Reglement for representasjon og bevertning ved Høgskolen i Østfold

Det er Statens Personalhåndbok som regulerer bevertning og representasjon. HiØs reglement presiserer når og på hvilken måte det er anledning for HiØ-ansatte til å spise og drikke på høgskolens regning. Retningslinjene gjelder ved all bruk av Høgskolens økonomiske midler uavhengig av om det gjelder grunnbevilgning eller tildelte prosjektmidler.

Overholdelse av regelverket sikrer forsvarlig bruk av Høgskolens midler. I tillegg sikrer retningslinjene deltakernes skattemessige risiko slik at den enkelte deltaker ikke blir skattemessig belastet for deltakelsen.

Retningslinjer ved bevertning

Når er det tillatt med bevertning?

Bevertning kan kun gis ved møter/arrangementer med ekstern deltakelse ved følgende tilfeller:

• Møter /arrangementer hvor andre enn Høgskolens egne ansatte deltar og hvor det er naturlig med bevertning

Ved rene interne møter uten ekstern deltakelse kan det likevel unntaksvis være anledning til å gi bevertning. Følgende anledninger gjelder:

• • Bevertning kan gis i forbindelse med konferanser/seminarer og avslutning av internt utvalgsarbeid eller andre større arbeider
    Dette omfatter ikke fagmiljømøter, FOU-møter etc.
  • På møter som har møtetid både før og etter lunsjtiden og som varer 3 timer eller mer, kan det tillates å servere en enkel lunsj
  • Ledere med personalansvar har anledning til å tilby svært enkel bevertning på enhetens personal- og allmøter

All bevertning må godkjennes skriftlig av leder/budsjettansvarlig i forkant.

Hvilke beløpsgrenser gjelder ved bevertning?

Det er i Statens Personalhåndbok fastsatt regler for maksimale beløpsgrenser per person som gjelder alle statlige virksomheter. Reglenes maksimumssatser er svært høye og det forventes at bevertning på høgskolens vegne i de fleste tilfeller ligger på et betydelig lavere nivå. Det må utvises skjønn i forhold til anledning, type arrangement og budsjettmessige rammer.
Bevertning innenfor høgskolens lokaler forventes å være rimeligere enn utenfor.

*Der man av praktiske grunner ikke kan innta måltidene i kantine, spiserom, møterom eller liknende, men må benytte eksterne spisesteder, kan satsene under a til c økes med inntil 50%

Hvilken dokumentasjon kreves ved bevertning?

Følgende dokumentasjon skal følge leverandørfakturaen eller utgiftsrefusjonen:

• Komplett liste over deltakerne på arrangementet
• Hvor og når arrangementet fant sted
• Anledningen til arrangementet
• Begrunnelsen for bevertningen
• Hvem som har godkjent bevertningen
  
  Fakturainformasjon til Høgskolen ligger her
  Husk også at faktura alltid skal merkes med bestillingsreferanse 

Retningslinjer ved representasjon

Når er det tillatt med representasjon?

Svært få av høgskolens arrangementer vil kunne klassifiseres som representasjon og de aller fleste arrangementer vil derfor gå under reglene for bevertning.

Representasjonsutgifter er:

• utgifter til bevertning i form av lunsj, middag, bankett eller annet festmåltid,
• utgifter til mottakelser, ekskursjoner mv. med eksterne gjester til stede

For å regnes som representasjon skal arrangementet ha et visst formelt preg og det skal være en særskilt anledning. Høgskolen må tydelig fremstå som vertskap for arrangementet.
Eksempler:

• offisielle besøk, besøk av ledere fra andre institusjoner eller liknende

Hvem kan avgjøre om arrangementet klassifiseres som representasjon?

Godkjenning skal alltid innhentes i forkant av arrangementet og skal legges ved leverandørfaktura eller anmodning om utgiftsrefusjon.

Følgende har fullmakt til å innvilge representasjon på vegne av HiØ:

• Rektor, prorektorer, dekaner, avdelingsledelse Akademiet, leder for Fremmedspråksenteret og avdelingsdirektører.

Hvilke beløpsgrenser gjelder ved representasjon?

Det er i Statens Personalhåndbok fastsatt regler for maksimale beløpsgrenser per person som gjelder alle statlige virksomheter. Reglenes maksimumssatser er svært høye og det forventes at representasjon på høgskolens vegne i de fleste tilfeller ligger på et betydelig lavere nivå. Det må utvises skjønn i forhold til anledning og type arrangement.

Beløpsgrenser

• Lunsj/middag:  inntil 1 507,- pr. person (inntil 1 959,-*)
• Enklere lunsj/mottakelse: inntil 555,- pr. person (inntil 722,-*)

*Satsene kan økes med inntil 30% ved arrangementer der fremtredende utenlandske gjester er til stede. Særskilt godkjenning kreves.

Hvilken dokumentasjon kreves ved representasjon?

Følende dokumentasjon skal følge leverandørfakturaen eller utgiftsrefusjonen:

• Godkjenning fra person med fullmakt til å innvilge representasjon
• Komplett liste over deltakerne på arrangementet
• Hvor og når arrangementet fant sted
• Begrunnelse for representasjonen
• Anledningen for arrangementet

Tips for statens regning

Det skal ikke utbetales tips for statens regning i Norge. Den enkelte deltaker kan selv velge å gi tips, men dette dekkes i så tilfelle privat.

Unntak kan forekomme ved reiser i land hvor det er vanlig med nøkternt tips eller fast påslag på regningen.

Alkoholservering

Arbeidsmiljøet ved HiØ skal være rusfritt både for studenter og ansatte.

HiØ skal fremstå som tydelig og konsekvent overfor studenter og ansatte og opptre i samsvar med sin egen ruspolicy. Det skal derfor ikke serveres/nytes alkohol på HiØs områder innenfor arbeidstiden/i arbeidssammenheng.

Alkoholholdig drikke dekkes kun i forbindelse med servering av mat. Det skal utvises måtehold og det forutsettes at beløpsgrenser overholdes.

Lokalisering

Hovedregel er at høgskolens egne lokaler skal benyttes ved representasjon og bevertning. Dersom praktiske grunner eller anledningen tilsier det, kan bevertningen / representasjonen legges utenfor Høgskolens lokaler.

Spesielle anledninger

Rektor kan gi godkjenning til bevertning ved spesielle anledninger:
Eksempler på slike arrangementer er (ikke uttømmende):

• Middag for høgskolens jubilanter
• Høgskolens offisielle julebord
• Akademisk årsfest
• Eventuelle andre større arrangementer

For arrangementer på de enkelte fakulteter og avdelinger (f.eks. julelunsj, sommeravslutninger, markeringer når ansatte slutter og markering av jubilanter) er det opp til leder med budsjettdisponeringsmyndighet å godkjenne dette innenfor de til enhver tid gjeldende budsjettrammer. Det forventes at det utvises måtehold og nøkternhet i forhold til anledning og type arrangement.