Retningslinjer for prosessen med søknader om eksternfinansierte forskningsprosjekter

Hvordan informere om søknadsplaner og oppstart av søknadsarbeidet 

Forskere som planlegger å søke eksterne midler til forskningsprosjekter, skal forankre dette hos ledelsen så tidlig som mulig og før et større arbeid med søknaden starter. Dette gjøres som beskrevet under:  

Det er prodekan forskning som skal informeres om prosjektidéen og planene om søknad. Denne informasjonen skal sendes per epost til prodekan. Instituttleder og/eller annen personalansvarlig ved instituttet skal stå på kopi. Muntlig informasjon anses ikke som tilstrekkelig.  

Planene for prosjektet og aktuelle utlysninger kan selvsagt drøftes med forskningsadministrasjonens forskningsrådgivere før ledelsen informeres, men dette regnes ikke som et varsel om planene.  

Frister for å varsle om søknader der HiØ skal være prosjektleder:  

• Horisont Europa-søknader: minimum 6 måneder før søknadsfristen  

• Andre søknader: minimum 10 uker før søknadsfristen  

Frister for å varsle der HiØ skal være partner:  

• Horisont Europa-søknader: minimum 2 måneder før søknadsfristen  

• Andre søknader: minimum 4 uker før søknadsfristen  

Disse tidslinjene skal også følges for utlysninger med løpende søknadsfrist som for eksempel Forskningsrådets FRIPRO. 

Fristene kan avvikes dersom muligheter for å delta som partner i prosjekter dukker opp nærmere fristen, eller ved andre ekstraordinære forhold. Prosessen for øvrig skal følges. 

Søknadsprosessen 

• Prodekan forskning skal danne seg et bilde av prosjektidéen og vil sammen med forskeren vurdere aktuell(e) utlysning(er). Prodekan kan inkludere forskningsrådgiver i vurderingene. 

• Prodekan skal involvere instituttleder og evt andre med personalansvar i vurderingen av ressursbruk og faglig innretning av prosjektet.  

• På bakgrunn av disse vurderingene beslutter prodekan om arbeid med søknadsskriving skal igangsettes, og avtaler eventuelle rammer for søknadsarbeidet.  Dette skal skje per epost til forskeren med instituttleder, økonomikontroller, dekan og forskningsrådgiver på kopi.  

• Forskningsrådgiver skal registrere søknaden i institusjonens samlede oversikt, og deretter koordinere administrasjonen av søknadsarbeidet.  

• Forskningsrådgiver arrangerer et oppstartsmøte med forsker(ne), økonomikontroller og prodekan forskning der bl.a. følgende skal gjennomgås:  

  • Forventningsavklaringer mellom partene: Hvem gjør hva? 

  • Tidsplan og møtepunkter for søknadsprosessen, inkludert et avsjekksmøte nærmere fristen   

  • Prosjektpartnere som skal delta og i hvilken rolle 

  • Ressursbruk i det planlagte prosjektet: budsjett  

• Budsjettet  

  • Det er et krav at økonomikontroller utarbeider budsjettet, blant annet for å sikre at økonomireglement etterleves (BOA, MVA etc.) 

  • Det er instituttleder som skal vurdere om planlagt ressursbruk er innenfor rammene av instituttets økonomi og gir anbefaling om at budsjettet godkjennes  

  • For utlysninger som krever høy egenandel, som f.eks. Interreg skal forsker sammen med prodekan for forskning, økonomikontroller og instituttleder gjennomgå budsjettet i fellesskap. Følgende kontrollspørsmål må avklares: 

    • Hvordan skal egenfinansieringen dekkes?  

    • Er det tenkt en stipendiat/ansettelse inn i prosjektet?  

    • Er det midler til å dekke alle reelle kostnader som er tenkt inn? 

• Forskningsrådgiver er ansvarlig for arkivering av dokumenter i Public 360 

Godkjenning av at søknaden sendes  

Det er dekanen som formelt godkjenner innsending av søknaden, jf. HiØs delegeringsreglement. For søknader der HiØ skal være prosjektleder i Horisont Europa-prosjekter må i tillegg LEAR ved HiØ, prorektor for forskning, jf. HiØs delegeringsreglement, godkjenne at søknaden sendes. LEAR skal i tillegg godkjenne alle søknader der det kreves at LEAR signerer av eksterne parter. 

Prodekanen informerer dekanen (og prorektor for Horisont Europa-søknader) om søknaden i god tid før søknadsfristen og gjør dekanen (og prorektor for Horisont Europa-søknader) oppmerksom på at hen må gi en eventuell godkjenning nærmere fristen.   

Dersom søknaden er godt gjennomarbeidet og har gjennomgått trinnene som nevnt over, vil prodekanen gi sin anbefaling om innsendelse av søknad sammen med vurderingen av søknaden og ressursbruken som vil kreves.   

Forsker skal motta godkjenning fra dekanen (og prorektor for Horisont Europa søknader) FØR den sendes. 

For tverrfakultære søknader skal dekanen for det fakultet hvor prosjektleder er ansatt, være prosjekteier, men begge dekaner skal godkjenne innsending av søknaden i henhold til denne veilederen. Det betyr at prodekaner forskning ved begge fakultet må involveres på et tidlig tidspunkt.