Personalreglement ved Høgskolen i Østfold

1. Generelt

1.1. Personalreglementet er hjemlet i statsansatteloven § 2 og omhandler bestemmelser som etter loven avtales mellom arbeidsgiver og tjenestemannsorganisasjonene i virksomheten som har forhandlingsrett etter tjenestetvistloven..

1.2. Personalreglementet gjelder for alle ansatte ved Høgskolen i Østfold.

1.3. Styret selv ansetter rektor. Styret selv ansetter ledere på nivå to, for tiden prorektorer, dekaner, samt kunstneriske ledere ved Akademi for Scenekunst.

1.4. Øvrige stillinger ansettes av et ansettelsesråd eller ansettelsesutvalg, se personalreglementet punkt 6. jf. høgskolens til enhver tid gjeldende delegasjonsreglement.

2. Unntak fra bestemmelsene

2.1 Reglene i punkt 3-8, jf. statsansatteloven § 7 første ledd, gjelder ikke for ansettelse i inntil seks måneder, forutsatt at det foreligger lovlig adgang til midlertidig ansettelse jf. statsansatteloven § 9 eller uhl. Den som ansettes må dokumentert relevant kompetanse. Hjemmelsgrunnlaget for stillingen skal følge ansettelsen.

2.2. Der hvor
a) en rekrutteringsprosess er startet og er forventet å vare lenger enn seks måneder, eller
b) ansatte skal i lovpålagt eller innvilget permisjon, eller
c) ved sykefravær over seks måneder 
kan perioden for ansettelse etter punkt 2.1 settes til inntil 1 år.
Saker etter punkt a) drøftes med lokalt ID, etter punkt 3.2. Ansettelsen er unntatt reglene i punkt 3-8 jf. statsansatteloven § 7 annet ledd og forutsetter at det foreligger lovlig adgang til midlertidig ansettelse jf. statsansatteloven § 9 eller uhl. Den som ansettes må ha dokumentert relevant kompetanse. Ansettelsesforhold etter denne bestemmelsen, kan ikke forlenges ut over grensen på ett år.

2.3. Ansettelsesforhold med kortere arbeidstid enn 15 timer per uke og med ansettelsestid som strekker seg utover ett år, er unntatt fra statsansattelovens regler om innstilling og ansettelse, jf. statsansatteloven § 7 tredje ledd bokstav b.

2.4 Der statsansatteloven ikke regulerer eller hjemler unntak for undervisnings- og forskerpersonale reguleres dette i universitets- og høyskoleloven, med gjeldende forskrifter.

3. Medvirkning og medbestemmelse i ansettelsesprosesser

3.1. Medvirkning før stilling lyses ut
Innstillende leder skal gi ansatte i fagmiljøet / seksjonen hvor stillingen skal lyses ut, anledning til å komme med innspill om hvilke behov den ledige stillingen skal fylle.

3.2. Medbestemmelse før stillingen lyses ut
Tillitsvalgte skal ha anledning til å komme med skriftlige innspill til utlysningsteksten. Dersom det er planer om omgjøring av stilling, skal det gjøres spesielt oppmerksom på det. Lederstillinger sendes til IDF og andre stillinger til lokale ID. Tillitsvalgte gis frist på fem virkedager for tilbakemelding.

3.3. Medbestemmelse i rekrutteringsprosessen
Tillitsvalgte inviteres til å delta på intervjuer i hele eller deler av rekrutteringsprosessene. De tillitsvalgte på IDF/ID-nivå utpeker selv representant. Dersom tillitsvalgte ikke kan delta på intervju til fastsatte tider, vil intervjuene allikevel kunne gjennomføres uten dennes deltakelse av hensyn til en effektiv rekrutteringsprosess.  

3.4. Roller i rekrutteringsprosessen
Innstillende leder er arbeidsgiver og avgjør deltakelsen fra fagmiljøet/seksjonen eller øvrig fagområde i rekrutteringsprosessen.
I tillegg deltar HR for å sikre innhold og kvalitet i ansettelsen, og tillitsvalgt for å sikre medbestemmelse og likebehandling av søkerne.

4. Utlysning av stillinger

4.1. Ledige stillinger skal utlyses offentlig, med unntak for stilling som er nevnt i punkt 2 ovenfor. Stillingen skal heller ikke lyses ut dersom stillingen kan fylles av en overtallig arbeidstaker eller en deltidsansatt med rett til utvidet stilling, jf. statsansatteloven § 13. Utlysning av ledig UF-stilling kan videre unnlates dersom særlige grunner taler for det, jf. uhl. § 6-3 (4). 

4.2. Stillinger som utlyses offentlig skal også publiseres på HiØ sine nettsider. Ledige stillinger anses som informert om til de ansatte, når de er publisert på høgskolens nettside.

