Kandidater til intervju
Utvelgelse
Innstillende myndighet, eventuelt i samarbeid med representant fra fagmiljøet, bestemmer hvilke kandidater som skal innkalles til intervju. Utvelgelsen skjer med utgangspunkt i kompetansekravene i utlysningsteksten, søknad og eventuelt sakkyndig rapport.
De som er best kvalifisert skal innkalles til intervju. I tillegg skal minst en kvalifisert kandidat fra disse gruppene kalles inn til intervju:
- Funksjonsnedsettelse – søker oppgir å ha en funksjonsnedsettelse som vil kreve tilrettelegging på arbeidsplassen eller i arbeidsforholdet
- Hull i CV – søker har hatt fravær fra arbeid, utdanning eller opplæring i minst to av de siste fem årene
- Innvandrerbakgrunn – med innvandrer menes søker som har innvandret fra Europa utenom EU/EFTA, Asia inkludert Tyrkia, Afrika, Latin-Amerika og Oseania utenom Australia og New Zealand, eller hvor begge foreldre har innvandret fra disse landene.
Innstillende myndighet må dokumentere de vurderinger som er gjort og gi en kort redegjørelse for hver enkelt kandidat. Dette gjøres i Jobbnorge under hver enkelt kandidat;
- gå inn på kandidat og velg Behandle
- velg status Ikke aktuell/Dekker minstekrav el.l
- skriv kort begrunnelse.
Vurderingen følger innstillingen til behandling i ansettelsesutvalg og ansettelsesråd.
Intervjugruppe
Innstillende myndighet må delta i intervjugruppen. Øvrige medlemmer i intervjugruppen bestemmes av innstillende myndighet (eller høgskolestyret).
Intervjugruppen skal bestå av minst to personer, inkludert innstillende myndighet. Tenk gjerne på kjønnsbalansen i gruppen. Andre deltagere i intervjugruppen kan være
- mellomleder
- faglig representant
- representant for de ansatte/tillitsvalgte
Det anbefales i tillegg at HR deltar i intervjugruppen.
Innkalling av kandidater til intervju
Det er ønskelig at intervjugruppen sammen blir enige om aktuelle tidspunkt for intervju. Oversikten over aktuelle datoer med tidspunkt sendes HR-partner.
HR-partner innkaller aktuelle kandidater til intervju og gir intervjugruppen tilganger i Jobbnorge. Dersom møterom/forelesningsrom ikke er booket, ordner HR også med dette.
Intervjuform
Når vi rekrutterer til en fast stilling ved høgskolen, er det vel verdt å gjøre en grundig rekrutteringsprosess. Det anbefales å ha to intervjuer. Det brukes en strukturert, kompetansebasert intervjuguide og det skal skrives referat fra intervjuet.
Førstegangsintervjuet er ofte kortere enn 2.gangsintervjuet, og ved rekrutteringer med mange kandidater gir et kort, gjerne digitalt screeningintervju et godt grunnlag for å velge ut kandidater til 2.gangsintervju.
Førstgangsintervjuet tar som hovedregel utgangspunkt i en gjennomgang av kandidatens kompetanse, erfaring (CV) og motivasjon, sett i forhold til hvor god overlapp det er mellom disse og kravene til stillingen.
Annengangsintervjuet handler i større grad om å bli kjent med kandidaten, og ved hjelp av ulike metoder få et så klart bilde som mulig av hvordan kandidaten vil fylle stillingen, forme stillingen og passe inn i stillingen. Det er også viktig å danne seg et inntrykk av personlighet, kommunikasjon med studenter og kollegaer og hvordan kandidaten vil trives i jobben over tid.
Bruk gjerne relevante caseoppgaver for å teste ut kandidaten i relevante problemstillinger, for eksempel prøveforelesning eller veiledningscase. Arbeidsprøver må alltid sees opp mot arbeidsoppgaver eller krav i utlysningsteksten.
Ved ledende stillinger brukes også personlighetstest i rekrutteringen, ta kontakt med HR for dette.
Forberedelser og gjennomføring
Ditt første møte med kandidaten kan være avgjørende for om kandidaten anser oss som en interessant arbeidsgiver. Det er derfor viktig at du forbereder deg godt i forkant av intervjuet og skaper en god ramme rundt intervjuet.
