiater. Ved ansettelse gjelder en prøvetid på 6 måneder.

    Arbeidsåret for stipendiater tilsvarer arbeidsåret for arbeidstakere i staten med 37,5 timer netto arbeidstid pr. uke, med ferie og feriegodtgjøring etter ferielovens bestemmelser.

    Normal progresjon

    Personalansvarlig rapporterer hvert år til HR om framdriften til stipendiaten i den organiserte forskerutdanningen. Denne rapporten skal arkiveres i personalmappen. Manglende rapportering av framdrift, alvorlig svikt i framdriften eller i gjennomføringen av pliktarbeid kan, når forholdet skyldes stipendiaten, gi grunnlag for å vurdere oppsigelse. Også innenfor Stipendprogram for kunstnerisk utviklingsarbeid kan alvorlig svikt i framdriften gi grunnlag for å vurdere oppsigelse når forholdet skyldes stipendiaten.

    Forlengelse av ansettelsesperioden

    Stipendiaten har som arbeidstaker krav på permisjoner etter lov eller tariffavtale. Disse skal ikke medregnes ved beregning av ansettelsesperioden. Det samme gjelder for sentrale lederverv i nasjonale organisasjoner for stipendiater, for tida Stipendorganisasjonene i Norge. Det gis forlengelse for redusert arbeidstid i henhold til arbeidsmiljølovens § 12 på grunn av omsorg for barn og nær familie.

    Fravær som skal gi grunnlag for forlengelse, må utgjøre minst to sammenhengende uker. Ansettelsesmyndigheten kan i særskilte tilfeller gi forlengelse ut over dette for forhold som har vært til hinder for stipendiatens forskningsprogresjon. Slike forhold kan eksempelvis være særlige omsorgsbelastninger eller uforutsette hindringer av arbeidsmessig art som ikke kan lastes stipendiaten. Forutsetningen for forlengelse er at stipendiaten vil kunne fullføre doktorgradsutdanningen innen forlengelsestidas utløp. Avgjørelsen om forlenget stipendiatperiode fattes av ansettelsesmyndigheten etter forslag fra innstillingsmyndigheten.

    Ved sykdomsfravær under to uker for stipendiat med pliktarbeid, bør fraværet fordeles forholdsmessig mellom forskningsarbeid og pliktarbeid.

    Avbrudd

    Avbrutt doktorgradsløp får ingen konsekvenser for stipendiaten. Leder må skriftlig melde fra om avbrutt stipendiatløp til Seksjon for HR.

    Avslutning av doktorgradsløpet

    Stilling som stipendiat ved universiteter og høgskoler har fullført forskerutdanning fram til doktorgrad som mål.

    Stilling som stipendiat i kunstutdanningene innenfor Stipendprogram for kunstnerisk utviklingsarbeid har som mål å føre fram til faglig kompetanse på nivå med førsteamanuensis.

    Stipendiaten oppnår sin doktorgrad ved å disputere ved den institusjonen han /hun er opptatt i doktorgradsprogram.

    Bekreftelse på oppnådd doktorgrad og vitnemål er grunnlag for søknad om opprykk til førsteamanuensis for de som har ansettelsesforhold ved høgskolen.

    Rapportering og økonomi (kun rekrutteringsstipendiater)

    Rapportering

    I forbindelse med den årlige rapporteringen til KD, skal det også rapporteres data knyttet til stipendiater. Dette gjelder alle typer stipendiater og er særlig viktig fra 2010 ettersom rapportering av avlagte doktorgrader heretter vil gi økonomisk uttelling, se avbrudd doktorgradsløp.

    Seksjon for HR er ansvarlig for å innhente nødvendige data og foreta rapporteringen dels overfor DBH og dels som grunnlag for kommentarer i høgskolens årsrapport. Data innhentes fra avdelingene. Det utarbeides et eget skjema for rapporteringen.

    Framdrift skal i tillegg rapporteres i tertialrapportene.

    Økonomi

    Det tildeles midler til den aktuelle avdeling tilsvarende 75 % av den sats som styret vedtar for hvert budsjettår. Utgangspunkt for beregning av satsen er tildeling året før korrigert for lønns- og prisstigning samt eventuelle nye hjemler/trekk. Satsen skal være lik for alle hjemlene.

    KDs bevilgning gjelder 100 % stilling. Satsen er derfor å betrakte som 100 % og skal inkludere lønn og andre kostnader knyttet til stipendiatperioden.

    Tildelingsperiode

    En full stipendiatperiode er tre år i 100 %. Dette er grunnlaget for den tildeling høgskolen mottar fra departementet.

    Det kan også ansettes i en periode på 4 år med 75 % stipendiatstilling og 25 % annet karrierefremmende arbeid som for eksempel undervisning. Midler for stipendiatstillingen tildeles dermed over fire år. 

    Forutsetning for tildeling

    For at et institutt skal få tildelt midler, må det foreligge en bekreftelse på at vedkommende har tiltrådt sin stilling. Når en stipendiat er bekreftet tiltrådt, vil midler bli overført instituttet for gjeldene periode fra tiltredelsesdato.

    Forsinkelser finansieres vanligvis ikke 

    Ved forsinkelser som ikke gir rett til forlengelse av perioden, har ikke stipendiaten rett på lønn fra institusjonen. Dersom instituttet selv ønsker å avlønne vedkomne i en forlenget periode må instituttet selv bære kostnadene for dette.

    I tilfeller der stipendiaten slutter i stillingen før perioden er utløpt uten å ha fullført sin doktorgrad, bør særskilte bestemmelser gjelde.

    Budsjett/regnskapsføring

    Lønn skal føres på art 5102 Lønn stipendiater. I fireårige løp skal 75 % av lønnen føres på formål 61 Rekrutteringsstipendiater, mens 25 % skal føres på formål 21 Undervisning. Ved budsjettering kan formål og persondimensjonen brukes hvis ønskelig. Persondimensjonen brukes automatisk ved regnskapsføring av lønn. Når det gjelder andre kostnader, bør disse også regnskapsføres på persondimensjonen for å sikre best mulig oversikt over samlede kostnader. Her kan formål 61 brukes i sin helhet.

    Rutine for oppfølging av rekrutteringsstipendiater ble godkjent av rektor 18.12.2014 og oppdatert 29.9.2015, jf. sak 14/04277.

    Publisert 24. mai 2018 09:49 - Sist endret 18. mars 2024 11:22