Refusjon av utgifter

Det er to typer utgiftsrefusjoner:

1. Ikke skattepliktige utgiftsrefusjoner. Disse registreres under Utgiftsrefusjon i DFØ App eller under Reise- og utgiftsrefusjon i SAP Portal. Eksempler på slike utgifter kan være bøker og databriller.
2. Skattepliktige utgiftsrefusjoner. Disse registreres under Godtgjørelse i DFØ App eller under E-skjema - Godtgjørelser i SAP Portal. Eksempler på slike utgifter kan være mobiltelefon, arbeidstøy eller felttillegg.

Refusjon av "ikke skattepliktige" utgifter

Prøv å unngå refusjon!

• Ved HiØ skal refusjon av utgifter unngås så langt det er mulig
• Har HiØ en innkjøpsavtale (rammeavtale) skal den benyttes
• Der det finnes mulighet for at leverandører sender faktura (se liste) til HiØ skal faktura benyttes. Her må referansenummer og navn på kjøper oppgis

Vanlig refusjonsrutine

Som hovedregel skal alle innkjøp gjøres via faktura til høgskolen. Unntaksvis kan du få refundert dine utlegg gjennom SAP Portal/DFØ app.

1. Fyll ut utgiftsrefusjonsskjema i SAP Portal/DFØ App, se brukerveiledning:

• Brukerveiledning DFØ App
• Brukerveiledning SAP Portal

2. Last opp påkrevd dokumentasjon.
   
   Du må legge ved skannet kvittering (SAP Portal) eller ta bilde av kvitteringen med mobiltelefonen (DFØ App).
   
   Merk: Du har selv ansvar for å oppbevare originaldokumentene fram til utbetaling av refusjonen, i tilfelle det skulle oppstå uklarheter.
    
3. Når du er ferdig, trykk på knappen Send til godkjenning.

Spesielt for Databriller

Ved behov for databriller og vernebriller med styrke skal prosedyren for databriller følges. Når du krever utgiftsrefusjon må du oppgi Databriller som formål og velge utgiftstype Terminalbriller.

Utbetaling av refusjoner

• Refusjoner utbetales som regel ukentlig
• Refusjonsoppgjøret finner du under Utbetalinger - Reise og utgift i DFØ-app eller under Reise- og utgiftsrefusjoner - Liste over mine reise- og utgiftsrefusjoner i SAP Portal.

Refusjon av "skattepliktige" godtgjørelser

Dette er utgifter du har hatt, som høgskolen skal dekke og som må lønnsinnberettes. Slike utgifter kan for eksempel være anskaffelse av mobiltelefon.

Søknad om refusjon

1. Før anskaffelse, sørg for å ha nødvendige godkjenninger
2. Logg på SAP Portal - E-skjema og gå inn på skjema Godtgjørelser
3. Fyll ut skjema, velg riktig lønnart og legg ved kvitteringer

   • Mobiltelefon : Lønnart 1509 Ref.naturalytelse

   • Arbeidstøy/Personlig utstyr til bruk i undervisning : Lønnart 1249 Arbeidstøy ( refusjon)

   • Barnehage-/Skolepenger : Lønnart 1512 Ref.av div oppg.pl.utg

   • Møtegodtgjørelse Høgskolestyremedlem : Lønnart 1227 Møtegodtgjørelse

   • Felttillegg kr 336,10 pr døgn : Lønnart 3023 Felttilegg

   • Bedømmelsekomite : Lønnart 1607 Honorar Bedømmelsekomite

4. Skjema godkjennes elektronisk av nærmeste leder før utbetaling.
5. Utbetalingen skjer ved neste mulige hovedlønn

Spesielt for mobiltelefon

Det er spesielle krav og betingelser knyttet til arbeidsgivers anledning til å refundere utgifter til mobiltelefon. Les mer om høgskolens telefonreglement før innkjøp av mobiltelefon.

Utbetaling til eksterne

Personer som ikke er ansatt ved HiØ, herunder timelærere og studenter, skal som hovedregel ikke foreta innkjøp på vegne av HiØ uten forhåndsgodkjenning fra en leder.

Har du hatt utgifter som er forhåndsgodkjent at Høgskolen skal dekke, kan du selv registrere dette i selvbetjeningsløsningen «Betalmeg».

Eksterne uten tilgang til SAP Portal/DFØ-app, må levere utgiftsrefusjon på papir (.docx) til sin kontaktperson ved HiØ.