Noen tips:
- Les gjennom cv og søknad rett før intervjuet, møt forberedt og vær interessert i den du møter
- Innled intervjuet med litt uformell prat. Mange er litt spent før et intervju, og intervjuet blir bedre når kandidaten er komfortabel
- Bruk den samme intervjuguiden til alle kandidater i samme rekrutteringsprosess/ intervjurunde, og ta referat underveis (jf krav i FVL § 11)
- Oppfordre kandidaten til å stille spørsmål, og bruk gjerne en del av 2.gangsintervjuet til et «omvendt intervju» hvor kandidaten selv må forberede spørsmål til arbeidsgiver. Dette gir et godt bilde av kandidatens motivasjon, og hvor godt vedkommende har satt seg inn i stillingen og virksomheten
Referanser
Referanser er en mye brukt metode i rekruttering, men vær obs på at metoden har en rekke svakheter. Få kandidater vil oppgi en referanse som sier annet enn positivt om dem. For kandidater vi kjenner godt gjennom tidligere arbeidsforhold er det ikke behov for å innhente referanse, dette vurderes i samråd med HR.
- Det skal innhentes minst to referanser på alle kandidater som innstilles
- Referansene skal være så ferske som mulig, og minst én må være fra en leder (helst nåværende).
- Det skal brukes mal for referanseintervju (lenke til skjema)
- Be gjerne kandidaten om flere eller andre referanser enn hen oppgir
- Referansene skal anonymiseres i den endelige innstillingen.
Hjelpemidler
- Intervjuguide - UF-stillinger (.docx)
- Intervjuguide - generell (.docx)
- Intervjuguide - kompetansebaserte spørsmål (.docx)
- Intervjuguide - mellomlederstillinger (.docx)
- Referansemal (.docx)
Innstilling
Innstillende myndighet skal skrive sin innstilling så snart intervjuene er gjennomført. Intervjugruppen kan gjerne uttale seg om saken, men det er innstillende myndighet alene som avgjør hvem som innstilles og i hvilken rekkefølge.
Den som er best kvalifisert skal innstilles som nummer 1 med mindre det foreligger krav om fortrinnsrett/positiv særbehandling. Ved vurderingen av hvem som er best kvalifisert, skal det legges vekt på utdanning, erfaring og personlig egnethet, sammenholdt med kvalifikasjonskravene i utlysningsteksten.
Innstillingen skal speile kravene som er etterspurt i utlysningsteksten opp mot følgende punkter:
- søknad, CV, vitnemål og attester
- intervju
- referanser (minimum to)
- eventuelle arbeidsprøver
- eventuelt sakkyndig rapport
- avklaring av fortrinnsrett/positiv særbehandling grunnet inkludering, overtallighet, deltidsstilling
- avklaring om betinget ansettelse grunnet manglende utdanningsfaglig kompetanse (UFF-stillinger), språkkrav eller lignende
Innstillingen sendes til HR-kontakt og følger ansettelsessaken videre.
Avklaring av fortrinnsrett/ positiv særbehandling
I innstillingen skal det fremgå om det er foretatt særskilte vurderinger knyttet til fortrinnsrett og/eller positiv særbehandling. Dette kan være
- Inkludering: Søkere med nedsatt funksjonsevne eller hull i CV kan innstilles som nr. 1 dersom søker er tilnærmet like godt kvalifisert som den best kvalifiserte søkeren.
- Kjønnskvotering: Det er anledning til å bruke moderat kjønnskvotering der det ene kjønn er underrepresentert (under 40 % av aktuell stillingsgruppe)
- Deltidsansatte i fast stilling har krav på økt stillingsprosent
- Midlertidige ansatte med sammenhengende ansettelsesforhold mer enn tre år (statsansatteloven) eller 4 år etter arbeidsmiljøloven
- Ansatte med overtallighetsattest
Hjelpemidler
- mal: innstilling
- mal: referansesjekk
Innstilling gjøres kjent for søkerne
Så snart innstillingen foreligger, sender HR ut informasjon til kandidatene om hvem som er innstilt til stillingen, rekkefølgen på innstillingen og dato for når saken vil bli behandlet i ansettelsesråd/-utvalg/høgskolestyret. Det er ikke klageadgang på innstillingen.
Vurderinger gjort av leder er unntatt offentlighet og deles normalt ikke med kandidatene.