Kontrakt for eksterne oppdragstakere og timelønnede

Du finner veiledninger til signering av kontrakt, og til innsending av timeliste. Du finner også informasjon om rollen som godkjenner av bestilt kontrakt (ledere med budsjettdisponeringsmyndighet.

OBS! Løsningen gjelder IKKE for de som allerede har et ansettelsesforhold ved HiØ eller avtaler hvor det skal sendes faktura (fra f.eks. enkeltmannsforetak).

Bestille kontrakt 

Du kan bestille kontrakt enten via Selvbetjeningsportalen  eller ved å bruke DFØ appen

Vi anbefaler at du ser på følgende veiledningsvideo før du starter på bestillingen:

• Bestille arbeidskontrakt i DFØ-appen (YouTube)

NB: Vær oppmerksom på punktlisten nedenfor over hva som må med i kommentarfeltet i bestillingen

Viktig:
Når du fyller ut en bestilling skal følgende punkter være med i kommentarfeltet slik at saksbehandler får nødvendig informasjon til å utarbeide kontrakten:

1. Fødselsdato, ikke et krav, men en fordel om det oppgis for å sikre rett identitet)
2. Arbeidsoppgaver – beskriv type arbeidsoppgave
3. Hvilken budsjettenhet og evt. prosjekt/arbeidsordre kontrakten skal belastes:
   • Budsjettenheter
     • Undervisning:
       • Timelæreravtaler føres på fagmiljø
       • Studentassistentavtaler skal føres på program
       • Gjesteforelesere og praksislærere skal føres på program
     • Forskning/Annet:
       • Skal føres på den budsjettenheten som prosjektet er tilknyttet
   • Generelle prosjekter:
     • 300231 - Timelærere og gjesteforelesere
     • 300232 - Sensorer
     • 300234 - Studentassistenter
     • 300241 - Praksis

Er du usikker rundt budsjettenhet/ prosjekt; kontakt økonomirådgiveren ved ditt fakultet. For komplett oversikt over budsjettenheter og prosjekt, se "Økonomimodell med hjelpetekst" 

4. Oppgi emne og emnekode hvis det gjelder undervisning.
5. Timeantall på kontrakten (totalt antall timer). Det må spesifiseres om det kommer timelister eller om det skal utbetales i sin helhet etter kontraktens utløp.
6. Oppgi lønnsinformasjon.
   For eksempel lønnstrinn/årslønn/timesats/eventuelt lønn hos hovedarbeidsgiver eller om det avtales et fast honorar for oppdraget. Dersom dere vet at vedkommende har fått lønn fra HiØ tidligere, kan dere skrive «lønn som tidligere». Dersom det ikke foreligger noe informasjon om lønnsnivå, så kan det oppgis hvilket utdanningsnivå den eksterne ligger på slik at lønn kan beregnes.
   Ved studentassistenter føres det inn i hvilket kull studenten er. 
7. Spesielle betingelser (tilganger, f.eks. Canvas/epost og evnt. reisekostnader)

Det er viktig at man får med all denne informasjonen for å unngå å få bestillingen i retur. Saksbehandler må ha dette for å få opprettet og sendt ut kontrakten. Når kontrakten er saksbehandlet sendes denne til Godkjenner 2, leder med budsjettmyndighet, BDM.

Merk:

Feltet «Organisasjonsenhet» er fylt ut med organisasjonsenheten hvor du er ansatt. Hvis organisasjonsenhet på kontrakten skal være noe annet kan kun saksbehandler endre på dette.

Godkjenne kontrakt (leder/ansatt med budsjettdisponeringsmyndighet)

Kontrakter sendt til deg for godkjenning behandles i Selvbetjeningsportalen  eller ved å bruke DFØ appen. Du finner disse i din innkurv.

Se videoveileder fra DFØ (YouTube) om godkjenning av kontrakt, eller les veilederen for godkjenning av arbeidskontrakt.

Signering av kontrakt (for arbeids-/oppdragstaker)

Har du fått en oppdragsavtale eller timelønnskontrakt til signering?

Se følgende videoveileder om signering:

• Slik signerer du en arbeidskontrakt (uten BankID) (YouTube)

Hvis du ikke har BankID og norsk fødsels- og personnummer (eller D-nummer) må du svare «Nei» på spørsmålet «Har du BankID?» og følge stegene for «Signering uten norsk personnummer eller D-nummer».
Se mer informasjon i veileder for å signere kontrakt. (link)

OBS:
Hvis du allerede har en oppdragsavtale eller timelønnskontrakt (nylig vært registrert i vårt lønnssystem) er kontonummeret og adresse allerede ferdig utfylt. Skal du endre bankkontonummer eller adresse må du først signere avtalen og deretter endre dette via DFØ-appen.
 

Timelønnet arbeidstaker – innlevering av timelister

Når du har signert en kontrakt på timelønn er neste steg å sende inn timelister etter at arbeidet er utført. Timelistene sendes til godkjenning hos saksbehandler.
 

Les om hvordan du leverer timelister , eller se følgende videoveiledere:

1. Timelønnet – registrere timer (YouTube)
2. Timelønnet – timeliste i retur (YouTube)

OBS:
Vær oppmerksom på at det bare kan sendes inn én timeliste per måned, så det er viktig at alle timene for den aktuelle måneden må være registrert før du sender skjemaet.

Utbetaling av innleverte timer

Etter innsending av timelisten fra timelønnede, får en saksbehandler timelisten til godkjenning. Saksbehandleren kan ikke redigere noen felter i timelisten. Hvis noe skal endres, må timelisten sendes tilbake for korrigering.

Når saksbehandler godkjenner timelisten, blir den utbetalt på første mulige lønnskjøring. Utbetaling skjer den 12. i hver måned. Fristen for å sende timeliste til godkjenning er alltid siste dag i inneværende måned. Dersom timelisten ikke er sendt innen denne fristen, vil timene bli utbetalt neste måned.

Utbetaling av honorar

I de tilfellene der det ikke skal utbetales etter innleverte timelister, vil utbetalingen skje ved første mulige lønnskjøring etter kontraktens utløp, gitt at kontrakten er signert. Slike utbetalinger har vi som regel to ganger i måneden.