4.3. Dersom det ikke har meldt seg kvalifiserte søkere, eller det er aktuelt å fravike kvalifikasjonskravene i utlysningen, så bør stillingen normalt utlyses på nytt. Alle søkere skal varsles dersom stillingen lyses ut på nytt. 

5. Innstilling og forslag til ansettelse

5.1. Innstillende leder gir en innstilling og anbefaling knyttet til bestemmelsene om prøvetid, jf. statsansatteloven § 5 første ledd. Dersom nærmeste leder er medlem av ansettelsesorganet, gir vedkommende i stedet et forslag til ansettelse, jf. statsansatteloven § 5 annet ledd.

5.2. Dersom det er flere kvalifiserte søkere til en stilling, skal inntil tre kvalifiserte søkere innstilles i den rekkefølge de bør komme i betraktning, jf. statsansatteloven § 5 tredje ledd. Innstillingen som legges frem skal være så utfyllende at ansettelsesrådet/-utvalget får tilgang til fullverdig vurderingsgrunnlag.

5.3. Dersom det er søkere som har fortrinnsrett til ansettelse i staten, jf. statsansatteloven § 24, må manglende innstilling av disse begrunnes særskilt.

5.4. Det benyttes sakkyndig utvalg i UF-ansettelser i henhold til gjeldende forskrift, Forskrift om ansettelse og opprykk i undervisnings- og forskerstillinger.

5.5. Minst en kvalifisert søkere med funksjonsnedsettelse, hull i CV og/eller innvandrerbakgrunn skal innkalles til intervjuer, jf. forskrift til statsansatteloven §§ 4, 4a og 4b.

6. Ansettelsesorgan

6.1. Styret har bestemt at det skal være følgende ansettelsesorgan ved høgskolen, jf. styrevedtak 52/21

6.1.1. Et ansettelsesråd for ansettelse av tekniske og administrative stillinger jf. uhl § 11- 1 (5) og statsansatteloven § 6.

6.1.2. Et ansettelsesorgan for ledere på nivå 2 og 3, for tiden avdelingsdirektører, seksjonsledere og instituttledere.

6.1.3. Ett ansettelsesutvalg for ansettelse i undervisnings- og forskerstillinger, inklusive stipendiater og undervisningsledere, jf. 6-3 (1) og styrevedtak 52/21.

6.2. Sammensetning av ansettelsesråd for tekniske- og administrative stillinger:

6.3. Sammensetning av ansettelsesutvalg for ledere nivå 2 og 3 (for tiden avdelingsdirektører, seksjonsledere og instituttledere)

6.4. Sammensetning av ansettelsesutvalg for undervisnings- og forskerstillinger

7. Sammensetning og deltakelse i ansettelsesorganet

7.1. Arbeidstakerrepresentantene og vararepresentanter oppnevnes i henhold til delegasjonsreglementet for en periode på fire år etter forslag fra tjenestemannsorganisasjonene. Funksjonstiden settes slik at den ikke løper ut samtidig for begge arbeidstakerrepresentantene. Det bør oppnevnes to vararepresentanter til hver ansattrepresentant. Vararepresentanten bør være i samme ansattgruppe som den faste representanten.

Representanten for de ansatte, representerer ikke tjenestemannsorganisasjonene og skal ivareta interessene til alle søkerne.
Blir ikke organisasjonene enige om hvem som skal oppnevnes, oppnevnes to representanter for de ansatte med vararepresentanter etter følgende regler:a) For at en organisasjon skal kunne utpeke representanter etter reglene ovenfor, må den ha som medlemmer minst 25% av de organiserte ansatte i gruppen.
b) Primærorganisasjonene under samme hovedsammenslutning kan slå sammen medlemstallet i samsvar med reglene i denne paragraf.
c) Dersom to eller flere tjenestemannsorganisasjoner organiserer ansatte i vedkommende gruppe av ansatte, skal de to organisasjonene som har størst medlemstall innen gruppen oppnevne hver sin representant med vararepresentant.

7.2. Studentrepresentantene oppnevnes for en periode på ett år, etter forslag fra studentparlamentet, jf. styrevedtak 53/17.

7.3. Hvert kjønn skal være representert i råd/utvalgene, etter reglene i likestillings- og diskrimineringsloven.

7.4. Deltakelse i ansettelsesorgan er en tjenesteplikt. Dersom den faste representanten ikke kan møte, innkalles vara i prioritert rekkefølge.

8. Saksbehandling i ansettelsesorganet

8.1. Et ansettelsesorgan er beslutningsdyktig om minst halvparten av medlemmene deltar.

8.2. Dersom et medlem av ansettelsesorganet ønsker å ansette en søker som ikke er innstilt, skal det innhentes en skriftlig vurdering av søkeren fra den som avgir innstillingen, jf. statsansatteloven § 6 tredje ledd. Dette gjelder ikke ved forslag til ansettelse, da kan ansettelsesrådet/-utvalget fritt velge å ansette en annen søke.

