Prosjektcontroller skal minimum tertialvis gi Økonomi- og driftsenheten en oversikt over alle prosjekter som skal stenges.
Alle regnskapsmessige føringer tilknyttet stenging av et prosjekt skal utføres av Økonomi- og driftsenheten.
Bidrags- og oppdragsprosjekter avsluttes på ulik måte. Se beskrivelsen nedenfor.
Stenging av bidragsprosjekter
Underskudd
- Blir dekket av driftsenheten(e) som er ansvarlig(e) for prosjektet.
- Manuelt avslutningsbilag utarbeides av Økonomi- og driftsenheten og føres i økonomisystemet.
- Prosjektets økonomi er i balanse.
Overskudd
- Bidragsprosjekter vil i de fleste tilfeller ikke generere overskudd.
- Dersom finansiør krever det, skal overskuddet tilbakebetales til finansiør.
- Driftsenhetene utarbeider anmodning om utbetaling i økonomisystemet for utbetaling til finansiør.
- Prosjektets økonomi er i balanse.
- Hvis finansiør ikke krever tilbakebetaling skal overskuddet tilfalle driftsenheten(e) som er ansvarlig for prosjektet. Det vil da inngå som del av ordinært driftsresultat (BFV-resultatregnskapet).
- Økonomi- og driftsenheten utarbeider manuelt avslutningsbilag i økonomisystemet.
- Prosjektets økonomi er i balanse.
Stenging av oppdragsprosjekter
Overskudd
- Overskudd genererer virksomhetskapital for driftsenheten(e) som er ansvarlig for prosjektet.
- Økonomi- og driftsenheten utarbeider bilag for overføring av overskudd til driftsenheten(e) som er ansvarlig for prosjektet.
- Prosjektets økonomi er i balanse.
Underskudd
- Underskudd reduserer virksomhetskapitalen til driftsenheten(e) som er ansvarlig for prosjektet.
- Økonomi- og driftsenheten utarbeider bilag for overføring av underskudd til driftsenheten(e) som er ansvarlig for prosjektet.
- Prosjektets økonomi går i balanse.
Særskilt om stenging av etter- og videreutdanningsprosjekter
Etter- og videreutdanningskurs ved HiØ håndteres av HiØ VIDERE, men prosjektets resultat overføres til avdelingen som er ansvarlig for prosjektet. Ved årsslutt skal utviklingskapitalen til HiØ VIDERE være kr 1.000.000. Dersom gjenværende utviklingskapital er under kr 1.000.000 fylles denne opp ved å overføre midler fra avdelingene basert på en fordelingsnøkkel ut fra andel av resultat i avsluttede prosjekter i løpet av året.
- Etter- og videreutdanningskurs som er rettet mot og finansiert av enkeltstudenter defineres som bevilgningsfinansierte prosjekter. Disse avsluttes imidlertid på samme måte som bidragsprosjekter.
- Etter- og videreutdanningskurs definert som bidrag behandles som øvrige bidragsprosjekter.
- Etter- og videreutdanningskurs definert som oppdrag behandles som øvrige oppdragsprosjekter