8.3. Avgjørelse fattes ved alminnelig flertall. Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende.

8.4. Vedtak om ansettelse gjøres i møte. Unntak kan gjøres dersom en sak har vært oppe i møte i ansettelsesorganet og saken er sendt tilbake for videre utredning. Andre saker knyttet til en rekrutteringsprosess kan tas elektronisk, på skriftlig behandling. Saken avgjøres ved alminnelig flertallsbeslutning, leder har dobbeltstemme ved stemmelikhet.

8.5. Saker om ordensstraff, suspensjon, oppsigelse og avskjed skal alltid avgjøres i møte.

8.6. Ansettelsesorganet kan bestemme at den som ansettes ikke skal ansettes med prøvetid.  

8.7. Det endelige ansettelsesvedtaket tas inn i en protokoll som underskrives av alle eller godkjennes elektronisk. Ved dissens skal det fremkomme antall representanter som er for eller imot.

8.8. Den som ansettes skal underrettes skriftlig i form av et tilbudsbrev. Det skal i tilbudsbrevet gis frist for når vedkommende må bekrefte tilbud om stilling. De øvrige søkerne skal underrettes så snart som mulig om at stillingen er besatt. Underretningen skal inneholde navnet på den søker som er ansatt i stillingen.

8.9. Kvalifikasjonsprinsippet gjelder ved ansettelse. Høgskolen ønsker gjennom personalpolitikken å legge til rette for intern mobilitet og kompetanseutvikling.

9. Habilitet

9.1. I rekrutteringsprosessen gjelder reglene om habilitet jf. forvaltningslovens §§ 6-8.

9.2. Ved HiØ regnes en person som inhabil dersom man

9.2.1 Har vært veileder i bachelor-, master eller phd-oppgave siste 3 år for en kandidat
9.2.2 Har skrevet artikler / har sampublikasjoner med en kandidat de siste 3 årene 
9.2.3 Har et nært personlig vennskap med en kandidat
9.2.4 Har personlige eller faglige motsetningsforhold knyttet til en kandidat

9.3. Ansettelsesrådet-utvalget er et selvstendig forvaltningsorgan og et medlem er kun inhabil dersom det knyttes tvil om egen inhabilitet. Et medlem av ansettelsesrådet/-utvalget kan sitte i intervjuprosessen og samtidig være medlem av rådet/utvalget. 

9.4. Et medlem av et ansettelsesråd eller -utvalg er på eget initiativ forpliktet til å orientere øvrige medlemmer om forhold som kan ha betydning for habilitetsspørsmål, straks det blir kjent at dette kan bli en utfordring. Det er ansettelsesrådet eller -utvalget som avgjør om et medlem er inhabil og medlemmet selv deltar ikke i denne avgjørelsen. Vararepresentanten trer inn ved inhabilitet.

10. Taushetsplikt

10.1 Medlemmene av ansettelsesorganet og ansatte som er del av rekrutteringsprosessen har taushetsplikt med hensyn til det de får kjennskap til i tilknytning til en ansettelsessak, jf. forvaltningslovens § 13.

11. Innsynsrett i ansettelsesprosess

11.1 Søkernes (partenes) innsynsrett i en formell innstilling reguleres av forvaltningslovforskriften. Søkerne skal ha den samme innsynsrett i et forslag til ansettelse.

12. Klageorgan

Dersom en statsansatt i medhold av forvaltningsloven påklager et vedtak om oppsigelse, ordensstraff, suspensjon eller avskjed, er klageinstansen styret ved Høgskolen i Østfold.

13. Forbud mot gaver i tjenesten

En ansatt ved høgskolen har ikke mulighet til å motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som er egnet til, eller er ment å påvirke, den ansattes tjenstlige handlinger, jf. statsansatteloven § 39.    

14. Ikrafttredelse og revisjon

14.1. Dette personalreglementet er forhandlet frem mellom ledelsen i virksomheten og de tjenestemannsorganisasjonene i virksomheten som har forhandlingsrett etter tjenestetvistloven og tilpasningsavtalen. Personalreglementet omfatter de forhold som er fastsatt som forhandlingsgjenstand i statsansatteloven, og er i samsvar med kravene i lovens § 2 fjerde ledd.

14.2. Personalreglementet trer i kraft 2. april 2024 i samsvar med det partene er enige om, jf. statsansatteloven § 2 første ledd og hovedavtalens § 19 nr. 2 bokstav d.

14.3. Hver av partene i virksomheten og kommunal- og moderniseringsdepartementet kan når som helst kreve at personalreglementet tas opp til revisjon, jf. statsansatteloven § 2 femte ledd.

14.4. Organisasjonsdirektør kan legge frem forslag til mindre endringer til drøfting for IDF.

Endret i tråd med fremforhandlet personalreglement 02.04.2024, jf. protokoll av 19.04.2024